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Futurizable OKR Edition #26

27 noviembre, 2020

Cómo diseñar los OKR en remoto

Tras la publicación sobre cómo el sistema OKR podía ayudarnos a mejorar en nuestra compañía en tiempos de trabajo en remoto, nos gustaría compartir con vosotros una serie de ideas y consejos que os pueden resultar de utilidad cuando tengáis que hacer el proceso de diseño de los OKR en remoto, especialmente en lo relativo a la colaboración entre los miembros de los equipos que vayan a realizar ese trabajo de diseño.

En nuestros cursos de OKR Champion llevamos un tiempo utilizando una plantilla que hemos creado en miro.com para facilitar el proceso de trabajo en equipo, ya que se trata de una herramienta pensada para el diseño colaborativo, replicando algunos de los recursos que solemos utilizar cuando realizamos dinámicas de Design Thinking. De esta forma a través de esta herramienta todos los miembros de un equipo pueden realizar sus aportaciones para el diseño de los OKR, lo cual supone un gran beneficio de cara al alineamiento de las personas del equipo con los objetivos que se quieren alcanzar, al haber formado parte del proceso, sin duda la gente se sentirá mucho más motivada para trabajar en lograr los objetivos que se hayan propuesto en común.

Compartimos a continuación cómo realizar una dinámica de diseño de los OKR en equipo y de manera remota:

  1. Deberíamos partir por realizar una breve exposición al respecto del Propósito que queremos alcanzar a través de los OKR. Aquí podemos referirnos al propósito o misión global de la compañía, pero también para un equipo concreto se puede trabajar con un propósito en relación con el por qué hacemos nuestro trabajo. Para esta presentación podemos usar una herramienta de videoconferencia como puede ser Meet o Zoom, que posteriormente nos resultará de utilidad a la hora de coordinar el trabajo posterior con la herramienta Miro. En este punto sería conveniente que tras la exposición por parte del líder del equipo o empresa, se pueda tener un breve debate en el que los miembros del equipo puedan transmitir su punto de vista al respecto. En el caso de que el propósito de la organización o equipo no está definido, este puede ser un buen momento para empezar a hablar sobre ello.
  2. El siguiente paso es comenzar a trabajar con la herramienta Miro para realizar el diseño colaborativo de los OKR. Para ello se ha realizado inicialmente el trabajo de preparación del tablero sobre el que vamos a trabajar. Nosotros tenemos una parte dedicada a las instrucciones del ejercicio, un ejemplo que puede servir para explicar algunas de las características que queremos tengan los OKR (por ejemplo: los objetivos no llevan número y los resultados clave deben poder medir el progreso que hemos realizado hacia la consecución del objetivo)
  3. Las instrucciones que nosotros compartimos cuando realizamos este ejercicio son:
    • Objetivos: cada participante piensa en 2 Objetivos que le gustaría alcanzar como grupo y los escribe en un post-it (10’) Una vez que están todos los objetivos definidos, hacemos una puesta en común y debate y votamos con un gomet los tres objetivos que nos parezcan más interesantes (5′): Al finalizar hacemos recuento y seleccionamos los tres objetivos más votados.
    • Resultados clave: cada participante piensa en 2 Resultados Clave para el objetivo más votado en la dinámica anterior (10’) Una vez que están todos los resultados clave definidos, hacemos una puesta en común, lo debatimos y votamos con un gomet los tres resultados clave que nos parezcan más interesantes (5′). Al finalizar hacemos recuento y seleccionamos los tres resultados clave más votados.
  4. Es importante que al comenzar el ejercicio los participantes tengan claras las condiciones específicas en las que se va a realizar el trabajo con los OKR, por ejemplo en cuanto a plazos de tiempo, número de objetivos a plantear, prioridades establecidas por la compañía a través de los OKR corporativos, equipos con los que es necesario alinear los objetivos, si además de tener OKR de equipo vamos a tener la posibilidad de trabajar con OKR personales, … Y una vez que todos estos aspectos están claros es el momento de comenzar a realizar la dinámica.
  5. Para realizar el diseño de los OKR de equipo es importante que todas las personas que lo conforman tengan la oportunidad de hacer sus propuestas y para ello nos vamos a ayudar de los post-it, pidiendo a todos los participantes que aporten una serie de ideas, tanto de Objetivos como de Resultados Clave. Para ello dejaremos unos minutos para que todos puedan proponer los Objetivos que consideran debería conseguir el equipo y una vez planteados se pasará a la fase de votación, para lo cual podemos usar los gomet adjudicando a cada participante un número de votos a través de los cuales decir lo que le parecen los objetivos aportados por los compañeros. En este punto si lo vemos necesario podemos hacer primero una revisión de todas las ideas propuestas, de cara a realizar una agrupación de aquellos objetivos en los que haya coincidencia y de esta forma a la hora de votarlos será más sencillo tomar una decisión.
  6. Dependiendo del tiempo con el que contemos para la realización de esta dinámica podemos plantearnos realizar pequeños debates o exposiciones por parte de los participantes, de forma que por ejemplo puedan explicar por qué han propuesto determinado objetivo o si tienen dudas al respecto de la viabilidad o conveniencia de alguno de los objetivos propuestos.
  7. El siguiente paso de la dinámica será decidir los Objetivos sobre los que se va a trabajar por parte del equipo, lo cual ha surgido por las aportaciones y votaciones de todos los miembros, aunque no deberíamos dejarlo como algo definitivo, sino que recomendamos que siempre después de estas dinámicas podamos dejar algún tiempo de reflexión, antes de tomar la decisión final al respecto de cuáles van a ser los Objetivos del equipo. Y tras esto pasamos a la fase de los Resultados Clave donde cada participante debe aportar sus ideas de indicadores que pueden ayudar a saber con exactitud si hemos logrado un Objetivo o estamos en el buen camino para conseguirlo. Para ello resultará ideal contar con muchas propuestas ya que una de las grandes dificultades de OKR es encontrar buenos resultados clave que sirvan realmente para verificar la consecución de un Objetivo.
  8. Y tras recibir las propuestas de Resultados Clave pasaremos a una nueva fase de votación cuyo resultado será una propuesta de OKR sobre los que el equipo puede empezar a trabajar.
  9. De cara a facilitar el trabajo sobre la herramienta Miro, recomendamos contar con espacios diferenciados dentro del tablero, tanto para trabajar en los Objetivos como en los Resultados Clave, además de disponer de una plantilla sobre la que escribir los OKR obtenidos con esta dinámica y que de esta forma todos los participantes puedan tener claro el fruto del trabajo realizado.
  10. Tras la realización de esta dinámica recomendamos dejar uno o varios días para madurar las conclusiones a las que se han llegado y posteriormente tener una reunión en la que todo el equipo pueda comentar su visión al respecto de cara a tomar la decisión definitiva sobre los que serán los OKR del equipo para los próximos meses.

Estamos convencidos de que poner en práctica dinámicas como esta pueden resultar tremendamente valiosas para mejorar la motivación de las personas que conforman los equipos de la empresa, más ahora que mucha gente está teletrabajando o no tiene tantos puntos de contacto con los compañeros como antes, trabajar en los OKR pueden ser una buena excusa para alinear la gente con una estrategia que ayude a la empresa a progresar.

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