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Futurizable OKR Edition #26

Publicado el 27 noviembre, 2020

Cómo diseñar los OKR en remoto

Tras la publicación sobre cómo el sistema OKR podía ayudarnos a mejorar en nuestra compañía en tiempos de trabajo en remoto, nos gustaría compartir con vosotros una serie de ideas y consejos que os pueden resultar de utilidad cuando tengáis que hacer el proceso de diseño de los OKR en remoto, especialmente en lo relativo a la colaboración entre los miembros de los equipos que vayan a realizar ese trabajo de diseño.

En nuestros cursos de OKR Champion llevamos un tiempo utilizando una plantilla que hemos creado en miro.com para facilitar el proceso de trabajo en equipo, ya que se trata de una herramienta pensada para el diseño colaborativo, replicando algunos de los recursos que solemos utilizar cuando realizamos dinámicas de Design Thinking. De esta forma a través de esta herramienta todos los miembros de un equipo pueden realizar sus aportaciones para el diseño de los OKR, lo cual supone un gran beneficio de cara al alineamiento de las personas del equipo con los objetivos que se quieren alcanzar, al haber formado parte del proceso, sin duda la gente se sentirá mucho más motivada para trabajar en lograr los objetivos que se hayan propuesto en común.

Compartimos a continuación cómo realizar una dinámica de diseño de los OKR en equipo y de manera remota:

  1. Deberíamos partir por realizar una breve exposición al respecto del Propósito que queremos alcanzar a través de los OKR. Aquí podemos referirnos al propósito o misión global de la compañía, pero también para un equipo concreto se puede trabajar con un propósito en relación con el por qué hacemos nuestro trabajo. Para esta presentación podemos usar una herramienta de videoconferencia como puede ser Meet o Zoom, que posteriormente nos resultará de utilidad a la hora de coordinar el trabajo posterior con la herramienta Miro. En este punto sería conveniente que tras la exposición por parte del líder del equipo o empresa, se pueda tener un breve debate en el que los miembros del equipo puedan transmitir su punto de vista al respecto. En el caso de que el propósito de la organización o equipo no está definido, este puede ser un buen momento para empezar a hablar sobre ello.
  2. El siguiente paso es comenzar a trabajar con la herramienta Miro para realizar el diseño colaborativo de los OKR. Para ello se ha realizado inicialmente el trabajo de preparación del tablero sobre el que vamos a trabajar. Nosotros tenemos una parte dedicada a las instrucciones del ejercicio, un ejemplo que puede servir para explicar algunas de las características que queremos tengan los OKR (por ejemplo: los objetivos no llevan número y los resultados clave deben poder medir el progreso que hemos realizado hacia la consecución del objetivo)
  3. Las instrucciones que nosotros compartimos cuando realizamos este ejercicio son:
    • Objetivos: cada participante piensa en 2 Objetivos que le gustaría alcanzar como grupo y los escribe en un post-it (10’) Una vez que están todos los objetivos definidos, hacemos una puesta en común y debate y votamos con un gomet los tres objetivos que nos parezcan más interesantes (5′): Al finalizar hacemos recuento y seleccionamos los tres objetivos más votados.
    • Resultados clave: cada participante piensa en 2 Resultados Clave para el objetivo más votado en la dinámica anterior (10’) Una vez que están todos los resultados clave definidos, hacemos una puesta en común, lo debatimos y votamos con un gomet los tres resultados clave que nos parezcan más interesantes (5′). Al finalizar hacemos recuento y seleccionamos los tres resultados clave más votados.
  4. Es importante que al comenzar el ejercicio los participantes tengan claras las condiciones específicas en las que se va a realizar el trabajo con los OKR, por ejemplo en cuanto a plazos de tiempo, número de objetivos a plantear, prioridades establecidas por la compañía a través de los OKR corporativos, equipos con los que es necesario alinear los objetivos, si además de tener OKR de equipo vamos a tener la posibilidad de trabajar con OKR personales, … Y una vez que todos estos aspectos están claros es el momento de comenzar a realizar la dinámica.
  5. Para realizar el diseño de los OKR de equipo es importante que todas las personas que lo conforman tengan la oportunidad de hacer sus propuestas y para ello nos vamos a ayudar de los post-it, pidiendo a todos los participantes que aporten una serie de ideas, tanto de Objetivos como de Resultados Clave. Para ello dejaremos unos minutos para que todos puedan proponer los Objetivos que consideran debería conseguir el equipo y una vez planteados se pasará a la fase de votación, para lo cual podemos usar los gomet adjudicando a cada participante un número de votos a través de los cuales decir lo que le parecen los objetivos aportados por los compañeros. En este punto si lo vemos necesario podemos hacer primero una revisión de todas las ideas propuestas, de cara a realizar una agrupación de aquellos objetivos en los que haya coincidencia y de esta forma a la hora de votarlos será más sencillo tomar una decisión.
  6. Dependiendo del tiempo con el que contemos para la realización de esta dinámica podemos plantearnos realizar pequeños debates o exposiciones por parte de los participantes, de forma que por ejemplo puedan explicar por qué han propuesto determinado objetivo o si tienen dudas al respecto de la viabilidad o conveniencia de alguno de los objetivos propuestos.
  7. El siguiente paso de la dinámica será decidir los Objetivos sobre los que se va a trabajar por parte del equipo, lo cual ha surgido por las aportaciones y votaciones de todos los miembros, aunque no deberíamos dejarlo como algo definitivo, sino que recomendamos que siempre después de estas dinámicas podamos dejar algún tiempo de reflexión, antes de tomar la decisión final al respecto de cuáles van a ser los Objetivos del equipo. Y tras esto pasamos a la fase de los Resultados Clave donde cada participante debe aportar sus ideas de indicadores que pueden ayudar a saber con exactitud si hemos logrado un Objetivo o estamos en el buen camino para conseguirlo. Para ello resultará ideal contar con muchas propuestas ya que una de las grandes dificultades de OKR es encontrar buenos resultados clave que sirvan realmente para verificar la consecución de un Objetivo.
  8. Y tras recibir las propuestas de Resultados Clave pasaremos a una nueva fase de votación cuyo resultado será una propuesta de OKR sobre los que el equipo puede empezar a trabajar.
  9. De cara a facilitar el trabajo sobre la herramienta Miro, recomendamos contar con espacios diferenciados dentro del tablero, tanto para trabajar en los Objetivos como en los Resultados Clave, además de disponer de una plantilla sobre la que escribir los OKR obtenidos con esta dinámica y que de esta forma todos los participantes puedan tener claro el fruto del trabajo realizado.
  10. Tras la realización de esta dinámica recomendamos dejar uno o varios días para madurar las conclusiones a las que se han llegado y posteriormente tener una reunión en la que todo el equipo pueda comentar su visión al respecto de cara a tomar la decisión definitiva sobre los que serán los OKR del equipo para los próximos meses.

Estamos convencidos de que poner en práctica dinámicas como esta pueden resultar tremendamente valiosas para mejorar la motivación de las personas que conforman los equipos de la empresa, más ahora que mucha gente está teletrabajando o no tiene tantos puntos de contacto con los compañeros como antes, trabajar en los OKR pueden ser una buena excusa para alinear la gente con una estrategia que ayude a la empresa a progresar.

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Futurizable OKR Edition #24

Publicado el 13 noviembre, 2020

El trabajo en remoto y los OKR

Nunca habríamos imaginado que un virus haría más por la digitalización de la economía que todos los gurús de la transformación digital juntos. Pero la realidad es que las empresas trabajan a marchas forzadas para digitalizar muchos de los procesos que antes requerían presencialidad, tanto por parte de los trabajadores como en su relación con los clientes. A este respecto, resulta curioso ver lo bien que algunos negocios relacionados con la restauración se han adaptado para trasladar una parte de su actividad al modelo de «delivery», pero sin embargo, otros negocios que tendrían mucho más sencillo adoptar el teletrabajo, están teniendo más problemas para realizar esa transformación. Y es que al final la mentalidad hace mucho al respecto de afrontar los cambios necesarios para adaptarse a las nueva situación del mercado y es por esto que resulta más adecuado hablar de transformación digital que de digitalización, porque lo primero supone un cambio de mentalidad, un cambio en la cultura de la organización, cuando lo segundo es solo un cambio en cuanto a las herramientas o los canales a utilizar.

Del mismo modo que no es lo mismo digitalización que transformación digital, tampoco es lo mismo teletrabajo que trabajo remoto. Así podríamos decir que el equivalente de digitalización, sería el teletrabajo, es decir, intentar hacer las mismas cosas, de la misma forma, pero usando herramientas digitales, frente a la transformación digital donde se requiere una adaptación del modelo de negocio y la forma de trabajar, para obtener mejores resultados en el contexto actual. Y a este respecto del trabajo remoto es donde vemos que OKR puede aportar un gran valor, ayudando a que se produzca un cambio real a nivel de mentalidad y cultura de la organización.

Los CFR son tan prioritarios como los OKR para liderar la transparencia, la responsabilidad, el empoderamiento y el trabajo el equipo en todos los nivel de las organización. Como estímulos para la comunicación, los CFR ponen en marcha los OKR y después los lanzan hacia la estratosfera”. John Doerr

Veamos lo que quiere transmitirnos John Doerr a través de esta frase del libro Mide lo que importa.

  1. Los CFR son tan prioritarios como los OKR: si queremos sacarle verdadero provecho a este sistema de gestión por objetivos tenemos que aplicar CRF, no quedarnos solo en OKR. Considerando que realmente CFR forma parte de OKR porque es la parte de seguimiento y evaluación, pero además donde la organización acompaña a los trabajadores para que hagan lo necesario para conseguir sus objetivos. Por que al final alguien tendrá que hacer el trabajo, los objetivos no se van a conseguir solos, pero entre dejar a la gente a su aire y acompañarles, ayudarles, motivarles, … hay una gran diferencia. Cuando la gente está «sola» en sus casas, sin el contacto diario con los compañeros y los jefes en la sede de la empresa, la falta de contacto puede producir problemas de comunicación, motivación, confianza, productividad, … que pueden reducirse si se establece un buen modelo de acompañamiento, basado en las Conversaciones, el Feedback y el Reconocimiento que proponen los CFR en el marco de los OKR.
  2. Liderar la transparencia: si queremos evitar muchos de los problemas que se producen en las organizaciones tenemos que mejorar la comunicación, y la obligación de trabajar en remoto es una oportunidad buenísima para hacerlo. Porque muchas veces pensamos que por estar cerca de la gente se está realizando una buena labor de comunicación, pero puede estar ocurriendo todo lo contrario, pensamos que la gente está informada pero la realidad es que realmente no saben bien cuáles son las prioridades de la empresa o lo que realmente se quiere conseguir con la estrategia que se ha planteado. Aprovechemos entonces la transparencia que propone OKR para que todo el mundo conozca esa estrategia y esas prioridades de la organización. Y además logremos que todos compartan de la misma forma sus prioridades, consiguiendo ese resultado tan valioso para la empresa que es el alineamiento, que todo el mundo trabaje alineado con un mismo fin en mente, que no se produzcan solapamientos y mucho menos confrontaciones entre los objetivos de los equipos.
  3. Liderar la responsabilidad: no puede haber mejor forma de lograr el éxito en la implantación de un modelo de trabajo en remoto que conseguir que cada persona asuma su responsabilidad sobre aquello que le corresponda, que nadie espere que le digan lo que tiene que hacer, porque ahora no va a tener un jefe a su lado para dirigirlo. El modelo que propone OKR a través de los CFR cambia el sistema de liderazgo tradicional basado en la dirección por un modelo basado en el acompañamiento y la mentorización, pero para que este resulte efectivo también en el lado del trabajador, se debe producir un cambio, el de asumir su responsabilidad más allá de la obligación que viene determinada por contrato. Y aquí no estamos hablando de trabajar más ni de asumir más responsabilidad de la de para aquello que ha sido contratado, sino de ser más consciente de la importancia que tiene el trabajo a realizar y el impacto que esto tiene en el conjunto de la organización.
  4. Liderar el empoderamiento: como consecuencia óptima de la transparencia y la responsabilidad surgirá el empoderamiento, ya que la gente entenderá mucho mejor por qué resulta valiosa para la empresa, asumirá su responsabilidad de cara a aportar el mayor posible y consecuentemente la relación de la persona hacia la organización cambiará por completo. Este empoderamiento permitirá que el trabajador se sienta mucho más satisfecho con su trabajo, porque verá los beneficios que le reporta cumplir con sus objetivos y la organización se beneficiará gracias a las iniciativas de mejora que surgirán de los propios trabajadores, que tomarán mucho más protagonismo en la estrategia de la organización.
  5. Y el trabajo en equipo: porque como el trabajo en remoto nos aleja físicamente tenemos que hacer un esfuerzo por acercarnos emocionalmente, sentirnos más coordinados y alineados con la organización, y esto como mejor puede conseguirse es a través del trabajo en equipo. Por suerte se están produciendo avances enormes en lo que se refiere a las metodologías y herramientas que facilitan el trabajo en equipo, pero no podemos quedarnos en estos aspectos superficiales, tenemos que ir a los valores. Aprovechemos esta necesidad de trabajar en remoto para estrechar lazos en los equipos, instauremos un ritmo de reuniones y de comunicaciones que resulte verdaderamente eficaz. Hagamos un esfuerzo por ese especialmente eficaces a la hora de trabajar en equipo. Ahora tenemos una gran oportunidad para hacerlo, no la desaprovechemos.
  6. Como estímulos para la comunicación: ya lo hemos dicho antes, pero tenemos que insistir de nuevo porque realmente debemos ser conscientes de que muchos de los males que ocurren en nuestras organizaciones son debidos a problemas en la comunicación. Y no hablamos solo de cómo nos comunicamos sino sobre qué nos comunicamos. Porque hablar por hablar no aporta nada, al igual que trabajar por trabajar no nos hace ser productivos Si no somos capaces de determinar qué es lo importante en nuestra organización, ¿cómo vamos a lograr que nuestro trabajo resulte realmente valioso? del mismo modo si queremos que la comunicación funcione, tenemos que enfocarnos en los temas importantes, perder el miedo a hablar de los problemas, de lo que no funciona, de las diferencias de opiniones y utilizar la comunicación para llegar a acuerdos que nos permitan avanzar.

Todo esto lo podemos lograr ahora que estamos comenzando, cambiemos el teletrabajo por trabajo en remoto, cambiemos la digitalización por transformación digital y aprovechemos los OKR como palanca de cambio.

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El teletrabajo como parte de la estrategia de innovación en la empresa

Publicado el 31 marzo, 2018

¿Puede considerarse el teletrabajo o trabajo en remoto como una forma de innovación empresarial? lo cierto es que el propio concepto de teletrabajo no suena muy innovador, ya que por alguna razón lo asociamos con una imagen negativa de un trabajador en pijama con una actitud poco productiva. Sigue leyendo -> El teletrabajo como parte de la estrategia de innovación en la empresa

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