Bienvenidos a una nueva entrega de la newsletter Futurizable OKR Edition en la que cada semana vamos compartiendo el conocimiento que vamos adquiriendo sobre esta metodología que tanto puede ayudarnos a la hora de lograr nuestros objetivos y transformar nuestras organizaciones. En esta ocasión vamos a hablar de herramientas de gestión de los OKR y para ello hemos realizado la siguiente entrevista a Sonia Contero que es especialista en metodologías ágiles y forma parte del OKR Team de Sngular.

¿Cómo ha sido tu experiencia hasta ahora usando herramientas de gestión de OKR? ¿Crees que puede ser aconsejable usar una aplicación específica para la gestión de los OKR?

Ante todo, me gustaría dejar claro un punto importante en este tema: el uso de una herramienta o aplicación específica no implica necesariamente que ya de por sí se esté utilizando correctamente la metodología. Muchas veces nos amparamos en un soporte software y depositamos en él una serie de responsabilidades que, verdaderamente, nos corresponden a nosotros y al proceso de implantación que hayamos diseñado y aplicado.

Dicho esto, es cierto que para realizar el seguimiento de OKR en una organización existen multitud de sistemas, desde una hoja de Excel compartida hasta sofisticado software específicamente diseñado para este propósito; para nosotros, tener un software que nos permita realizar esta labor de una forma ágil y que garantice la visibilidad para toda la compañía ha supuesto un factor decisivo.

En Sngular tuvimos claro desde el primer momento que, eligiéramos el método de seguimiento que eligiéramos, era imprescindible que esta labor se pudiera realizar de una forma ágil, que no supusiese un esfuerzo añadido a la ingente lista de tareas diarias que cada miembro de Sngular tiene que afrontar y que, sobre todo, garantizase la visibilidad de OKR para toda la compañía.

Precisamente este último punto, el de garantizar la visibilidad, era crucial para nosotros: una de las premisas de OKR, precisamente, se basa en que para que la metodología sea realmente efectiva los OKR deben ser públicos. En cualquier momento cualquier persona en Sngular puede saber cuáles son los objetivos de otras personas de la compañía, o de otros equipos, o cómo se involucran unos equipos en los objetivos de otros, o cómo nos alineamos todos para contribuir a los objetivos de la compañía, y este grado de visibilidad, aunque se puede conseguir, es difícil garantizarlo con otros sistemas alternativos.

Por todos estos motivos, decidimos, y aconsejamos, realizar el seguimiento de OKR con un software especializado.

¿Cuáles son las diferentes opciones disponibles para gestionar los OKR en una empresa?

Como comentábamos antes, para gestionar OKR podemos utilizar multitud de sistemas, entre ellas muchísimas aplicaciones específicamente diseñadas para ello. Sin embargo, es importante no volverse locos con este tema y dimensionar muy bien la necesidad real que tenemos: si tienes una compañía pequeña, o formas parte de una start-up, o vas a implantar en un grupo reducido de 15-20 personas, quizás no te merezca la pena realizar una inversión muy fuerte antes de ver cómo fluye la implantación de OKR en tu organización.

En este sentido, una opción muy viable, y que para una compañía de esas características, o una prueba de concepto o una prueba piloto de implantación, puede perfectamente cubrir todas nuestras necesidades, es tratar de adaptar las características y funcionalidades de cualquier herramienta de gestión que ya se esté utilizando en la compañía para hacer el seguimiento de OKR.
Este sistema reúne muchas ventajas, entre ellas una que consideramos fundamental: al suprimirse casi por completo la curva de aprendizaje del software, ya que estamos hablando de adaptar una herramienta que ya se está utilizando, la resistencia al cambio y la sensación de “tarea añadida” que podría comportar tener que efectuar el seguimiento de OKR se reduce al máximo.

Ejemplos de este tipo de uso existen muchísimos:

1. 1. Haciendo seguimiento de los OKR en plantillas de Excel y “pintando” los resultados e insights en un dashboard en herramientas de visualización como Google Data Studio.
   2. Plantillas montadas sobre herramientas de gestión de productividad o gestión de proyectos de software que, aunque a priori no están especializadas en la gestión de OKR, tienen la suficiente versatilidad como para que se pueda llevar a cabo este seguimiento perfectamente. En este sentido, publicamos en la newsletter de Futurizable OKR Edition hace algunas semanas este post, del que podemos extraer algunos recursos muy útiles:
      1. Plantilla de OKR para usar en Notion, una herramienta de trabajo colaborativo para la gestión del conocimiento en las organizaciones.
      2. Plantilla de OKR para Trello, la herramienta de gestión de proyectos, tareas y tableros de trabajo, que se ha convertido en un gran éxito.
      3. Plantilla de OKR para Google Sheets, las hojas de cálculo pueden servir como una de las mejores formas para diseñar y hacer seguimiento de los OKR.
      4. Plantilla de OKR para Jira, puede ofrecer una gran utilidad a aquellos equipos que utilizan esta popular herramienta para gestionar sus proyectos y tareas.
      5. Plantilla de OKR para usar con Monday, otro software de productividad basado en tableros, que ha logrado una gran popularidad recientemente.
      6. Plantilla de OKR para Mural, se trata de una herramienta que ayuda a los equipos a trabajar de manera colaborativa a través de dinámicas de design thinking.
      7. Plantilla de OKR para Coda, realizada en colaboración con John Doerr, que como sabéis es uno de los principales promotores de esta metodología.

¿Puedes hablarnos de Gtmhub como la herramienta que usamos en Sngular para gestionar nuestros OKR?

Cuando arrancamos el análisis para decidir cuál podría ser el sistema más óptimo para una compañía como Sngular, y dada la envergadura de soluciones que había en el mercado para efectuar esta gestión, optamos por hacer la selección siguiendo una metodología basada en los siguientes pasos:

1. Selección de las funcionalidades que, a nuestro juicio, eran imprescindibles para efectuar un adecuado seguimiento de OKR, desde un enfoque centrado en la claridad, transparencia, usabilidad y posibilidades de personalización de la herramienta.
2. Selección de una muestra de herramientas especializadas en la gestión de OKR, efectuada en base a popularidad en el uso de la herramienta y valoraciones de otros usuarios / compañías.
3. Solicitud de versiones trial o demos de cada una de las herramientas seleccionadas en el punto anterior.
4. Prueba ficticia en cada una de las herramientas simulando un caso de uso real de Sngular.

Como fruto de este análisis decidimos optar por elegir GTMHub como herramienta donde desarrollar la gestión de OKR en nuestra compañía, y la verdad es que, hasta el momento, la experiencia está siendo altamente satisfactoria.

Esta herramienta aúna varios factores que eran primordiales para nosotros:

• Facilita el alineamiento.
• Nos ayuda a poner foco.
• Permite multitud de integraciones y automatizaciones.
• Dispone de espacios específicos para reflejar el seguimiento de los CFR.
• Contempla muchas opciones diferentes para efectuar reconocimientos.
• Además de sus funcionalidades, tienen un extraordinario servicio de soporte y post-venta, realizando todo el acompañamiento y formaciones que demandamos, algo que ha sido muy importante, sobre todo en los primeros compases del proceso de implantación.

¿Qué opinas de usar herramientas de productividad como Trello o Notion para gestionar los OKR?

Como señalaba anteriormente, creo que hay determinados casos en los que, antes de efectuar una inversión considerable en una herramienta específica, es muy aconsejable “foguearse” en el despliegue de la metodología utilizando sistemas menos sofisticados y que requieran, tanto a nivel de inversión como a nivel de curva de entrada, bastante menos esfuerzo.

La propia evolución del proceso de implantación va a ir demandando, de ser necesario, hacer algún update del sistema de seguimiento que se esté utilizando, pero como punto de partida, se puede perfectamente hacer el seguimiento de OKR en Trello, Notion o Basecamp, adaptando sus muchas posibilidades de personalización a los requerimientos del seguimiento de OKR.

¿Qué mejorarías en las herramientas de gestión de los OKR que conoces?

Durante el proceso de selección de la herramienta que finalmente elegimos para Sngular tuve la ocasión de probar casi 20 herramientas específicamente construidas para la gestión de OKR, además de adaptaciones o plantillas creadas ex-profeso en otras herramientas de productividad tipo Trello o Basecamp (de hecho, empresas como Buffer efectúan el seguimiento de sus OKR en Trello y han escrito posts muy interesantes explicando cómo han efectuado el despliegue).

De entre tanta variedad, es difícil que entre todas no acaben reuniendo todas las funcionalidades que se demandan de un software de estas características. De hecho, uno de los motivos por los que elegimos GTMHub fue precisamente porque reunía muchas de las funcionalidades que para nosotros eran imprescindibles a la hora de efectuar ese seguimiento.

Quizás, si tuviera que mencionar algún elemento que echo en falta sería que la parte de gestión de CFR estuviera algo más desarrollada y no se limitase a ser un repositorio donde volcar los insights de las reuniones, sino que verdaderamente pudiéramos hacer una gestión de feedback y reconocimiento desde ella, sería la herramienta perfecta.