Las sinergias entre OKR y Scrum

Aprovechando que se acaba de publicar la versión de 2020 de la Guía Scrum vamos a comentar algunas de las similitudes que encontramos entre ambas «metodologías», si es que podemos permitirnos denominar a OKR y Scrum como metodologías, al ser un concepto bastante genérico, frente a otros más apropiados como pueden ser Sistema para el caso de OKR y Marco de Trabajo para Scrum.

En primer lugar debemos hablar de la filosofía que está en el fondo de ambas metodologías, las personas en el centro, la mejora continua y la entrega de valor, por mencionar algunas ideas que deben predominar a la hora de diseñar una estrategia de empresa por medio de OKR y de gestionar un proyecto en equipo a través de Scrum.

En segundo lugar tenemos que hablar de valores, que es la forma en la que se exterioriza esa filosofía y aquí las coincidencias son mucho más palpables:

1. Transparencia: tanto Scrum como OKR apuestan por la transparencia, aunque por diferentes razones, ya que en Scrum se hace para facilitar la inspección y en el caso de OKR para aportar la visibilidad que facilite el alineamiento, pero en todo caso, lo que va a ocurrir seguro es que promoviendo la transparencia mejorará la comunicación, por ejemplo evitando muchos de los malentendidos que acaban generando conflictos que se podrían evitar fácilmente.
2. Foco: son valores promovidos tanto por Scrum, que dice que hay que enfocarse en el trabajo a realizar en el Sprint, como en los OKR, donde el foco se expone como un Superpoder que podemos lograr cuando nos enfocamos en unos pocos objetivos y en el corto plazo, insistiendo en la importancia de priorizar y medir para mantener ese foco en todo momento, sin dejarnos llevar por las urgencias del día a día y siendo conscientes de la importancia de dedicar tiempo a lo importante.
3. Compromiso: tal cual es expresa en Scrum diciendo que el equipo se compromete a lograr sus objetivos y a apoyarse mutuamente, algo que también resulta fundamental en OKR, donde se nos anima a realizar un seguimiento de nuestras responsabilidades a través de revisiones periódicas, la evaluación de los objetivos y el replanteamiento continuo, con un espíritu de responsabilidad en el que no se emiten juicios de valor.
4. Colaboración: aunque no es un valor que se exprese con ese nombre en ninguna de las dos metodologías, es fácil ver que el Respeto y el Coraje que proponen Scrum están pensados para favorecer el trabajo en equipo y que el Superpoder de OKR que pide Coordinarse y Conectar para trabajar en equipo también está pensado para cumplir con el mismo propósito.

Por lo tanto vemos que a nivel de filosofía y de valores hay mucha cercanía entre OKR y Scrum, pero a continuación vamos a ver que hay muchas más coincidencias o al menos paralelismos entre ambos modelos de trabajo.

En cuanto a los eventos, aunque en Scrum se trabaje normalmente en periodos de un mes para el Sprint y en OKR en ciclos de tres meses para los Objetivos, en ambos casos se coincide en la importancia de tener la vista puesta en el corto plazo, para no despistarnos demasiado de lo que queremos lograr, que es lo que ocurre cuando trabajamos con horizontes a largo plazo.

También en este contexto de los eventos, ambos modelos coinciden en la importancia de hacer un seguimiento del trabajo que se está realizando, de los avances que se están produciendo y de los problemas que se están enfrentando, ya sea a través de las Daily que propone Scrum, donde se realiza una inspección del progreso que se está logrando hacia la consecución del objetivo del Sprint o a través de las reuniones PPP (planes, progresos y problemas)  que podemos realizar en el marco de los CRF (Conversaciones, Feedback y Reconocimiento) propuesto por OKR.

Y para terminar con la parte de eventos también podemos hablar de las sinergias que se pueden producir entre la Planificación, la Revisión y la Retrospectiva que se realizan al inicio y final de cada Sprint, con la necesaria reunión en modo CRF que hay que realizar cuando diseñamos los OKR, cuando hacemos un seguimiento mensual para ver cómo estamos avanzando con los objetivos y cuando hacemos el balance trimestral de consecución de los Objetivos, para el posterior planteamiento de unos nuevos objetivos en el siguiente trimestre.

Aunque en este último punto de los eventos tenemos que ser cuidadosos, porque no estamos proponiendo que se usen las mismas reuniones para trabajar sobre ambas metodologías, sino que aprovechemos la inercia que se genera cuando aplicamos alguna de ellas para facilitar la otra. Por ejemplo, aquellos equipos que están acostumbrados a trabajar en modo Scrum tendrán mucho más fácil adaptarse a usar OKR, ya que harán de mejor forma todo lo relativo al seguimiento de los OKR, e incluso, como vamos a ver a continuación, sabrán gracias al Objetivo del Producto, al Objetivo del Sprint y a la Definición de Terminado, lo cerca o lo lejos que pueden encontrarse de cumplir con sus OKR.

El Objetivo de Producto es una de las principales novedades en la actualización de la Guía Scrum y es quizás donde vamos a ver una mayor sinergia en el futuro con OKR, ya que en la forma en la que se expresa abre la puerta a que los equipos que aplican Scrum lo utilicen como uno de sus OKR: «El objetivo del producto describe un estado futuro del producto que puede servir como un objetivo para que el equipo Scrum planifique.» Por lo tanto para que podamos sincronizar OKR con Scrum, en lo que se refiere al Objetivo de Producto, tan solo debemos añadirle un ingrediente que proviene de los OKR, que son los Resultados Clave, que usaremos como una medida del éxito en la consecución de ese Objetivo. Porque las tareas estarán claramente definidas a través del Product Backlog, pero en lo que Scrum no era muy preciso hasta ahora era en lo relativo a medir el éxito del producto realizado, más allá de los conceptos de Incremento y la Definición de Terminado, ahora tenemos una nueva idea que marcará la diferencia:

Un producto es un vehículo para ofrecer valor.

El concepto de valor que proviene de Lean, toma ahora mayor protagonismo y nos va a ayudar también a entender mucho mejor por qué en OKR es importante que los Resultados Clave tengan una orientación a impacto y no solo a acción. Y es que ya sabéis que una de las dificultades a la hora de diseñar los OKR es diferenciar entre Resultados Clave y Tareas, por aquello de no caer en la trampa de pensar que por haber hecho un trabajo vamos a obtener un resultado, además es fundamental que ese resultado refleje una aportación de valor y no simplemente el que ha ocurrido algo.

Usando el típico símil del del cuadro de mando de un vehículo, si pisamos el acelerador con una marcha puesta el coche se mueve y el indicador de velocidad sube al mismo ritmo que el de las revoluciones del motor, pero si no ponemos una marcha, al pisar el acelerador subirán las revoluciones, pero la velocidad seguirá igual, ya que de hecho estaremos parados.

Del mismo modo cuando nos ponemos Objetivos o cuando planificamos el desarrollo de un Producto, tenemos que tener la vista puesta en el valor que vamos a generar con ello, no en sentirnos ocupados y complacernos pensando que estamos trabajando un montón, no sea que cuando queramos echar la vista atrás, nos demos cuenta de que en realidad no hemos avanzado.

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