Cómo realizar el alineamiento de los OKR

¿Qué es eso del alineamiento de lo que todo el mundo habla? Lo cierto es que cuando le preguntas a la gente por qué quiere usar OKR, es para lograr el alineamiento, algo así como la piedra filosofal en la gestión de una organización. Ahora bien, ¿el alineamiento nace o se hace? Seguramente ambas cosas, ya que gracias a OKR se puede producir un “alineamiento natural” gracias a la visibilidad y la transparencia, pero por otro lado en la mayoría de los casos también va a ser necesario un “alineamiento artificial” que sea provocado o facilitado por el OKR Champion.

De esta forma cuando explicamos cómo realizar el proceso de implantación de OKR en una organización vimos que dependiendo de la estrategia que hayamos decidido desarrollar a la hora de trabajar con OKR tendremos que plantear el alineamiento de diferentes formas:

1. Si tenemos OKR corporativos, debemos asegurarnos de que los OKR de equipos están alineados con los corporativos y a su vez que los de los equipos están alineados entre sí, para que no haya discrepancias entre ellos que genere ineficiencias o choques entre los diferentes equipos. Por poner un ejemplo podemos fijarnos en cosas como el objetivo de captación de clientes del equipo comercial esté alineado con el objetivo de capacidad de producción del departamento de producto.
2. Si no tenemos OKR corporativos pero algunos equipos y personas han comenzado a trabajar con OKR, podemos realizar sesiones de trabajo conjuntas para alinear los objetivos entre ellos o que una persona de la empresa, como puede ser un OKR Champion, haga una supervisión de los OKR planteados para ver si existen sinergias o contradicciones entre ellos de cara a facilitar el alineamiento buscado.

Por otro lado cuando explicamos cómo lograr el alineamiento en una organización dijimos que alineamiento gracias a OKR se produce de dos formas, en primer lugar cuando logramos que todos los miembros de la organización se alineen con la estrategia, es decir, que todos los objetivos de la organización vayan encaminados a lograr el propósito de la misma, Y por otro lado se consigue cuando los objetivos de todos los equipos y miembros de la organización se alienean entre sí para trabajar de manera coordinada y sobre todo para no trabajar unos en contra de otros, algo que por desgracia ocurre demasiadas veces en las organizaciones, precisamente por la falta de alineamiento.

Ahora bien, lo que no hemos tratado aún por aquí es cómo organizar las sesiones de trabajo que permitirán lograr el alineamiento a través de los OKR de una organización y los equipos/personas que la conforman. Y esto es lo que vamos a ver a continuación.

1. Lo primero que necesitamos, como es lógico, es tener diseñados los OKR de toda la organización (dirección, equipos y personas) lo cual ha podido hacerse en modo top-down, empezando por los corporativos y pensando cada equipo cómo contribuir a ellos o en modo bottom-up, pensando cada área de la organización qué objetivos debería tener para lograr lo que la organización espera de ella.
2. Una vez que están todos los OKR diseñados habría que realizar una validación por parte de la dirección de la organización para corroborar que realmente eso es lo que se quiere lograr en líneas generales y para esto la figura del OKR Champion es importante ya que tiene que facilitar a la dirección tener visibilidad sobre todos los OKR diseñados.
3. Al mismo tiempo que el punto anterior será necesario organizar cómo se van a recopilar todos los OKR a través de una herramienta de software que sirva como repositorio y que permita la transparencia para que todo el mundo en la organización pueda saber cuáles son los objetivos de todos los demás.
4. Durante el proceso de publicación de los OKR en la herramienta y el trabajo de validación por parte de la dirección, con la ayuda del OKR Champion ya pueden surgir unas primeras sugerencias al respecto de la necesidad de alineamiento entre los OKR de los equipos y la dirección o entre los OKR de los propios equipos.
5. Cuando estén publicados todos los OKR en el repositorio de software y hayan sido validados por la dirección, se procederá a uno de los pasos más importantes en este proceso, que es la puesta en común de los OKR de todos los equipos, lo cual debe servir para explicar bien qué es lo que se quiere lograr y cómo se va a medir el avance al respecto, además de que en esa reunión la gente pueda hacer preguntas para aclarar aspectos que no queden suficientemente claros en la redacción o explicación de cada uno de los OKR.
6. Y es en esa primera sesión de alineamiento en la que deberían surgir las conversaciones al respecto de las sinergias o discrepancias que pueden surgir entre los OKR de los diferentes equipos, para lo cual volverá a ser de utilidad la participación del OKR Champion de cara a planificar los encuentros entre aquellos equipos que requieran trabajar específicamente el alineamiento entre algunos de sus OKR.
7. El resultado de este proceso que acabamos de explicar debería ser una primera versión de los OKR de toda la organización en la que ya están todos los OKR alineados entre los diferentes equipos y por lo tanto se han eliminado las posibles discrepancias entre ellos, además de haber organizado cómo se van a trabajar las posibles sinergias al respecto.
8. Y aquí es donde entran en juego los CFR ya que como sabemos en todo proceso de implantación de OKR no solo es necesario hacer el diseño y alineamiento inicial sino que resulta fundamental realizar un buen seguimiento y balance, de manera periódica, a ser posible semanalmente a través de reuniones PPP y mensualmente a través de las conversaciones, feedback y reconocimiento.
9. Lo que ocurre es que es en ese periodo intermedio entre que se diseñan los OKR y el balance que se realiza al final del trimestre, cuando los equipos pierden el contacto entre ellos y por lo tanto se pueden producir problemas de alineamiento, para lo cual volverá a ser muy importante la figura del OKR Champion de cara a mantener el pulso de la situación.
10. ¿Y cuál es entonces el resultado óptimo de todo este proceso? sin duda una importante mejora a nivel de comunicación entre toda la organización, ya que se ha trabajado específicamente en la puesta en común de las prioridades, además de la reducción de los silos de información y de actividad, ya que se ha aumentado la transparencia y la visibilidad, lo cual redundará en una mejora en la toma de decisiones.

Qué duda cabe de que el alineamiento es consecuentemente el mayor beneficio que puede obtener la organización al aplicar OKR, porque el resto de beneficios, los verán principalmente las personas y los equipos al respecto de mejorar su forma de trabajar, pero la organización en su conjunto recibe ese beneficio extra que le ayudará a progresar.

El 23 de marzo tendremos encuentro de la comunidad OKR Day

Volvemos con los eventos presenciales y online de la comunidad OKR Day. El 23 de marzo vamos a tratar cómo se puede usar OKR específicamente en las Startups. Este evento lo estamos organizando en colaboración con Gtmhub y tendremos como ponentes a:

• María Alvarez de Linera – Directora de Talento, Cultura y Organización en ISDI
• Javier Llorden – Advisor Specialist in SCALING SALES en B2B STARTUPS
• Iván Menéndez – Area Vicepresident South EMEA en Gtmhub
• Javier Martín – Director de Innovación Abierta de Sngular

Ya te puedes apuntar al curso de OKR Champion del mes de marzo

La edición 21 del curso de OKR Champion certificado por Sngular y se realizará de forma online los días 29, 30 y 31 de marzo de 17 a 19h.

A través de este curso podrás convertirte en especialista en OKR, lo cual una gran oportunidad a nivel laboral ya que este sistema es una herramienta de gran utilidad en los procesos de transformación digital y cultural de las empresas, que tan necesarios resultan en estos momentos de incertidumbre. Además aprenderás todo lo necesario para aplicar esta metodología a nivel personal y en las empresas, con casos prácticos y feedback personalizado.

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