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Futurizable OKR Edition #49

28 mayo, 2021

Entrevistamos a Ricardo Pastor, fundador de la aplicación de gestión de OKR en español Planify.

¿Cómo surge la idea de crear Planify?

Planify surge a finales de 2017 a raíz de encontrarme con serias dificultades a la hora de ejecutar eficazmente el «plan estratégico» que habíamos diseñado en aquel entonces. Fueron 3 meses de intensas reuniones liderado por un consultor externo especializado en estrategia empresarial y asumiendo la compañía una inversión del orden de los 10.000€.

Por situar rápidamente, hablamos de un perfil de compañía pequeña en cuanto a estructura, 30 años de existencia, 35 personas en total (unos 12 managers), sector industrial, equipo joven con cierta madurez profesional, directrices top down, equipo comercial con cierta autonomía , coyuntura del mercado complicada, en plena expansión internacional, etc… y era el primer plan estratégico global de compañía que hacíamos.

La memoria del plan eran 50 hojas, y el caso, es que no encontré ninguna herramienta de «gestión estratégica» o algo por estilo que me convenciera para que la ejecución del plan fuesen lo más controlado y medible, permitiendo registrar y reportar semanalmente de forma eficaz, rápida y a ser posible, en automático. No encontré nada.

Al final, terminamos usando una excel con sencillos KPI´s, manteníamos reuniones de actualización de vez en cuando, se realizaron implementaciones importantes gracias al diagnóstico, pero nos faltaba algo más, necesitábamos un método práctico que involucrase a todo el equipo por igual, con transparencia y en permanente actualización, para lograr ese alineamiento con el objetivo importante de la compañía, y tras investigar en youtube, leer y preguntar, logré dar con la metodología OKR. Exactamente, era lo que estaba buscando, aquello estaba totalmente fuera de mi radar, y me cautivó.

Decidí formarme como OKR Champion, capacité primero a 3 equipos diferentes (marketing, exportación y calidad), probamos varias herramientas especializadas en gestión de OKR, y… sí, las hay buenas, pero están si no todas, la inmensa mayoría en inglés (punto muy importante para el equipo con dificultades de idioma) y en definitiva, ninguna me terminó de encajar tal y como yo me la imaginaba, y es justo ahí cuando tomé la decisión de crearla yo mismo, pero manteniendo la pura esencia que marca la metodología OKR que aplicó Doerr en Google, aterrizándola a nuestro modelo de negocio y creando funcionalidades exclusivamente que aporten valor al usuario, en este caso a consultores OKR que ayudan en las implantaciones, startups que están en crecimiento y OKR Champion que tenían los mismos problemas que yo. Finalmente, tras 4 iteraciones en el sistema y realizar interminables validaciones con otros actores con la misma problemática, conseguimos crear un MVP (producto mínimo viable) con ayuda de programadores externos, probarlo internamente contrastando con los que nos habían ayudado a validar y cuando todo cobró sentido, sabía que Planify, acababa de nacer.

¿Cuál es el valor diferencial respecto de otras herramientas de OKR?

Planify es un modelo de software as a service (saas) que se diferencia respecto a otras herramientas en sus funcionalidades. Somos 100% producto y estamos enfocados a gestionar equipos de tamaño pyme solamente focalizados en el mercado de Latam y España. La realidad es que nuestro mayor deseo es conseguir alta recurrencia en el uso de los OKR potenciando significativamente el rendimiento de las personas involucradas, y para ello, la herramienta sale preparada con:

  • Idioma 100% en español.
  • Se puede crear, editar y fijar todos los OKR desde una sola hoja siguiendo una estructura de fijación de objetivos en cascada (para los que vienen de excel que la transición sea reconocible y muy fácil de usar).
  • Existe un Grafo que permite visualizar, interactuar y localizar a todos los miembros de un equipo a simple golpe de vista.
  • Registro y aviso por correo de los comentarios en las sesiones de conversación, feedback y reconocimiento (CFR)
  • Dispone un módulo que permite recoger propuestas de mejora aspirando a ser un futuro resultado clave o KR.
  • Para lograr una recurrencia permanente y actualizada, la herramienta permite gestionar el % de progreso de cada resultado clave (KR) desde el propio correo del usuario, sin necesidad de loguearse en la herramienta.
  • El software dispone de una rápida guía inicial o «feature tour» que explica al usuario la funcionalidad básica para crear OKRs.
  • Para consultores, coach y OKR champion, planify dispone de un modulo de «compañía» que permite dar de alta a equipos, departamentos, oficinas (subsidiarias) y un organigrama completo para tener mejor control del ecosistema de OKR de su cliente.
  • La herramienta dispone de un dashboard que llega semanalmente al correo del usuario con sus actualizaciones.

Hay otra serie de servicios incluidos como:

  • Con Planify Academy, vamos a dotar de contenidos en formato video de todas las funcionalidades, (buscamos que el usuario sea completamente autónomo en el manejo de la herramienta).
  • Comunidad de usuarios Planify en una plataforma externa para aprender, intercambiar experiencias y aportar valor a usuarios de habla hispana.

¿Para ti cuál es el principal valor que aporta OKR a una organización?

El principal valor que aporta OKR a la organización es potenciar el rendimiento de las personas orientando a toda la compañía a trabajar pensando en resultados en lugar de ceñirse a tareas o solamente con indicadores KPI, los OKR son mucho más que KPI, más que nada por el factor ambición que conlleva fijarlos.

¿Qué dificultades has visto en la gente a la hora de gestionar sus OKR?

Las principales 5 dificultades que he visto son (las hay más):

  1. Confusión de tareas con resultados clave
  2. Dificultad para ponerle un número al Key Result.
  3. Ceñirse a objetivos conseguibles en lugar de desafiantes (por el hecho de conseguir el 100%)
  4. Si no hay sesiones de conversación, feedback y reconocimiento (CFR), no se logra recurrencia y se abandona.
  5. Apoyo y recordar permanentemente desde la dirección o c-level la importancia del uso a los usuarios de OKR.

¿Cuáles son vuestros planes de futuro?

Los planes de futuro pasan por alcanzar estos tres hitos:

  1. Integrarse con herramientas especializadas en gestión de proyectos de colaboración para gestionar tareas e iniciativas vinculándolas con los OKR.
  2. Crear un marketplace de consultores y especialistas en implantación de OKR en pymes para dar el servicio a las empresas que lo soliciten.
  3. Abarcar compañías de mayor volumen de equipos.
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