Publicamos una nueva edición de la newsletter OKR Edition y llegamos al número 22, lo que supone que poco a poco vamos generando y compartiendo nuevo contenido que puede resultar de utilidad a todos aquellos que estéis trabajando en la implantación de OKR en vuestras organizaciones o aplicándolo en vuestros proyectos a nivel personal. Si queréis acceder a todos los contenidos que hemos ido publicando sobre el tema hasta ahora en Futurizable podéis hacerlo aquí.

Por otro lado, comentaros que seguimos con mucho interés por mejorar todo el trabajo de divulgación sobre OKR que venimos realizando desde Sngular y os pedimos vuestra colaboración en ello, para lo cual ahora mismo tenemos varias formas en la que nos gustaría que podáis participar:

1. Ayudarnos a mejorar el Manual de OKR, para lo cual hemos preparado este formulario en el que recibir vuestras sugerencias y así podemos realizar una actualización importante del documento para los próximos meses.
2. Participar en el grupo de Telegram de OKR Day ya que puede convertirse en un lugar de encuentro para la comunidad hispana de interesados en este tema y un buen sitio para plantear dudas, compartir experiencias, …
3. Compartir el Mapa Mental de OKR que hemos realizado recientemente en el que recopilar los principales aspectos que conforman este sistema de gestión por objetivos, para que la gente lo pueda entender mejor a la hora de aplicarlo.

Hablemos de métricas

Como ya sabéis uno de los elementos principales del sistema OKR son los Resultados Clave, sí, eso que muchas veces confundimos con las Tareas, pero que poco a poco vamos entendiendo que como su propio nombre indica, debe ser el resultado de algo que hemos hecho y no lo que queremos hacer para obtener el resultado. Por ejemplo, hacer una encuesta de satisfacción de clientes no es un Resultado Clave, el Resultado Clave es la puntuación que se obtiene tras realizar la encuesta y las Tareas no son solo hacer la encuesta sino también lo que suponga lograr que la gente participe, además de todo lo necesario para que en la encuesta se obtenga un buen resultado. Por lo tanto, siempre que pensemos en Resultado Clave tenemos que verlo como un Output (el resultado de un proceso productivo) y no como un Input (lo que se introduce en el proceso productivo). Pero eso no es todo, porque si vemos los resultados clave exclusivamente como un Output, entonces nos estaríamos quedando en algo más parecido a un KPI, porque a lo que tenemos que aspirar es que el Resultado Clave sea un indicador o marcador de referencia de aquello que hemos considerado como importante al definir un objetivo. De esta forma el Resultado Clave deja de ser un Output para convertirse en un Outcome, que es un resultado que está ligado directamente con un Objetivo de negocio.

Y ahora que hemos explicado las diferencias entre Resultados Clave y Tareas, veamos algunas ideas que nos pueden resultar de utilidad a la hora de definir los Resultados Clave en el marco de los OKR:

1. Definir las condiciones de partida. Como dijo William Thomson, «lo que no se define no se puede medir y lo que no se mide no se puede mejorar» por lo tanto, antes de lanzarnos a crear resultados clave, tenemos que estar seguros de definir las condiciones de partida que nos permitan realizar una comparativa posterior al respecto de las condiciones de partida. Ahora bien, lo que nos estamos encontrando en muchas ocasiones es que las empresas no cuentan con los indicadores de negocio adecuados que les permitan decidir posteriormente cuáles de ellos serán usados como Resultados Clave. Por lo tanto, quizás antes de lanzarse al reto de realizar la implantación de un sistema de gestión por objetivos basado en OKR deberíamos plantearnos conocer mejor nuestra empresa en base a los datos que generamos o los indicadores que realmente podemos obtener.
2. Decidir qué es lo realmente importante. El libro Mide lo que Importa tiene muchas cosas interesantes que hace que valga la pena leerlo en su conjunto, especialmente cuando explica cómo OKR puede ayudar a las empresas en su transformación digital, pero si tengo que quedarme con lo más relevante del libro diría que es el propio título, ya que «Mide lo que Importa» recoge en 4 palabras la esencia de este sistema. Por un lado «lo que importa» quiere decir que los Objetivos deben ser realmente lo más importante que queremos conseguir y por otro lado «mide lo que importa» significa que lo que vayamos a medir a través de los Resultados Clave tiene que ser lo realmente importante, por lo tanto, no vale con medir cualquier cosa, hay que medir lo que realmente demuestre sin lugar a dudas que se está logrando el Objetivo.
3. Medir con un propósito en mente. Sí, también cuando vayamos a definir los Resultados Clave tenemos que tener un propósito, aunque no exactamente como cuando definimos los Objetivos, sino al respecto de que tenemos que ser conscientes de la importancia de medir para saber si realmente está habiendo un progreso y si los OKR están resultando de ayuda para la organización. Aquí tenemos que volver a fijarnos en la ciencia, ya que el convencimiento que tienen los científicos al respecto de la importancia de medir todo lo que ocurre en relación con una investigación, por ejemplo un ensayo clínico, debería ser el mismo que tengamos nosotros cuando estamos desarrollando una estrategia de gestión por Objetivos basada en OKR.
4. Reducir la incertidumbre. Una de las grandes utilidades que nos ofrece el sistema OKR es lograr visibilidad sobre determinados aspectos de negocio que habitualmente permanecen ocultos para la mayoría de personas que conforman la organización. Ahora gracias a este sistema, que promueve la transparencia, podemos tener todos mucha más información sobre lo que está ocurriendo, sobre las prioridades que se han definido y sobre todo basándonos en Datos. Porque los datos nos proporcionan un componente muy importante de la información que necesitamos para tomar decisiones, la parte cuantitativa, sin restar importancia a la cualitativa, pero siendo muy conscientes de su relevancia a la hora de reducir o incluso eliminar la incertidumbre.
5.  Evitar los sesgos. Cuando descubres el mundo de los sesgos cognitivos entiendes por qué la realidad de lo que nos ocurre en el día a día difiere tanto de la que habíamos imaginado cuando hacíamos planes. Por eso los Resultados Clave, al estar basados en datos, siempre que los hayamos definido correctamente, pueden evitarnos cometer muchos errores y tener una visión mucho más fidedigna de lo que está ocurriendo en nuestra organización. Así que cuando queramos definir Resultados Clave de calidad deberíamos tener en cuenta los posibles sesgos que podemos tener al respecto, como pueden ser por ejemplo: sesgo de racionalización (decidir emocionalmente para luego justificarlo racionalmente), sesgo de confirmación (buscar datos que confirmen tus creencias) y la opción por defecto (preferencia por mantener un equilibrio dado).
6. Responsabilizarse de los resultados. Considerando que uno de los Superpoderes de OKR es la Responsabilidad, tenemos que tener en cuenta que esto pasa también por responsabilizarnos de los Resultados Clave, no solo de las Tareas. Aunque es cierto que en el día a día nuestra prioridad debe ser sacar adelante las tareas que acabarán ayudando a la organización a reportar los Resultados Clave esperados, también es cierto que como decía Peter Drucker, todos hacemos nuestro mejor trabajo cuando estamos enfocados en los resultados, y por lo tanto ese compromiso con lograr los resultados que nos hemos propuesto, va a jugar un papel muy importante para el éxito que logremos con nuestros OKR.
7. Medir con frecuencia. Como hemos comentado en otras ocasiones, los CFR son un gran complemento para los OKR, de hecho tendríamos que hacernos a la idea de que aplicar OKR sin introducir CFR es un error, no solo porque puede que no logremos que OKR funcione si no hacemos correctamente los CFR, sino porque aunque nos funcionase la parte de OKR, será una pena no haber aprovechado la oportunidad de usar CFR para mejorar la cultura de la organización. Entonces, si hacemos correctamente los CFR, aprovechemos esa frecuencia en la que tenemos las conversaciones para medir el avance de los Resultados Clave, al menos una vez al mes, incluso si es posible hacerlo semanalmente, hagámoslo también a través de los Progresos de los PPP (Planes, Progresos y Problemas) para que ese progreso realmente esté basado en datos.
8. Trabajar con margen. Quizás una de las mejores aportaciones que puede aportar el sistema OKR a las organizaciones es introducirnos en un proceso de mejora continua, ya que si cada 3 meses nos ponemos nuevos objetivos y algunos de ellos los logramos, con el tiempo y gracias al interés compuesto, la organización puede lograr un gran progreso en la búsqueda de su propósito. Lo que pasa es que muchas veces cuando definimos los Resultados Clave que nos permitirán verificar que hemos logrado un objetivo, no dejamos margen de mejora y por lo tanto estamos perdiendo esa aportación de la mejora continua. Por ejemplo, cuando nos planteamos lograr determinada puntuación en el NPS, ¿qué ocurre cuando lo hemos logrado? ¿dejamos de preocuparnos por seguir mejorando la experiencia de nuestros clientes? Por eso es importante trabajar con modelos de datos que nos permitan siempre tener un margen de mejora.
9. Visualizar el resultado. Cuando definimos los datos relativos a un Resultado Clave es importante que realicemos un ejercicio de mentalización sobre cómo será nuestra organización, cuando se haya logrado el Objetivo al que está asociado ese Resultado Clave. Este es una de los hábitos propuestos por Stephen Covey en el libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, «comenzar con fin en mente» o visualizar el resultado, hacernos a la idea de que ya ha sucedido, de que ya lo hemos logrado, lo cual nos aportará una parte de la motivación necesaria para ponernos a trabajar en las Tareas asociadas con nuestro Objetivo. Aunque pueda sonar a magia, visualizar el resultado es importante y es utilizado por personas de gran éxito, como es el caso de Michael Phelps, que cada día realiza ejercicios de visualización imaginándose cómo gana su próxima medalla olímpica.

Así que ya sabéis, definir los Resultados Clave correctamente es tan importante como ponerse unos buenos Objetivos y ahora ya tenéis 9 criterios a considerar cuando os pongáis a ello.

Próximo curso de OKR Champion

Esta semana estamos realizando la 12ª edición de nuestro curso de OKR Champion con 12 valientes que se han lanzado a aplicar este sistema en sus empresas. La próxima edición será los días 16, 18 y 19 de noviembre, de forma online y con horario de 17 a 19h. Por lo tanto, si andas aún con dudas sobre cómo aplicar OKR o ya lo tienes claro, pero quieres formarte como OKR Champion para liderar la implantación del sistema en tu empresa, esta es tu oportunidad.