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Los asistentes conversacionales al servicio de los empleados

Publicado el 20 December, 2021

Un chatbot se define como un canal conversacional de atención al usuario disponible 24/7. Aunque también es correcto decir, si lo miramos desde un prisma más técnico, que se trata de un programa o software que simula la interacción con un humano a través de texto o de audio. Es, además, un canal automatizado de mensajería instantánea.

Así lo definen Ana Cano, Gerardo Quirós y Luca De Filippis, especialistas en la creación de chatbots en el equipo de Data e Inteligencia Artificial de Sngular. Lo cierto es que todas las definiciones son plenamente válidas y encajan con lo que entendemos por chatbots. Esta facilidad con la que se automatizan las respuestas de la forma más humana posible a través de los medios que se usan a diario han hecho que los chatbots pasen de ser una moda a ser una herramienta robusta de comunicación para cada vez más empresas de cualquier sector. Y casi con cualquier objetivo.

Los chatbots responden a preguntas y responden a solicitudes de las personas, tanto de forma directa a través de la palabra como mediante acciones sencillas que pueden llevar a cabo conectándose con servicios. Como, por ejemplo, una consulta a Google Maps, a un servicio de información meteorológica o al CRM de una entidad bancaria que nos devuelva el saldo actual o los últimos movimientos de la tarjeta. Todo a través de la palabra o de forma visual, pero siempre solicitado gracias al uso del lenguaje natural que el sistema procesa, comprende y gestiona para devolver la respuesta adecuada a la intención inicial del usuario.

La evolución de los chatbots

Hasta ahora teníamos constancia de las bondades de los asistentes virtuales o conversacionales, conocidos habitualmente como chatbots, para automatizar respuestas a preguntas frecuentes hechas por clientes o usuarios de cualquier marca o empresa. Cuestiones tan variadas como la información sobre un producto o la propia compañía, las ofertas del momento, aquellas relacionadas con la gestión de la compra y plazos de entrega o incluso la atención de quejas.

Pero los chatbots se van especializando y amplían también su oferta de funcionalidades, así como su capacidad para entender y responder acertadamente a sus interlocutores los usuarios. También aumentan los canales y formatos de comunicación y, con todo ello, las necesidades de empresas y personas que se van cubriendo gracias a todos estos avances.

Hemos visto cómo los asistentes conversacionales pueden guiar al usuario a elegir una tarifa que se adapte a sus preferencias (como en el caso de Pepe de Naturgy), resolver dudas relacionadas con la banca (como ocurre en Oney) o incluso puede formar parte de la experiencia del usuario (es el ejemplo de Dinosaurus). Hay decenas de buenos ejemplos de asistentes bien adaptados al medio y a las necesidades de los usuarios y veremos en los próximos meses que esto es solo el principio.

Cambio de perspectiva: asistentes virtuales para empleados

En este contexto nacen herramientas que no solo asisten a los consumidores, sino que ayudan a las áreas internas de la empresa. Estamos presenciando el auge de asistentes conversacionales creados a medida para aliviar la carga de trabajo de los departamentos de Administración y de People o Recursos Humanos, pero también de comunicación e incluso dirección, respondiendo a las preguntas más habituales de los empleados y ayudándoles a completar tareas simples, del día a día.

Estos chatbots sirven para gestionar mejor el trabajo y para aliviar labores repetitivas y constantes de dichas áreas. Por ejemplo, si quince trabajadores al día preguntan a empleados del área de administración dudas sobre su nómina, pregunta que puede resolver el chatbot, el tiempo invertido en responder a cada uno de ellos supone ahora un ahorro de recursos que se aprovechan ejecutando otro tipo de tareas donde los humanos nunca podrán ser sustituidos ─al menos, de momento─: labores de estrategia, analítica, planificación y creativas.

Según el especialista en lingüística computacional y diseñador de conversaciones en Sngular Luca De Filippis “en el entorno laboral la comunicación es un elemento de vital importancia, tanto hacia fuera como hacia dentro, y un chatbot es un tipo de canal ya asentado que la hace más fluida e inclusiva. Un asistente virtual bien diseñado, al fin y al cabo, conoce las distintas necesidades y realidades de los equipos de trabajo, y permite que todas las personas puedan acceder a la información en cualquier momento. Aunque los empleados recibamos información por correo sobre las novedades de la empresa, no siempre le prestamos la debida atención. Además no existe una barrera de entrada para empezar a utilizar un chatbot, y cualquier persona que esté acostumbrada a comunicarse por mensajes de texto o de voz está perfectamente capacitada para utilizar un asistente virtual.

Objetivo: optimizar tiempo y recursos y reforzar la sensación de pertenencia

En tiempos donde el teletrabajo y la falta de contacto con los compañeros puede hacer mella a la larga, se ha hecho fundamental disponer de un factor que cohesionara la visión y los valores de las compañías. Las funciones de los asistentes virtuales no se traducen en meras respuestas, sino que a través de ellos podemos ejecutar campañas de comunicación interna y concienciar a los empleados, fomentando los valores de la marca y haciendo que se sientan integrados.

Para ello, los diseñadores de conversación evalúan cuáles pueden ser las mejores respuestas en cada caso y, trabajando estrechamente con las divisiones de comunicación y marketing, mapean los flujos de conversación adecuados para cumplir estos objetivos de integración.

Todo esto, sumado a decenas de temáticas a las que pueden responder, hacen de los chatbots una herramienta muy poderosa en empresas con cierta cantidad de empleados. Temas tan variopintos como cada empresa estime oportuno: calendario laboral, configuración de la red wifi o las VPN, vacantes abiertas, riesgos laborales, datos sobre proveedores, información sobre bajas, gastos, material de oficina, conciliación o el propio organigrama de la empresa.

La consagración de la IA en el sector del talento

Las tendencias ya advertían que 2020 sería el año de la consagración de la IA y la automatización en el sector, al menos en Estados Unidos. El estudio “The power to perform: Human capital 2020 and beyond” de PWC así lo anunciaba. La pandemia no ha hecho más que acelerar este proceso, sobre todo en todo lo que respecta a las comunicaciones. El aumento de los canales digitales ha iniciado también una revolución en la forma de hacer las cosas.

La gamificación y los chatbots son partes fundamentales de este proceso de transformación digital. Los onboardings conversacionales con asistentes virtuales que van guiando a la nueva incorporación o la capacidad para analizar los datos extraídos de las respuestas de los trabajadores, conociendo sus intereses y necesidades, son un claro ejemplo y ya están dando los primeros resultados. De hecho, la analítica también se antoja como espina dorsal de esta nueva época para los Recursos Humanos y los perfiles con competencia en people analytics están cada vez más demandados.

A todo esto hay que añadir que el enfoque administrativo que hasta hace pocos años tenían los RR.HH. ahora está más alineado con la estrategia de la organización, incidiendo cada vez más en las relaciones entre las personas. Relaciones que pasan por dejar de ser puramente transaccionales, labores que pueden acometer con total eficacia los asistentes conversacionales, recogiendo datos que tras una correcta interpretación pueden canalizarse en acciones concretas y favorables para el negocio.

Hopper, un caso de éxito en Mahou San Miguel

Javier Garrido, knowledge transformation leader en Mahou-San Miguel y responsable del proyecto de introducir un asistente virtual entre los empleados de la compañía, nos ha contado lo que ha supuesto la incorporación de Hopper como asistente conversacional que ayuda a numerosas tareas de las que hemos hablado.

¿Cómo definirías a Hopper?

Hopper es el asistente virtual de Mahou San-Miguel, cuyo objetivo es ayudar a los trabajadores a poder realizar de manera más óptima aquellas tareas del día a día como poder mirar huecos en agendas y generar reuniones, realizar consultas importantes o buscar un teléfono de un compañero. Ahora, en una segunda fase, Hopper va a dar servicio a necesidades concretas por departamento.

Para mí Hopper es un compañero más, que está al servicio de los demás para hacernos la vida más sencilla y que, además, se esfuerza cada día en realizar mejor su trabajo.

¿Cómo surgió la idea de incorporar un asistente conversacional a la compañía?

Hopper surgió dentro del Centro de Conocimiento de Inteligencia Artificial con un doble objetivo. Por un lado, acercar esta capacidad de Inteligencia Artificial a los trabajadores de la compañía a través de una tecnología aplicada al día a día como son los chatbots, y por otro lado, optimizar la operativa diaria de los trabajadores, reduciendo tiempos en tareas de poco valor, pudiendo focalizarse en lo importante del día a día.

¿Qué situaciones resuelven los empleados cada día gracias a Hopper?

Hopper está integrado en las herramientas conversacionales corporativas de la compañía, por lo que el acceso al mismo es inmediato. En esta fase vital en la que nos encontramos como empresa, la digitalización de los servicios es clave, y Hopper nos tiene que ayudar a dar pasos en este sentido.

Actualmente Hopper dispone de 13 funcionalidades públicas para todos los trabajadores de Mahou San-Miguel. Estas resuelven cuestiones como la generación de reuniones buscando y proponiendo huecos en las agendas de los asistentes, mostrar información detallada de un compañero, conocer si está de vacaciones o en la oficina o consultas importantes para el trabajador.

Además, estamos trabajando para que desde departamentos determinados se pueda solicitar información solo consumible por ellos, o se puedan realizar consultas externas a ese departamento de cuestiones dependientes de los mismos.

¿Cuáles son los comentarios de los empleados sobre Hopper?

Actualmente estamos finalizando la migración de Hopper a la nueva herramienta conversacional de la compañía, donde ganamos bastante en usabilidad. En este sentido, vamos a llevar a cabo una nueva campaña de información e impulso de uso del mismo a nivel de compañía, donde buscamos un engagement mayor por parte de los usuarios.

Los comentarios sobre Hopper han sido parte de la evolución del mismo, que nos han servido para ir incorporando nuevas funcionalidades así cómo mejorar las que ya había, cómo primer objetivo tenemos incrementar el uso del mismo.

¿Qué llama la atención de la plantilla al usar de Hopper?

Primero la personalidad de Hopper, planteada desde un enfoque alegre pero atento. Muy importante no solamente las funciones del mismo, sino la usabilidad, el utilizar, por ejemplo, tarjetas adaptativas o de tipo carrusel en vez de listado de texto libre reduce mucho los fallos de comprensión y facilita el uso del mismo.

¿Cuáles son los próximos pasos con Hopper?

Evolucionar a Hopper no solamente cómo activo global, sino como activo departamental y de negocio.

¿Crees que es una herramienta efectiva para cualquier empresa con un número considerable de trabajadores?

Sin duda, pero poniendo mucho foco en tener funcionalidades que realmente sean diferenciales en el día a día y con la mayor usabilidad posible.

Alfred, la democratización de los chatbots para empresas

Ante este nuevo paradigma, los profesionales del área de Inteligencia Artificial de Sngular, gracias a la experiencia que han adquirido en los últimos años con el desarrollo y la puesta en marcha de Alfred, su asistente conversacional interno, así como en trabajos como Hopper y otras tantas empresas de diferentes sectores, han creado el Chatbot As A Service (y lo han llamado con el acrónimo ChaaS!). Este sistema funciona como base para crear asistentes conversacionales para departamentos de Recursos Humanos y Administración para cualquier empresa.

El equipo de trabajo ha utilizado su experiencia anterior para crear una nutrida base de datos adaptable a cualquier empresa y poder así reducir tiempos y costes. En función de las necesidades de sus clientes customizan su personalidad: desde un cambio de avatar, hasta modificaciones en la forma de hablar (expresiones recurrentes y conversaciones informales, trato y cortesía hacia los trabajadores, su grado de cercanía o el uso del lenguaje en cualquier situación, incluido el idioma), de referirse a ciertos temas o de cuáles son los temas de los que habla.

El área de Data e Inteligencia Artificial de Sngular, desarrolladora de Alfred, dispone de más de 70 temas ya entrenados que están relacionados con los intereses de los empleados y de las áreas de Recursos Humanos, Administración o Dirección.

Luca De Filippis explica que hay factores que determinan su mayor o menor viabilidad: “una empresa con más de 50 empleados tiene unas necesidades organizativas y comunicativas que otra de 10, en principio, no creo que tenga. Influye también el número de sedes y el nivel de deslocalización de los equipos, ya que cuanta más variedad de situaciones, más relevancia adquieren las tareas de gestión y comunicación, que redundan en más tiempo invertido para informar a todo el mundo.

¿Qué hace Alfred por el empleado?

En el día a día, el empleado podrá conversar por escrito con Alfred a través de múltiples canales (Slack, Google Chat, Microsoft Teams…) como lo haría con cualquier otro compañero. En la actualidad, y según un estudio de Statista, Financial Statements of Key Players, National statistical offices, el entorno de colaboración de Microsoft es el más usado del mundo (24%), seguido del de Google (9%), de Cisco (7%) y Slack (6%).

En cualquiera de los canales, al iniciar la conversación, Alfred responderá a partir de una base de datos de contenidos que previamente se habrá elaborado a conciencia, manteniendo la idiosincrasia y la identidad de la marca y otorgándole el tono adecuado para el tipo de empresa que lo use, según lo comentado anteriormente. Será tan personalizado o aséptico como la propia empresa elija.

Así, además de contestar a los saludos, agradecimientos y toda esa conversación informal que se suele tener con cualquier persona, Alfred dará una respuesta natural para cada uno de los temas contemplados, que serán tantos como cada empresa quiera. Alfred es escalable y multiidioma, y gracias a esto ofrece a las empresas un abanico diverso y con gran proyección futura.

Alfred responde a las preguntas más habituales de los empleados y les ayuda a completar tareas simple:

  • Ayuda en trámites diarios: facilita trámites administrativos como solicitudes de vacaciones, bajas laborales, permisos, etc.
  • Envía comunicados a todos los empleados: envío de comunicados oficiales o cadenas de difusión.
  • Encuestas a los empleados: hace encuestas a los empleados y extrae resultados para sacar conclusiones que apoyen al negocio.
  • Facilita el onboarding: da la bienvenida a las nuevas incorporaciones y proporciona toda la información necesaria para su aterrizaje.
  • Avisos y recordatorios: crea avisos y recordatorios personales para los trabajadores, programados con las preferencias de estos.

Las respuestas, además, contemplan posibilidades como la conexión a servicios. Por ejemplo, si un directivo quiere enviar un comunicado al resto de los empleados, podrá hacerlo a través de Alfred. Si el área de Recursos Humanos quiere evaluar el estado de ánimo de los trabajadores, tendrá la posibilidad de hacer encuestas proactivas y recoger opiniones.

Alfred: ¿Qué tal ha ido tu semana?
Botones: Muy bien | Bien | Regular | Mal | Muy mal

Podrá crear avisos y recordatorios personales e integrarse con herramientas como Google Calendar, enviar aplausos o kudos a los compañeros o enlazar con cualquier recurso de la compañía.

Luca De Filippis afirma: No tengo ninguna duda sobre la utilidad de Alfred, sobre todo hoy en día. Con una implantación del teletrabajo que roza el 100 % y unas normativas muy cambiantes, tener un canal de comunicación flexible y siempre disponible es una necesidad. Con estas afirmaciones, ¿a quién no le gustaría tener un compañero como Alfred, siempre disponible?

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La empresa del futuro estará centrada en el Talento

Publicado el 23 February, 2018

La Compañía Neerlandesa de las Indias Orientales es considera como la primera empresa de la historia, entre otras cosas por ser la primera en publicar sus beneficios. Desde entonces han pasado más de 400 años y se han creado miles de empresas, desarrollando todo tipo de negocios y con formas de organización muy dispares. En el libro Reinventar las Organizaciones, se realiza un repaso al funcionamiento de los distintos tipos de organizaciones empresariales que se han desarrollado a lo largo de la historia, hasta llegar al modelo denominado como Organizaciones Teal, que se propone como el más evolucionado y el recomendado para aquellas empresas que quieran adaptarse a los cambios sociales y económicos que vivos. Sigue leyendo -> La empresa del futuro estará centrada en el Talento

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