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Futurizable OKR Edition #71 – Sincronizando OKR con otros sistemas

Publicado el 21 enero, 2022

Todos los caminos llevan a Roma

Cada vez nos encontramos más dudas al respecto de cómo se sincroniza o se compagina OKR con otros sistemas, metodologías o modelos de trabajo enfocados en la estrategia o gestión que son utilizados habitualmente en las empresas.

La primera de estas confrontaciones entre dos modelos la solemos encontrar en el momento en el que explicamos que OKR debe separarse del sistema de retribución variable o incentivos económicos que tenga establecido la empresa, que normalmente está vinculado también con la evaluación de desempeño y que al fin y al cabo afecta a todos los trabajadores desde el momento que puede determinar su continuidad en la empresa, una mejora en su salario o un impulso a su carrera profesional.

Sobre este tema de la retribución variable ya sabéis que no debe mezclarse con OKR porque puede desvirtuar el trabajo que se realice en pro de los objetivos que se hayan establecido a través de esta metodología. Lo que se busca es que la gente quiera lograr sus OKR porque entiende el valor que tiene para ellos lograr unos objetivos a nivel profesional, porque se sentirán más productivos, entenderán mejor cómo impacta su trabajo en la organización y estarán más motivados al respecto. Por lo tanto se busca que sean las motivaciones intrínsecas y no las extrínsecas las que marquen las prioridades de la persona a la hora de trabajar en sus objetivos. Y por otro lado se busca también evitar que la picaresca típica que puede surgir cuando alguien tiene unos objetivos económicos y le importa más el incentivo en sí mismo que el logro que eso supone para él y para la organización.

Lo que ocurre es que en una empresa además de los objetivos de retribución variable de las personas existen otros muchos tipos de objetivos que pueden encontrarse en algún momento en el camino con OKR y que hay que saber cómo se compaginan entre ellos. Aunque el principal mensaje aquí es que no debemos intentar hacer encaje de bolillos para que todo cuadre perfectamente y esté todo absolutamente sincronizado, porque supondrá dedicarle demasiado tiempo, encorsetar demasiado los OKR y seguramente no dará un buen resultado.

Veamos algunos de los sistemas de objetivos que nos podemos encontrar al mismo tiempo que intentamos implantar OKR:

  1. Objetivos Económicos: seguro que toda empresa cuando hace balance económico del año se plantea qué objetivos le gustaría lograr el año siguiente, por lo tanto estos objetivos van a estar siempre ahí, pero nunca deben convertirse en un OKR. Porque la facturación en sí misma no es más que el reflejo de un logro por parte de la empresa y esos logros son los que tenemos que intentar alcanzar a través de los OKR. Por lo tanto cuando diseñemos los OKR está bien saber qué es lo que la empresa quiere alcanzar a nivel económico pero los objetivos que debemos plantear son los que nos permitirán lograrlo y no el objetivo económico en sí mismo.
  2. Objetivos KPI: cuando trabajamos con métricas de rendimiento o excelencia en nuestro trabajo es habitual intentar mejorar esas métricas y nos ponemos objetivos al respecto del desempeño que queremos lograr al respecto. Algunas de estas métricas en momentos determinados pueden ser los resultados clave de alguno de los objetivos de tipo OKR, pero no todas y en todo momento deben serlo. Un KPI puede ser un resultado clave cuando se haya decidido priorizar determinado objetivo en forma de OKR y la métrica correspondiente se pueda usar para justificar la consecución de ese objetivo, pero el resto del tiempo, KPI y OKR no tienen por qué estar vinculados.
  3. Objetivos Estratégicos: cuando se desarrolla un cuadro de mando integral o un plan estratégico a 3 o 5 años, se ponen unos objetivos a largo plazo al respecto de dónde quiere llegar la organización pasado determinado periodo de tiempo. Esto permite visualizar de alguna forma cómo puede ser el futuro de la organización y aunque lo normal es que no se cumpla, tampoco pasa nada por hacer ese ejercicio de reflexión. En todo caso, esos objetivos estratégicos no tienen por qué ser ni enunciarse en modo OKR. Los OKR deben ayudar a lograrlos, pero no hay que intentar que la suma de los OKR de los tres próximos años sea el resultado esperado de los objetivos estratégicos, sería una locura intentar cuadrarlo y no funcionaría.
  4. Objetivo de Producto: los equipos que utilizan Scrum están acostumbrados a definir un objetivo para el producto que quieren desarrollar, que además debería estar relacionado con el valor que se quiere aportar al cliente con ese producto, por lo tanto esto se puede parecer bastante a OKR. Lo que ocurre es que los plazos con los que se trabaja son diferentes a los ciclos de OKR. Se puede intentar que coincidan relativamente, igual que se puede intentar que los objetivos de varios sprint den como resultado el objetivo de un trimestre de OKR, pero tampoco vale la pena obsesionarse con ello, es casi mejor que ambos sistemas circulen en paralelo, que dedicarle demasiado tiempo a que encajen perfectamente.

En conclusión, todos estos sistemas de objetivos pueden convivir perfectamente con OKR pero mi opinión es que deben ir en paralelo, no debemos intentar que circulen todos por la misma vía, porque entonces se producirán choques entre ellos y eso puede resultar perjudicial para la aplicación de cada uno de ellos por separado. Un ejemplo de lo complicado que puede resultar intentar la cuadratura del círculo a la hora de sincronizar todos los objetivos existentes en una organización es la matriz Ovar que propone un nivel de detalle en la coordinación de objetivos que seguramente acabará siendo contraproducente a la hora de lograr que la gente actúe de manera creativa e innovadora cuando se proponga lograr sus objetivos. En definitiva, todos esos modelos de trabajo que parecen intentar controlar lo incontrolable lo único que pueden hacer es perjudicar la motivación de la gente y seguro que se logra más con un sistema flexible como es OKR que con los modelos jerárquicos tradicionales.

Próximo curso de OKR Champion

La edición número 20 del curso de OKR Champion certificado por Sngular será los días 22, 23 y 24 de febrero.

Estamos muy contentos de haber logrado llegar a la edición número 20 de este curso de OKR con tan buenos resultados a nivel de participación y sobre todo de crítica.

Así que ya sabes, si estás pensando en aprender más sobre OKR o convertirte en el líder de la implantación de esta metodología en tu empresa, aquí tienes una gran oportunidad.

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Futurizable OKR Edition #62 – Qué no es OKR

Publicado el 29 octubre, 2021

Cuando la gente escucha hablar de OKR por primera vez, una de las primeras cosas que hace es encontrar similitudes o relaciones con otros sistemas de gestión en la empresa o de creación de objetivos. Esto de partida es un problema porque entonces la mente deja de mostrarse receptiva a aprender lo nuevo por estar enfocada en encontrar esas relaciones. En todo caso, como esto no lo podemos evitar porque es parte de la naturaleza humana, sí que puede ser interesante tener claro para qué no sirve OKR de cara a evitar errores a la hora de su aplicación.

  • OKR no es MBO, KPI, SMART, OGSM, EFQM: los que ya han trabajado con sistemas de Gestión por Objetivos tienden a buscar la forma de acomodar OKR a lo que ya conocen y hacer una especie de mezcla o adaptación. Esto supone un problema hasta que deja de pensarse en cómo compaginarlo y se empieza a ver OKR como un modelo completo que vale la pena aplicar tal cual ha sido diseñado sin intentar adaptarlo para que se adapte mejor a lo que ya conocemos de antes. En todo caso si queremos saber bien cuáles son las diferencias entre estos sistemas podemos leer los siguientes artículo.
  • OKR no es un Plan Estratégico: en nuestros cursos de OKR nos encontramos normalmente dos tipos de empresas, las que no tienen ningún plan, teniendo únicamente objetivos económicos, y las que tienen demasiados planes pero a largo plazo, demasiado abstractos como para que te permitan empezar a trabajar hoy mismo en ellos. Con los planes estratégicos ocurre esto mismo, están muy bien cuando pasan los años y podemos echar las vista atrás para ver si se ha cumplido todo con lo que soñábamos, pero no nos ayudan a ponernos en marcha con acciones concretas. Por eso OKR es una herramienta ideal para bajar a tierra un plan estratégico, porque viene muy bien esa inspiración de lo que nos gustaría lograr en el futuro, pero desde luego resulta fundamental tener también un plan de qué vamos a hacer y qué queremos conseguir en el corto plazo.
  • OKR no es un Plan de Negocio: del mismo modo que las grandes empresas suelen tener planes estratégicos, las pequeñas empresas suelen diseñar planes de negocio con el objetivo de definir cómo van a ganar dinero y cómo van a evolucionar hasta lograr ser sostenibles. Sin duda haber pensado aspectos relacionados con la satisfacción de los clientes, la relación y comunicación con estos, nuestra propuesta de valor, los recursos personales y materiales a utilizar, además de las fuentes de gastos e ingresos que vamos a tener, resultará de gran ayuda para posteriormente diseñar unos OKR que nos ayuden a cumplir con ese plan. Por lo tanto para una startup, que ha construido su plan de negocio, un buen segundo paso puede ser crear unos OKR que le ayuden a convertirlo en una realidad.
  • OKR no es un sistema de Evaluación de Desempeño: cuando una empresa empieza a preocuparse por el rendimiento de sus trabajadores y el valor que aportan a la organización, más allá de si cumplen o no con las tareas que se les han encomendado, surge la posibilidad de implantar un sistema de Evaluación de Desempeño. En este sistema se pueden considerar muchos aspectos, especialmente aquellos que transcienden de la realización de las tareas rutinarias por parte del trabajador, como puede ser la capacidad de aprender, de trabajar en equipo, de resolver problemas, de comunicarse, … pero esto no constituye en sí mismo un modelo de gestión si no se compagina con la definición de unos objetivos personales y un plan para alcanzarlos. Por eso en OKR se propone trabajar a través del modelo CFR como alternativa a la evaluación de desempeño, primando el acompañamiento que hacen los líderes de la organización con los trabajadores para que estos realmente se sientan involucrados con aquello que se ha decido conseguir entre todos.
  • OKR no es un sistema para controlar a los trabajadores: las empresas que funcionan según la teoría x, pueden cometer el error de intentar utilizar OKR para controlar más a sus trabajadores, pero esto no va a funcionar. Porque cuando intentas usar algo que está pensado en positivo para involucrar a la gente, para algo negativo como es intentar controlarlos, porque no confías en ello, lo normal es que sea un desastre. Así tenemos que ver OKR como la herramienta ideal para realizar un cambio en la organización, donde la gente se ponga a trabajar en aquello que la organización quiere lograr, porque se siente parte de ello y entiende el beneficio que le reporta a nivel personal.

Seguramente podríamos hablar de más cosas que no son como OKR, pero con estas es suficiente para entender la importante de aplicar OKR tal como es, con flexibilidad y sin intentar que funcione perfectamente a la primera, pero con la convicción de que vale la pena aplicarlo tal cual es, sin tratar de adaptarlo a lo que ya conocemos.

Próximos cursos de OKR Champion

A continuación compartimos las fechas de los próximos cursos de OKR Champion que vamos a organizar desde SNGULAR TeamLabs.

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Futurizable OKR Edition #42

Publicado el 09 abril, 2021

Resultados de la encuesta del uso de OKR en España y América Latina

Hoy publicamos los resultados de la encuesta sobre el uso de OKR hemos venido realizando durante varias semanas a la audiencia de Futurizable, lo cual nos sirve para conocer mejor cómo se está aplicando este sistema entre las organizaciones de España y América Latina.

Pensamos que se trata de unos resultados muy interesantes para entender el valor que aporta este modelo de gestión por objetivos a las empresas y los profesionales, lo cual nos ayuda a afianzar nuestro convencimiento de cara a seguir trabajando por divulgar OKR como venimos haciendo en los últimos años.

Compartimos a continuación algunas de las respuestas más valiosas recibidas para la pregunta ¿Puedes contarnos algún beneficio específico que hayas obtenido al utilizar OKR?

  • Poner el Foco en la meta del desarrollo del producto.
  • Visión general de todo el proyecto en un solo vistazo.
  • Ahora tengo más claridad sobre lo que quiero lograr.
  • El equipo se alinea a la perfección y los resultados se alcanzan en un menor plazo.
  • Averiguar que objetivos son más fáciles de conseguir y cuales nos cuestan más.
  • Alineamiento en la toma de decisiones diarias en el equipo.
  • Estamos consiguiendo objetivos que siempre quisimos realizar sin esfuerzo y de manera súper eficiente.
  • La mejora del rendimiento y que OKR es buena herramienta para la evaluación continua.
  • OKR nos ha ayudado a escalar las metodologías y los marcos de trabajo ágiles a nivel de negocio; y nos ofrece mayor transparencia.
  • Gracias a OKR he reducido el tiempo que debo dedicar al seguimiento del desempeño de las personas bajo mi responsabilidad.
  • Mayor transparencia, claridad y foco, donde las personas saben que se espera de ellas y que han de hacer para conseguirlos.
  • El mayor beneficio es trabajar por objetivos en sí mismo. Hasta ahora no había sido posible porque los métodos tradicionales son muy complicados y acaban por abandonarse o ni siquiera se toman en serio.
  • Priorizar lo realmente importante y descartar aquello que tiene menos valor para la empresa.
  • El uso combinado de OKR con KPIs, que sirven como termómetro, permiten a todo el departamento saber exactamente cómo vamos en todo momento.
  • En tiempos de incertidumbre, poder medir cuanto avanzas cuando parece que nada avanza, es pura fortaleza y motivación para darte fuerzas para seguir.

Esperamos que estas ideas te hayan resultado valiosas para seguir trabajando en la implantación de OKR en tu organización y te animamos a consultar los resultados completos de la encuesta aquí.

Participa en el próximo curso de OKR Champion

Los días 20, 21 y 22 de abril celebraremos la edición número 15 de nuestro curso de OKR Champion. Un curso online de 6 horas de duración en el que podrás aprender a diseñar tus primeros OKR y en el que aprenderás a realizar la función de dinamizador de la metodología en tu organización.

Compartimos a continuación algunos de los testimonios de nuestros alumnos, lo cual resulta muy satisfactorio para nosotros al ver que realmente se trata de una formación que aporta un valor a aquellos que quieren usar OKR para progresar en su trabajo y en sus empresas:

  • Santiago Chacón «Excelente curso de OKR Champion de Sngular».
  • David Díaz «Muchas gracias, no se puede contar y compartir más en menos tiempo, excelente».
  • Jesús Muñoz «Muy enriquecedor el curso».
  • Francisco Martínez «Muchas gracias a por el gran curso en OKR Champion».
  • Guillermo Montoya «Ayudando mucho a clarificar ideas y sacar mucho más partido de la herramienta, que es muy potente».
  • Leo Díaz «La formación me está sirviendo para darme cuenta de lo que estoy haciendo mal, ahora a iterar y a mejorar».
  • Jesús Reyna «gracias a la gente Sngular que te cuenta como nadie qué hacer y qué no hacer».
  • Marta Muñoz «Formación imprescindible si quieres empezar a aplicar OKR en tu empresa/organización».
  • Antonio Robles «Gracias a la Certificación OKR Champion Sngular por abrirme esta nueva ventana».
  • Carlos Velasco «Muy recomendable, no solo por los conocimientos aprendidos sino por el aire fresco que te llega al ver la importancia que tiene una buena cultura dentro de las organizaciones».
  • Fernando Manzano «Empujamos juntos la metodología OKR para la mejora del rendimiento y desarrollo de organizaciones y personas».
  • Juan Santos «Aprendí a utilizar los OKR y sobre todo a implementarlos a nivel de empresa, equipo e individuo. ¡Muchísimas gracias por compartir vuestro conocimiento».

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Futurizable OKR Edition #7

Publicado el 19 junio, 2020

Uno de los temas de debate más habituales en nuestros eventos y cursos sobre OKR es la diferencia entre esta metodología y los tradicionales KPI. Y parece lógico pensar que cuando una empresa o un profesional ha tomado la gran decisión de desarrollar una estrategia basada en los datos, se resista un poco a cambiar esa estrategia en la que además de medir es necesario priorizar. Porque esta es una de las diferencias entre ambos sistemas de gestión por objetivos, pero hay muchas más, que vamos a comentar a continuación.

Para ello nos vamos a inspirar inicialmente en un artículo de Chipp Norcross en el que explica que para él lo ideal es usar ambos sistemas de manera complementaria, aunque por otro lado expone una forma de diferenciarlo que resulta bastante ilustrativa:

«La forma más sencilla de pensar acerca de cómo los KPI y los OKR pueden trabajar juntos es utilizar la metáfora de algo con lo que todos podemos relacionarnos: nuestra salud. Desde una perspectiva de salud, los KPI serían los signos vitales que un médico toma cada vez que tiene una cita: presión arterial, pulso, temperatura, frecuencia respiratoria. Dependiendo de su edad u otras condiciones, otras medidas pueden ser la altura, el peso, los niveles de colesterol o lo que el médico determine que son los indicadores más importantes para medir su salud en ese momento. Los OKR, por otro lado, serían los planes de tratamiento que el médico diseñaría para mejorar los resultados de cualquiera de esos KPI que puedan ser motivo de preocupación. Digamos que después de revisar mis KPI de salud, el médico descubre que mi LDL («colesterol malo») es demasiado alto. Luego, estableceríamos un plan de tratamiento con un Objetivo y Resultados Clave, que son los pocos pasos más importantes que, si lo completo, deberían mejorar mi salud.»

Sin duda se trata de una buena analogía para explicar la diferencia entre los KPI y los OKR, considerando que cuando hablamos de KPI medimos un gran número de «constantes vitales de la empresa» y desarrollamos una estrategia que nos permitan ir mejorándolas poco a poco, pero cuando hablamos de OKR nos vamos a enfocar en el corto plazo en solo unos pocos de esos indicadores, de forma que al priorizar estamos maximizando las posibilidades de lograr una mejora significativa sobre aquello en lo que nos hemos propuesto actuar.

Pero el foco y el corto plazo no es la única diferencia existente entre los OKR y los KPI, también hay otras recomendaciones de la metodología OKR que mejoran significativamente el modelo propuesto por los KPI. Veamos las más importantes a continuación.

Propósito: en los OKR trabajamos sobre aquellos Objetivos que nos ayudan a lograr nuestro propósito, el por qué de nuestra organización. En los KPI no se establece la necesidad de contar con un propósito que ayude a definir la estrategia de negocio que se quiere desarrollar. Lo que esto provoca es que cuando trabajamos con KPI nos puede faltar la claridad y motivación que implica tener un propósito, saber realmente por qué haces las cosas y los beneficios que esto te puede proporcionar. Medir para mejorar es importante, pero muchas veces también necesitas esa visibilidad al respecto de para qué sirve tu trabajo y esto es algo que en los OKR está muy bien planteado.

Priorización: el problema cuando medimos muchos parámetros en el funcionamiento de una organización es la dificultad para priorizar, ya que puede producirse el fenómeno denominado «parálisis por análisis» que ocurre cuando tenemos tantos indicadores en los que fijarnos que no somos capaces de decidir cuáles son aquellos que realmente marcan la diferencia en nuestro negocio. Como todos conocemos el principio de Pareto, entendemos la importancia de enfocarnos en aquellas actividades que mayor impacto tienen en nuestra actividad o negocio, lo complicado es saber identificarlas. Aquí podríamos decir que nos encontramos en la típica situación donde los árboles no dejan ver el bosque, por lo que con este símil podríamos ver los KPI como el bosque y los OKR como los árboles en los que nos vamos enfocar en un momento determinado.

Bottom-up: aunque no esté completamente definido en el sistema KPI, lo normal es que cuando se trata de definir objetivos y las personas responsables de trabajar para conseguirlos, se realice de forma jerárquica en donde la dirección de la empresa toma una serie de decisiones y pide al resto de la organización que se organice para conseguirlo. Sin embargo en OKR se establece un nuevo modelo donde se fomenta que las personas puedan trabajar para conseguir unos objetivos aspiracionales, que no vienen impuestos por la estrategia de la empresa, pero que pueden resultar muy valiosos cuando se trata de que la organización progrese, no solo crezca, sino también mejore, gracias a los intereses particulares de las personas que la conforman, que al unirse en el marco de una estrategia común puede llevarnos a un resultado mayor que la suma de las partes que lo componen.

Transparencia: como sabéis la transparencia es uno de los requisitos fundamentales en el sistema OKR, de forma que todos los objetivos deben ser públicos, no solo los globales que quiere alcanzar la empresa, sino también los de los equipos y personas que la conforman. Al trabajar de esta forma lo que se logra es mejorar la visibilidad al respecto de las prioridades que existen en la organización y esto desemboca en que se produzca alineamiento, es decir, que cada persona entienda la importancia que tiene su trabajo dentro de la estrategia de la empresa y cómo a través de la consecución de sus objetivos puede lograr el éxito de la organización.

Alineamiento: como hemos comentado se trata de una de las consecuencias de la transparencia y es algo que va a ser más difícil lograr con otros sistemas de gestión por objetivos como es KPI, ya que de alguna manera se trabaja con compartimentos estancos que son los objetivos e indicadores definidos para cada una de las áreas de trabajo en la organización, pero no se establecen relaciones entre los objetivos de esas áreas y entre los objetivos de las personas con los objetivos de la empresa y de los equipos. Lo que ocurre en OKR, por ejemplo si usamos una herramienta como Gtmhub, que es la que usamos en Sngular , es que su propia dinámica de uso nos mueve a buscar esas sinergias entre nuestros objetivos y el resto de objetivos que se han propuesto, ya sea a nivel global como en las áreas con las que nosotros podemos estar relacionados.

Exigencia: cuando se habla de las diferencias entre OKR y KPI uno de los temas más mencionados es que en OKR se pide que seamos muy ambiciosos a la hora de definir los objetivos que queremos lograr, de forma incluso que si logramos la cifra que nos habíamos propuesto, pensemos que es un indicador de que no habíamos sido suficientemente ambiciosos en su definición. Es por esto que en OKR se dice que los Objetivos no deben lograrse al 100% sino que idealmente debemos quedarnos por debajo para tener siempre un margen de mejora que nos haga esforzarnos aún más en esa estrategia de progreso dentro de la organización. En KPI, sin embargo, se propone que los objetivos deben ser alcanzables, por lo tanto podemos decir que la manera de dar por logrados los objetivos en ambos sistemas es diferente y determina bastante el enfoque de trabajo para cada una de ellas.

CFR: una de las grandes aportaciones de OKR a la gestión por objetivos es cómo explica la importancia que tiene que los líderes de la organización se acerquen al resto de personas que la conforman para ayudarles a lograr sus objetivos. De esta forma no se limita a ayudarnos a definir los objetivos sino que nos proporciona herramientas muy valiosas que nos ayudarán a lograrnos. A través de las Conversaciones, el Feedback y el Reconocimiento, se establece un nuevo modelo de liderazgo en el que los líderes desarrollan una actividad más parecida a la de un entrenador o mentor, donde su actividad principal deja de estar basada en tomar decisiones y decir a la gente lo que tiene que hacer, para enfocarse en ayudar a la gente a decidir en qué debe enfocarse en su trabajo y motivarles para que lo consigan. Como os podéis imaginar este modelo no está definido en los KPI, ni el resto de sistemas de gestión por objetivos, por lo que es una de las razones principales para apostar por OKR.

Si quieres saber más sobre las diferencias entre OKR y el resto de sistemas de gestión por Objetivos, te recomendamos este artículo realizado por la herramienta de productividad Weekdone, que es de donde hemos sacado la imagen que acompaña este artículo.

 

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