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No te líes con los OKR, una Tarea no es un Resultado Clave

Publicado el 03 octubre, 2019

Recientemente ha tenido lugar la segunda edición del meetup OKR Day en la que debatimos al respecto de la diferencia entre Resultados Clave y Tareas, lo cual es una de las mayores dificultades que encontramos cuando nos ponemos a aplicar este sistema en nuestro trabajo y en nuestra empresa. De hecho en la primera edición del OKR Day fue uno de los asuntos que más debate generó, por lo tanto pensamos que era importante profundizar en ello para aclarar todas las posibles dudas al respecto.

Las aportaciones de los ponentes en el evento resultaron muy valiosas, quedando claro que un Resultado Clave es aquello que nos permite saber que estamos logrando nuestro objetivo y para ello tenemos que poder obtener un número o porcentaje de consecución.

Además el debate que se produjo entre los ponentes, y también teniendo en cuenta las aportaciones y preguntas del público, nos muestran que OKR es un sistema que tiene un gran potencial para ayudar a las personas y las empresas a mejorar, pero que presenta unas dificultades en su implantación que requieren de un proceso de aprendizaje y de un periodo de adaptación hasta que se logra aplicar correctamente.

Una de las mayores dificultades que se encuentran aquellos que empiezan a pensar en cómo aplicar OKR en su trabajo es entender cómo se adapta la teoría de lo que es un Objetivo y lo que es un Resultado Clave, a las circunstancias particulares de su empresa, porque los ejemplos que se suelen utilizar a la hora de explicar qué son los Objetivos y qué son los Resultados Clave, muchas veces no son válidos para determinados tipos de trabajos y empresas.

Por esto hemos pensado que tras la realización de dos eventos de OKR Day y la publicación de un buen número de contenidos sobre este sistema a través de Futurizable, sería interesante organizar un taller a través del cual ayudar a la gente a diseñar sus propios OKR y los de sus proyectos o empresas. Así que el martes 22 de octubre vamos a organizar en el sHub Madrid esta actividad donde los asistentes podrán trabajar en el diseño de sus OKR, con la ayuda de varias personas que llevan un tiempo trabajando con esta metodología.

No te líes con los OKR, una tarea no es un Resultado Clave

Volviendo al tema del evento OKR Day compartimos a continuación las principales aportaciones de los ponentes que participaron en el mismo, ya que pueden resultarnos de gran utilidad a la hora de diseñar nuestros propios OKR con la ayuda de la experiencia de aquellos que ya lo han puesto en práctica y les está dando buenos resultados su aplicación.

Ruth Puente trabaja como COO en la startup Bdeo, donde está aplicando este sistema gracias al gran conocimiento que ha ido adquiriendo sobre ello en los últimos años. Conoció OKR gracias a un inversor que participó en su anterior startup y desde un inició vio que era algo que podía aportar mucho valor a las startups.

En su primera experiencia emprendedora Ruth se percató de que su equipo no entendía bien los objetivos que se proponían y comenzó a investigar para solucionarlo; así es como descubrió OKR. Para ella OKR se implantó muy pronto en su compañía en relación con el estado de madurez de la empresa, siendo sin embargo un sistema muy eficaz en esos primeros estados para validar el modelo.

En lo que se refiere a la forma de utilizar OKR, Ruth considera que los Resultados Clave se confunden con las actividades o tareas; pero el aspecto que los diferencia es que un Resultado Clave es algo que sucede cuando se está consiguiendo el objetivo marcado. Aunque en el libro de John Doerr «Mide lo que importa» el Resultado Clave es el “cómo” se consigue un objetivo, para Ruth el Resultado Clave es el impacto que se consigue con al lograr el objetivo.

Además considera que OKR ayuda a saber aquello que no tienes que hacer en tu trabajo y si es necesario realizar cambios estratégicos se pueden cambiar los objetivos y reorganizar las tareas.

De cara a implantar OKR recomienda, como paso inicial, lanzar una encuesta al equipo que mida el nivel de conocimiento que tiene sobre aspectos estratégicos de la compañía. Del análisis de los resultados de la encuesta se puede inducir que el equipo necesita un sistema de alineación en esos objetivos estratégicos, creando así la necesidad de usar la metodología OKR y detectar quiénes serán los embajadores que ayuden a impulsar el sistema.

Aportación final: «con la definición de OKR el equipo te lleva a donde quieres ir».

Pablo Postigo es el CEO de la startup Frontity que forma parte del programa Google for Startups y está sacando un gran provecho a este sistema de cara a tomar decisiones estratégicas que les están ayudando a darle un impulso importante a su empresa.

Pablo usa OKR en su empresa principalmente para ordenar prioridades. Una vez que se ha definido la misión, la visión y los valores de la compañía se implantan a través de los OKR.

¿Cómo ha implantado Frontity OKR? A través de un proceso adaptativo de la metodología a las circunstancias de la Startup, estableciendo ciclos de 6 semanas en los que se fijan los Objetivos, Resultados Clave y Tareas. Si una tarea no contribuye a la consecución del objetivo, se elimina, produciéndose una autonomía para el empleado en la consecución de sus objetivos.

Aportación final: «La capacidad de decir que no en la toma de decisiones, la proporciona OKR. El uso de este sistema supone que todo el mundo rema en la misma dirección y las decisiones acordadas son consistentes».

Sofía Benjumea es directora de Google for Startups Campus Madrid y ha trabajando con OKR a nivel profesional como miembro de la plantilla de Google, pero además es una firma defensora de este sistema por lo que promueve su uso entre las startups que forman parte de su programa de aceleración.

La misión de Google for Startups Campus Madrid es fortalecer el ecosistema emprendedor y ayudar a las startups a crecer. Cuando comenzaron a trabajar con startups se dieron cuenta que lo más importante para ellas era implementar procesos que les ayuden a crecer y escalar. Para esto OKR resulta ideal, ya que ayuda a lograr la excelencia en la ejecución. También ayuda a los emprendedores a entender que hay que establecer procesos que les ayuden a escalar.

OKR es una herramienta que fuerza a poner el foco en lo estrictamente necesario para alcanzar el objetivo, eliminando las tareas que no nos llevan al objetivo. Va más allá de una herramienta de ejecución, es un herramienta para introducir valores y cultura dentro de la empresa tales como comunicación, transparencia y colaboración.

Aportación Final: «OKR nos ayuda a enfocarnos porque nos da una visión única y se consigue generar un sentido de pertenencia en la empresa».

Javier Andrés fundador de Ticketea, una de las startups más representativas del ecosistema español, donde tuvo la oportunidad de aplicar este sistema para ayudarle a lograr sus objetivos de negocio, hasta que la empresa fue comprada por Eventbrite.

En Ticketea realizaron una encuesta interna y se dieron cuenta de que tenían un problema de comunicación transversal; para solucionarlo decidieron implantar OKR, lo que supuso la clave de cómo orquestar mejor la organización.

Los OKR hay que adaptarlos para que sean una herramienta dinámica que refleje la prioridad de la empresa. Es necesario dinamizar al equipo para que no lo vea como algo burocrático, sino como algo que les aporta valor. Además a nivel personal también se articulaban OKR como mecanismos de mejora transversal.

Para tener a la gente motivada con este sistema cada trimestre hicieron un titular para el OKR de ese periodo. En paralelo a la implantación en la empresa, iniciaron los OKR a nivel individual; para ello fue necesario que el responsable de equipo se mostrara muy activo; de forma que si el manager del equipo no se lo cree, no va a funcionar a nivel equipo ni individual. Para esto resulta fundamental hacer un buen trabajo de evaluación continua del rendimiento a través de los CFR.

Aportación final: «La clave del éxito de OKR está en las personas».

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Entrevistas OKR | María González, cofundadora y COO de Routive

Publicado el 11 julio, 2019

Routive es una de las startups que forman parte de la tercera edición de Residency, el programa de aceleración de Google for Startups que en España se imparte desde su Campus de Madrid.

Se trata de una web para viajeros que organizan su viaje por libre pero buscan seguridad. A través de su web se pueden reservar rutas con conductores-guía y actividades en Indonesia y Marruecos.

María González se encarga de la coordinación de la atención al viajero, gestión de conductores y agentes y marketing. A mediados de 2015 cuando aún vivía en Londres, empezó a ayudar a Gabriel (cofundador) en las decenas de entrevistas con viajeros que fueron el germen de su primera idea de negocio, que más tarde desembocaría en lo que hoy es Routive.

Se dio cuenta de que había encontrado una nueva forma de vida que le apasionaba, por lo que decidió dedicarse al 100 % a aprender a cómo construir un producto que resuelva un problema real. Por otra parte, esto le permitió trasladar todo su conocimiento en ventas offline al mundo online. Hasta hoy han viajado con Routive unas 6.000 personas.

¿Conocías la metodología OKR antes de entrar en Google for Startups Residency?

Sí, la conocía, aunque no conocía cómo se implementa. Había oído hablar sobre los OKR en un podcast con el CEO de Ticketea. Hablaba de que las habían implementado en su empresa y que al principio era muy difícil, pero que a la larga compensaba. También decía que en Ticketea ahora trabajaban con OKRs y se notaba porque en las comidas todos hablan de ello, “¿Cómo va tu OKR?”, etc. Esto será una referencia para nosotros cuando nuestro equipo esté tan inmerso en ello que hable así también en las comidas.

¿Qué aporta el uso de OKR a una startup como la tuya?

Lo principal es que todo el mundo tiene claro en qué tiene que trabajar. Qué son las cosas más importantes para la empresa. Gabriel (CEO y cofundador) y yo lo tenemos siempre muy claro y lo comunicamos, pero al final, los OKR te hacen repetirlo constantemente. Se hace más visible. En las reuniones siempre salen los objetivos. Por ejemplo, si alguien pide trabajar sobre un tema que no es prioritario, puedes detectarlo rápidamente y ver si tienes tiempo para dedicarle o no. Antes todos nos lanzábamos a todo. Esto lo tiene todo el mundo súper claro. Es fácil que la gente se olvide de las prioridades en un startup y los OKRs ayudan a machacar el tema para que no se nos pase ni a nosotros ni al equipo.

¿Cómo fue el proceso de diseño e implementación de OKRs?

El proceso tiene dificultad al principio, no para implementarlos en la empresa como tal, sino para ti como fundador. Tenemos mil frentes abiertos y todo corre prisa y es muy difícil condensar todos esos frentes. Decidirte por unos puntos y priorizarlos dejando otras cosas de lado o para más adelante es muy complicado. Estamos haciendo los OKRs en ciclos de 6 semanas en vez de 3 meses porque somos una startup y todo cambia rapidísimo. En el primer ciclo había mil cosas y era bastante complicado resumir. Este segundo ciclo lo hemos dejado en 2 objetivos y 5 resultados lo que nos permite ver mucho más claro hacia dónde nos enfocamos. Eso es lo más difícil. Y sobre todo, que el equipo entienda todo este proceso, porque está a muy alto nivel. No son tareas, que es a lo que están acostumbrados, sino objetivos y resultados.

Nos ha sido de ayuda que durante el primer ciclo de OKRs ya estábamos usando Scrum. Entonces lo estructuramos de la siguiente manera: tenemos objetivos a alto nivel, key results debajo y como yo hice un curso de Scrum Máster, bajamos los resultados a Scrum para trabajar día a día. Es muy recomendable compaginar los OKRs con Scrum, ya que simplifica mucho el trabajo diario. Te facilita unir el día a día de Scrum con la visión a alto nivel de los OKRs. El objetivo de este último ciclo de OKRs que comienza en julio es que estén ya a la perfección.

Otra de las cosas que más nos costó en estos dos ciclos fue ajustar los porcentajes de hasta dónde puede llegar cada uno. No lo teníamos claro. Ahora queremos ser capaces de aproximar mejor los tiempos y porcentajes que puede cumplir cada persona. Solemos ser más ambiciosos de lo que podemos abarcar. Existe una opción que es la de dar incentivos por cumplir los OKR. Esto tiene el problema de que la gente puede ponerse objetivos más bajos para llegar a ellos y recibir dicho incentivo. En nuestro caso, nos preocupa que se frustren por no llegar al objetivo, porque como decía anteriormente, somos muy ambiciosos y todos estimamos nuestro límite por encima de lo que podemos abarcar.

En Routive, Scrum y OKRs es parte de la cultura, lo que permite al equipo hacer los dailies solos cuando no estamos los fundadores. Es importante que el equipo entienda que estas herramientas y metodologías son para estar más organizados y eso les da mucha paz mental. En las startups suele ser todo muy caótico, con un ritmo frenético y esto nos ayuda a trabajar más organizados.

¿Qué es lo que más valor te aporta de usar OKRs?

En lo que más valor aportan los OKRs es que todo el mundo tenga claro en lo que tiene que trabajar. Las prioridades están claras. También algo que es muy core para nosotros: que cada persona sienta que su trabajo cuenta en la empresa. Para bien o para mal, el trabajo de cada uno cuenta mucho y se nota cuando alguien no cumple, pero también cuando alguien hace un esfuerzo extra. Con los OKRs, se pones un porcentaje y se te permite revisar y ver si vas cumpliendo. Ahora hay mucha más transparencia en la empresa, bottom up y top down.

Para los fundadores, usar esta metodología nos trae paz mental. Es decir nos centramos en una cosa y está bien y sale bien. Antes nos costaba mucho dejar de lado algunas cosas por priorizar otras, pero con OKRs tienes claro el “qué” y el “por qué”. Nos permite alinear las prioridades de la empresa con el trabajo del día a día.

¿Qué desafíos te han ayudado a resolver? ¿Puedes poner ejemplos concretos?

Hemos automatizado el proceso de venta. Esto implica que tenemos que cargar todos los datos que tenemos de forma manual en una herramienta. Esta metodología nos ha ayudado a estructurar todos los datos de proveedores, de reservas etc. Organizar los procesos para ir metiendo esa información de forma ordenada. Al trabajar varias personas en paralelo en “R.I.T.A. funcionando” (es como llamamos al proceso) conseguimos que todo el mundo interactúe con los demás para poder irse apoyando y estar alineados.

¿Qué es necesario para implementarlas?

Yo creo que el tiempo es importante. Se tarda unas cuanta horas en organizar y planificar los OKRs y tienes que saber que tienes que dedicar ese tiempo a estructurar un plan. Por mucho trabajo que tengas, cuando decides implementar los OKRs, tienes que centrarte en ello.

También es necesario involucrar mucho al equipo. No se trata de que lo hagan los fundadores o el CEO y se lo comunique al equipo, sino hacerlo entre todos. También es verdad que nosotros, al usar también Scrum, tenemos bastantes reuniones. Por eso tratamos de llevar los fundadores algo preparado a grandes rasgos y luego modificamos con el equipo para fijar los OKR. Revisamos los viernes el panel de control que tenemos, vemos qué se ha generado, cambios, etc. Nuestras métricas clave son facturación en bruto y satisfacción del viajero. Esto lo revisamos todos los viernes además de alguna cosa más. Hay que decir, que desde que usamos OKRs, no ocurre que en esas reuniones alguien hable de cosas que no son prioritarias, lo que nos permite ahorrar mucho tiempo.

¿Recomendarías su uso a otras startups? ¿por qué?

Sí, lo recomendaría totalmente. Dan mucha claridad y tranquilidad al equipo. Hace que todo el mundo sienta que es parte de la empresa y se le valora. Y eso hace que se motiven más y trabajen mejor. A nivel fundadores te da mucha paz mental porque ves como avanzan las cosas pero priorizando y de forma organizada.

Por ejemplo, íbamos a abrir el mercado de Marruecos y vimos con las OKRs que había cosas que había que anteponer como algunos procesos internos de la empresa. De hecho Marruecos irá más rápido si hacemos primero los procesos y luego ya nos centramos en el mercado. Algo fundamental es que no te sientes mal por dejar cosas para más adelante o de lado para priorizar otras.

Además vemos muy rápido si algo se desestabiliza y podemos reaccionar. A la bandeja de entrada nos llegan mil correos y tal vez te pierdes cosas. Sin embargo, con OKRs vemos si ocurre algo relacionado con los objetivos. Además para nosotros, los fundadores, a nivel cultural de empresa es muy importante que todos sean conscientes de que su trabajo cuenta. Eso te hace sentirte bien en la empresa.

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Entrevistas OKR | Javier Jiménez, fundador de Tot-em

Publicado el 04 julio, 2019

Tot-em es una de las startups que forman parte de la tercera edición de Residency, el programa de aceleración de Google for Startups que en España se imparte desde su Campus de Madrid.

Tot-em es una joyería creada a partir de las ondas de sonido. Tu voz, tu canción favorita, las olas del mar, el meow de tu gato. Una forma única de sentir cerca lo que te hace feliz. No hay dos iguales, creemos en las cosas especiales. Entra en www.tot-em.com, haz click en el botón rojo y graba un sonido. Con él podrás producir diferentes tipos de objetos que contienen ese sonido. Cada Tot-em tiene un código grabado en láser, que puedes usar para escuchar ese sonido a través de la web.

Javier Jiménez Rueda es cofundador y CEO de Tot-em. Ingeniero de diseño industrial, su motivación es la generación de valor a través de negocio, el trabajo en equipo, e-commerce y marketing performance. Trabajó en Brasil como service designer, tras lo cual cofundó Tot-em, una startup que conecta personas de una forma muy especial. Crea joyería única y personalizada con la voz. En cuatro años han vendido ya 70.000 unidades en todo el mundo. Han sido seleccionados por Masschallenge (Boston) y Google for Startups (Madrid).

¿Conocías la metodología OKR antes de entrar en Google for Startups Residency?

No tenía ni idea. No había oído nunca hablar de ello.

¿Qué aporta el uso de OKR a una startup como la tuya?

Nosotros utilizamos Scrum y eso nos ayuda a organizarnos en periodos de dos semanas. El equipo solo tenía esas dos semanas de visión, lo que no les permitía tener una perspectiva a medio-largo plazo, por lo que se centraban en el momento. Ahora, con las OKR, como las implementamos para 2-3 meses, sí tienen esa visión a medio plazo. El equipo es mucho más autónomo y pueden discernir sobre lo que es importante y no. A ellos les damos la autonomía para que se pongan sus propias tareas y son responsables de llegar a sus objetivos. Nosotros revisamos bisemanalmente con ellos esas tareas y objetivos para ayudarles, pero el autogestionarse les hace tener un compromiso mayor.

¿Cómo fue el proceso de diseño e implementación de OKRs?

Bien. Al principio no lo entendía. Quisimos llevarlo demasiado a la práctica y cumplir al 100 % la definición de OKR, pero al final tienen que aplicarse a la empresa. No hace falta cumplir totalmente la metodología, hay que adaptarlo a la empresa para que funcione y sacar el mayor provecho. En el segundo ciclo es cuando se ven los resultados realmente, porque tienes datos del primero. El equipo de Google for Startups nos aconsejó hacer ciclos un poco más cortos, de 2 meses, lo que nos ha permitido poder iterar e ir adaptándonos. Esta última implementación ya la haremos de tres meses, en julio.

¿Qué es lo que más valor te aporta de usar OKR?

Creo que para los fundadores aporta claridad en el roadmap y poder comunicar lo que quieres y en lo que se va a transformar la empresa en los primeros meses. Para el equipo, también claridad. Es una herramienta de comunicación interna muy potente porque da ese valor a todas las partes y muestra adónde se dirige la empresa. También es muy bueno para apoyarte en la toma de decisiones. Te facilita  tener foco y discriminar tareas.

¿Qué desafíos te ha ayudado a resolver? ¿Puedes poner ejemplos concretos?

Queríamos aumentar la recurrencia de nuestros clientes mejorando algunos productos. Nos dimos cuenta de que en lugar de mejorar productos era mejor diseñar nuevos, aunque fueran parecidos a los existentes, y darles más variedad y opciones. Gracias a las OKR pudimos ver esto a tiempo y crear nuevas gamas de productos en lugar de invertir el tiempo en la mejora de los anteriores.

Otro ejemplo que ha sido muy clave es que nosotros mirábamos el revenue año sobre año. Con los OKR hemos probado a verlo mes a mes y ahora el equipo está mucho más motivado, porque ahora las cifras son más claras y te tienes que esforzar mes a mes. Cuando las cifras son anuales y tienes un mes malo, no te preocupas porque piensas que puedes compensarlo con los siguientes meses. Sin embargo, al ser ahora mensuales, todo el equipo se esfuerza por irse superando mes a mes.

¿Qué es necesario para implementarlas?

Mentalidad abierta de los fundadores. Al principio tienes que ir a ciegas y decir: «Vale, voy a probar esta metodología». Sobre todo si crees que hay falta de comunicación de los fundadores hacia el equipo, es una muy buena metodología y desde luego recomiendo intentarlo. También da mucha voz al equipo, a que den ideas que igual no se te habían ocurrido. En esos debates debes estar muy abierto a escucharles y a llevar sus ideas a cabo.

«Cuanto más grandes somos menos podemos estar los fundadores ahí para ayudar y esto les da la posibilidad de tomar mejores decisiones. Es una muy buena herramienta de cultura de empresa».

¿Recomendarías su uso a otras startups? ¿Por qué?

Sí. Por lo que ya he dicho. Hay fases en las startups y a medida que el equipo crece la comunicación se hace más difícil. Tener una herramienta horizontal a todo el equipo es muy bueno. Cuanta más comunicación, más autonomía y cuanta más autonomía, mejores decisiones van a tomar. Cuanto más grandes somos menos podemos estar los fundadores ahí para ayudar y esto les da la posibilidad de tomar mejores decisiones. Es una muy buena herramienta de cultura de empresa.

¿Cómo ha afectado el trabajo en remoto al uso de los OKRs?

Creo que es muy importante cuando planteas unos OKR, que se los enseñes al equipo y se genere ese top down y bottom up en el que el equipo haga propuestas. No solo que sean partícipes de ellos, sino que cuantas más mentes participan más ideas salen. En esta segunda fase de iteración lo hemos aplicado más que en la anterior y eso hace que no solo se sientan parte del equipo sino que además aporten. Es muy importante hacerlo en equipo.

Es clave porque así entienden por qué haces las cosas y qué se quiere conseguir. No es lo mismo que te lo digan a que te den argumentos sólidos. Al dar el porqué tienen un propósito y al tenerlo tanto ellos como tú, trabajamos más motivados.

Google for Startups Residency

Google for Startups Residency ofrece a las startups en fase de crecimiento los mejores productos, conexiones y buenas prácticas de Google. Cada startup recibe asesoramiento personalizado y espacio de trabajo en los Campus de Google for Startups en los que es elegida: Londres, Madrid, São Paulo, Seúl, Tel Aviv o Varsovia.

Al ser elegida una de las startups para el programa de Residency, Google for Startups pone al alcance de sus manos atención personalizada, formación y créditos de productos de Google para que las startups tengan las herramientas que necesitan para construir su negocio simple y rápidamente.

Además, se conecta a las startups con empleados de Google, con otras startups, y con la comunidad tecnológica, para ofrecerles la red que necesitan para crecer. Google for Startups tiene partners en más de 135 países, para apoyar a las startups con ambiciones globales.

Desde la definición de OKR hasta la contratación de equipo o la gestión del producto, se comparten las mejores prácticas de Google para apoyar el crecimiento estratégico, cuantificable y escalable del negocio de las startups seleccionadas.

El primer programa de Google for Startups Residency se lanzó en Campus São Paulo en 2016 y se ha expandido a Londres, Madrid, Seúl, Tel Aviv y Varsovia. Cada campus adapta el programa a las necesidades de su ecosistema emprendedor local. En Madrid ahora mismo se está trabajando con la tercera generación de startups de Residency.

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