El teletrabajo como parte de la estrategia de innovación en la empresa - Futurizable | Sngular
Enlaces rápidos
  • Blockchain
  • Big Data
  • Educación
  • Robótica
  • Espacio

El teletrabajo como parte de la estrategia de innovación en la empresa

31 marzo, 2018

¿Puede considerarse el teletrabajo o trabajo en remoto como una forma de innovación empresarial? lo cierto es que el propio concepto de teletrabajo no suena muy innovador, ya que por alguna razón lo asociamos con una imagen negativa de un trabajador en pijama con una actitud poco productiva.

Pero ¿qué ocurre si consideramos el teletrabajo como una opción más a la hora de emprender iniciativas innovadoras dentro de la empresa? porque tendemos a pensar que la innovación se limita a mejorar los productos o servicios actuales de la empresa, o a crear nuevos productos o servicios que ofrecer al mercado. Pero ¿por qué no innovar en la forma de innovar? ¿por qué no considerar la innovación como el criterio principal a la hora de enfocar la estrategia de futuro de una empresa?

De esta forma entendemos que el trabajo en remoto puede convertirse en una herramienta más, que ayude a la empresa en sus objetivos, al igual que cualquier otra opción que permita que los trabajadores sean más productivos y felices en su vida y en su trabajo.

Estoy convencido de que desarrollar una cultura de trabajo en remoto es una inversión que nos estará reportando dividendos en las décadas venideras. Joel Gascoigne CEO de Buffer

Por lo que hemos estado viendo en las últimas semanas a través de la realización de una serie de entrevistas y el Think Tank sobre Talento Autónomo Descentralizado, la principal aportación del teletrabajo es permitir nuevos modelos de funcionamiento dentro de las empresas, conscientes de diferentes problemáticas que se han ido produciendo a lo largo de la historia con el modelo de trabajo surgido de la revolución industrial.

Si buscas resultados distintos no hagas siempre lo mismo. Albert Einstein

Entonces si las empresas actuales que quieren innovar se encuentran con una importante dificultad a la hora de atraer el talento, especialmente el talento que tiene las capacidades adecuadas para ayudar en esos procesos de innovación, una de las soluciones pasa por cambiar en la forma en la que se accede a ese talento o se interactúa con él.  Aquí encontramos el teletrabajo como una posible solución, por ejemplo, para el acceso a talento que se encuentra alejado de la sede de la empresa o también para poder colaborar con aquellas personas que prefieren modos de trabajo en los que haya una mayor libertad de actuación.

Si en Futurizable nos pasamos el día hablando de Robótica, Inteligencia Artificial, Big Data, Blockchain, Neurotecnología, … como las tecnologías que van a ayudar a construir cómo será el futuro tanto a nivel social como empresarial, pero por otro lado estamos viendo que existe una gran carencia de especialistas en estas materias ¿qué podemos hacer para unir la oferta y la demanda? ¿cómo unificamos los intereses de las empresas que buscan el talento que les ayude a innovar con los de aquellas personas que ya no quieren participar de modelos de trabajo de otro época?

En las entrevistas que hemos realizado recientemente a los emprendedores Daniel López, fundador de la startup de Cloud Computing Bitnami y a Javier Meizoso fundador de la startup de Blockchain Legalpin, ha quedado patente que en el caso de las startups la decisión pasa por ser desde el principio empresas deslocalizadas, donde todo el personal trabaja en remoto, ya que claramente el talento al que estas empresas quieren acceder es muy difícil que se encuentre precisamente en la ciudad donde nace la empresa o se encuentran sus fundadores. Del mismo modo que hemos visto que las grandes empresas empiezan a usar estrategias iniciadas en el mundo de las startups, como es el caso de la utilización de determinadas metodologías de innovación o novedosas técnicas de marketing, vamos a ver ahora como en lo que a la gestión del talento se refiere, también se recurre a modelos mucho más flexibles. Nuevos modelos de gestión del talento en los que es la empresa la que se adapta al trabajador y no a la inversa, como venía sucediendo hasta ahora.

A nivel internacional también es patente cómo las nuevas empresas que nacen como startups y se acaban convirtiendo en referentes a nivel mundial, por las innovaciones que llevan a cabo, están asimilando el trabajo en remoto como una forma natural de acceder al talento que necesitan, allá donde se encuentre, y de paso obtener otros beneficios asociados como el ahorro de costes en infraestructuras y en tiempos en desplazamientos.

A este respecto vale la pena conocer los casos de empresas como Buffer, de la cual recomendamos leer el artículo escrito por su fundador Joel Gascoigne sobre cómo escalar una empresa por medio del trabajo en remoto. También es muy representativo lo sucedido en la empresa Automattic de los creadores de WordPress, que el año pasado decidió cerrar su oficina de San Francisco debido a que la mayoría de su trabajadores prefería trabajar en remoto, ante una situación que su fundador Matt Mullenweg explicaba así: tenemos una oficina de 1.400 metros cuadrados, y solo acuden cinco trabajadores. Cada uno dispone de casi 300 metros cuadrados para él solo.

También la empresa Basecamp es referente a nivel mundial como promotora del modelo de trabajo en remoto, hasta el punto de que sus fundadores han escrito el libro Remote en el que se destacan las principales ventajas de aplicar esta nueva forma de trabajo en las empresas innovadoras.

O aprendes a confiar en las personas con las que trabajas o encuentra otras personas con las que trabajar. Jason Fried y David Heinemeier Hansson, fundadores de Basecamp.

A continuación vamos a conocer algunas de las ideas principales que transmite el libro Remote en relación con el teletrabajo:

  1. En las empresas tenemos que ser conscientes de que el principal problema de trabajar en una oficina son las distracciones, lo cual causa que la productividad de muchas personas no sea la óptima y por lo tanto debamos pensar en alternativas para solucionar este problema.
  2. También es importante ser conscientes del problema que supone para la mayoría de las personas los desplazamientos a la oficina, en lo que a pérdida de tiempo se refiere y otros aspectos como puede ser a nivel de costes, contaminación, riesgos, …
  3. Estamos en un momento en el que podemos aprovechar al máximo las posibilidades que nos ofrece la tecnología para configurar nuevas formas de trabajo que nos permitan ser más eficientes y lograr mejores condiciones de trabajo para las personas.
  4. Debemos liberarnos del modelo actual de horarios de trabajo de 9 de la mañana a 5 de la tarde, heredado de la época de la revolución industrial y que poco tiene ver que con el modelo actual que presenta la economía y la sociedad.
  5. En el medio está la virtud. Compaginar un modelo de teletrabajo con actividades presenciales puntuales parece ser la opción ideal para maximizar las posibilidades del trabajo en remoto y aprovechar también las ventajas que ofrece trabajar codo con codo con otras personas de nuestro equipo y empresa, por ejemplo en actividades relacionadas con la creatividad o la toma de decisiones relevantes.
  6. Si tenemos en cuenta que al subcontratar estamos aceptando una forma de teletrabajo, por ejemplo cuando trabajamos con abogados, agencias de marketing, empresas de contabilidad, y lo damos como algo correcto, el mismo criterio lo podemos aprovechar a la hora de afrontar el trabajo en remoto para otras de las actividades que se hacen en la empresa.
  7. La falta de confianza en que los trabajadores dediquen su tiempo a tareas productivas no se resuelve con el trabajo presencial sino contratando personas en las que se pueda confiar.
  8. Ante un modelo de trabajo en remoto debemos prestar especial atención a los aspectos relacionados con la ciberseguridad, ya que el control no se realiza en la propia empresa hay que establecer una serie de protocolos que cumplan los trabajadores a rajatabla.
  9. Establecer el trabajo en remoto es una buena oportunidad para eliminar trámites burocráticos en la empresa y procesos innecesarios heredados de modelos anticuados de gestión, que hacen que el trabajo de la gente sea más ineficiente.
  10. “La cultura de la empresa no es una mesa de futbolín, ni una batalla de paintball en el bosque. La cultura de la empresa son los valores y actos, explícitos o no, de la organización”
  11. Tenemos que ser cuidadosos para evitar el problema de que la gente apasionada acabe enganchada al trabajo, al no saber separar adecuadamente su actividad a lo largo del día dedicada al trabajo y la que corresponde a actividades personales.
  12. Para conseguir que todos los trabajadores se sientan motivados con la estrategia de la empresa hemos creado un hilo de debate semanal con el tema: ¿En qué has estado trabajando? donde todos participan con unas líneas sobre lo que han hecho durante la semana y lo que tienen intención de hacer la semana siguiente.

Y si tenemos en cuenta que esta forma de pensar a la hora de cómo organizar el trabajo en una empresa, proviene de los creadores de una de las herramientas que más ayudan a la hora de crear modelos de trabajo en los que los equipos participen de manera remota, vale la pena conocer cómo surge la idea y sus motivaciones al respecto:

Creamos Basecamp para evitar el problema de que los documentos y las instrucciones relacionadas con el trabajo de la empresa estuvieran fuera del alcance de las personas, lo cual vimos que se podía solucionar mediante la tecnología. Basecamp nos dio un lugar online, único y centralizado, donde poner todos los documentos, presentaciones, listas de tareas y calendarios relevantes que mantienen en marcha el flujo de trabajo. Hizo que fuera posible aumentar el equipo desde el grupo original de cuatro hasta treinta y seis. Conectamos Basecamp con GitHub, un depósito de códigos, para que todos nuestros códigos estuvieran disponibles para todos, en todo momento, incluyendo propuestas de cambio que se pueden discutir en diferido mientras los programadores comentan el tema.

También es interesante conocer su visión al respecto de otro de los grandes temas debate a la hora de gestionar el trabajo y las empresas, las reuniones y los jefes:

Las reuniones deberían ser algo estupendo: son oportunidades para que un grupo de personas se junte en torno a una mesa para comunicarse directamente. Tendría que ser algo bueno. Y lo es, pero sólo si se trata como si fuera un raro manjar. Cuando son la norma, el recurso fácil, la herramienta a la que se recurre para discutir, debatir y solucionar todos los problemas, se usan en exceso y acabamos insensibles a los resultados. Las reuniones deberían ser como la sal: algo que espolvoreamos con cuidado para realzar el sabor del plato, sin verterla temerariamente en cada bocado. Demasiada sal destruye el plato. Demasiadas reuniones pueden destruir la moral y la motivación. Además, son una distracción importantísima. Exigen que muchas personas dejen todo lo que estén haciendo para dedicarse a otra cosa. Si va a convocar una reunión, asegúrese de que apartar a siete personas de su trabajo durante una hora compensa las siete horas de productividad perdidas. ¿Con cuánta frecuencia podemos decir que una reunión dada valía la pena? Recuerde, las reuniones de una hora no existen. Si estamos en una sala con cinco personas durante una hora, es una reunión de cinco horas.

¿Y qué pasa con los jefes? Son buenos. Son esenciales. Pero la gestión, como las reuniones, debería usarse con moderación. Preguntar constantemente a alguien en qué está trabajando le impide hacer el trabajo que describe. Y como suelen ser los jefes los que convocan las reuniones, su mera presencia hace que las jornadas laborales sean menos productivas. Parte del problema es la creencia de que es necesario llenar todo el día con temas de gestión, con independencia de que sea realmente así. Es curioso que la suma de todas esas temidas reuniones para hacer balance, las interrupciones para hacer estimaciones y las sesiones de planificación equivalgan a una semana de trabajo de un jefe. Aunque, a veces, monitorizar los resultados es importante, raramente es una actividad que merezca cuarenta horas a la semana. Diez horas, quizá, pero pocos directivos a tiempo completo tienen el valor de limitar su presencia a ese tiempo.

Trabajar a distancia hace que sea más fácil detectar a los jefes que crean trabajo para mantenerse ocupados y mantener ocupados a los demás. El hacer que los empleados acudan a una sala de conferencias o pasar por sus mesas son interrupciones que no dejan huella, y pertenecen a la misma categoría de «¡Deja lo que estés haciendo ahora mismo y atiéndeme!» Pero cuando los jefes se ven obligados a dirigir a distancia usando el correo electrónico, Basecamp, IM y el chat, su intervención tiene un propósito mucho más definido y limitado, y podemos seguir ocupándonos del trabajo real.

Las reuniones y los jefes siguen teniendo un lugar en el mundo del teletrabajo, pero somos más conscientes de cuánto tiempo consumimos cuando todo lo que hacemos deja un rastro de documentos en línea. Es algo bueno. A todos nos iría bien con menos reuniones y jefes.

Si la experiencia de la empresa Basecamp en relación con el teletrabajo nos ha resultado inspiradora y nos planteamos empezar a utilizarlo en nuestra empresa, compartimos a continuación otras ideas que nos pueden resultar valiosas a la hora de pasar a la acción:

  • Comenzar una estrategia de trabajo en remoto es una situación ideal para ser conscientes de la importancia de los hábitos de productividad personal y trabajar concienzudamente en este aspecto para que el cambio resulte lo más provechoso posible, tanto a nivel del trabajador como de la empresa. A este respecto tenemos la suerte de contar con fantásticos libros como Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva cuya lectura seguro que nos ayuda muchísimo al respecto.
  • La rutina es el mejor amigo del teletrabajo. Porque el hecho de que no tengamos que ir a la sede de la empresa a trabajar no implica que no tengamos un orden a nivel de horarios, espacios y actividades en el día a día de nuestra actividad profesional.
  • La importancia de las dinámicas de trabajo en equipo. Porque trabajar en remoto no tiene nada que ver con trabajar en solitario, el contrario, requiere de una mayor apuesta por la colaboración entre las distintas personas que forman parte de la organización para sacar el máximo provecho a esta nueva circunstancia.
  • Las metodologías ágiles pueden convertirse en el mejor aliado para aquellas organizaciones que decidan establecer modelos de trabajo en remoto. El mero hecho de aplicar una metodología ya nos está ayudando a organizarnos mejor, a fijar unos objetivos, a priorizar determinados aspectos y a otras muchas cosas que habitualmente no se tienen en cuenta en las empresas y que ocasionan muchos problemas en el largo plazo.
  • Es necesario establecer adecuadamente al comienzo de la actividad en remoto la forma de trabajo entre la empresa y el trabajador, con el objetivo de evitar al máximo los malentendidos y obtener el mejor resultado posible ante esta decisión de modificar la forma habitual de trabajar. Para ello por ejemplo es necesario documentar adecuadamente todo el trabajo que se realiza y compartirlo con el resto del equipo de trabajo o establecer criterios para evitar la problemática entre las comunicaciones síncronas y las asíncronas.

Herramientas digitales que nos ayudan a la hora de teletrabajar

Y para darle una mayor utilidad a este artículo dedicado a reflexionar sobre la oportunidad que supone establecer el modelo de trabajo en remoto en las empresas, vamos a conocer algunas herramientas que nos pueden ayudar a realizar esta labor con mayores garantías:

Herramientas de comunicación interna de la empresa:

Herramientas para mejorar la productividad los trabajadores y los equipos:

En este tema de la productividad personal, aprovechamos para recomendar la lectura del blog Think Wasabi que está repleto de ideas y consejos de gran utilidad para las personas que trabajan de manera deslocalizada.

Herramientas para compartir documentos y trabajar de manera colaborativa:

Herramientas para compartir pantalla y realizar videollamadas:

Herramientas de gestión empresarial:

En este artículo puedes conocer la experiencia de una empresa que utiliza muchas de estas aplicaciones para trabajar de manera deslocalizada.

Una startups española que apuesta por innovar a la hora de trabajar

Zapiens se define como una plataforma en la que alojar la inteligencia colectiva de una empresa. Se trata de una aplicación en la que se puede registrar el conocimiento que adquieren los empleados en su día a día y que no puede traducirse en números, por lo que desaparece cuando estos se jubilan o dejan la empresa. Además la tecnología que han desarrollado detecta carencias en la formación de los trabajadores y ayuda a resolverlas con inteligencia artificial.

Como os podéis imaginar, contar con una herramienta como Zapiens resulta especialmente útil cuando queremos establecer en la empresa un modelo de teletrabajo, ya que ayudar a mejorar la incorporación de nuevos trabajadores y evitará muchas gestiones que son habituales en la empresa a la hora de consultar dudas, normativas y protocolos que toda empresa aplica a la hora de trabajar.

¡Comparte!

Etiquetas: , ,

1 Comentario


Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

  • Libro Futurizable

    Libro Futurizable

    Si eres un profesional dedicado a la innovación o estás interesado en la tecnología que está por llegar, hazte con un ejemplar de Futurizable. En este libro, Javier Martín presenta las principales tecnologías exponenciales que van a tener gran impacto en la sociedad en los próximos años.

    Comprar

  • Últimos Post