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Usando OKR

Publicado el 12 septiembre, 2019

Ha llegado la hora de empezar a usar OKR y sacarle el máximo provecho a este sistema que nos ayuda a definir mejor nuestros objetivos y nos ofrece una guía práctica sobre cómo conseguirlos. En Futurizable llevamos varios meses dando a conocer esta metodología porque estamos convencidos de que puede resultar muy valiosa para aquellas personas y empresas que quieren innovar. En este trabajo de divulgación que hemos venido desarrollando se encuentran una serie de artículos que pueden servir como introducción de cara a conocer qué es OKR y cómo aprender a utilizarlo. Además en el artículo de hoy vamos a compartir una serie de consejos que nos ayudarán a realizar esa implantación de los OKR en nuestros proyectos o empresas.

Menos objetivos, pero mejores

El libro que más me ha gustado entre los que he leído últimamente es Esencialismo de Greg Mckeown y quería recomendarlo ahora que volvemos al trabajo con energías renovadas tras las vacaciones.

Lo que suele ocurrir en esta época del año es que comenzamos a trabajar con mucha ilusión en los Objetivos que queremos conseguir, pero poco a poco vamos perdiendo energía y nos olvidamos de la ilusión con la que empezamos, por lo que dejamos de hacer aquellas cosas que nos ayudan a conseguir los Objetivos que nos habíamos propuesto.

El libro Esencialismo está lleno de buenas ideas para ayudarnos a conseguir nuestros Objetivos y como os podéis imaginar, la primera de ellas es ponernos pocos Objetivos, solo aquellos que son esenciales.

«Más de dos objetivos es ningún objetivo»

Otra de las ideas fundamentales que transmite el libro es que la mejor forma de lograr un Objetivo es estableciendo una serie de rutinas que te ayuden a conseguirlo. Por ejemplo si tu Objetivo es empezar a hacer deporte con el nuevo curso, deberías establecer un horario determinado para esas sesiones deportivas, anotarlas en la agenda y comprometerte a cumplirlo, al igual que haces con tus compromisos profesionales. Si además pones ese momento para hacer deporte al principio del día, te estarás asegurando de que la vorágine del día a día no te impida hacer lo que realmente importa, porque estás convencido de que la salud es muy importante para resultar productivo en tu trabajo y por lo tanto eres consciente de que hacer deporte no solo te va a ayudar en lo personal sino también en lo profesional.

En lo que se refiere a ponernos pocos Objetivos el libro Esencialismo coincide el libro de los OKR, Mide lo que importa de John Doerr, cuyo argumento principal a este respecto de la productividad es que debemos ponernos únicamente Objetivos que podamos verificar a través de la medición de los Resultados Clave, ya que aquello que no podemos medir no podremos saber si está mejorando y como consecuencia de ello iremos perdiendo ilusión al respecto.

Como sabéis el libro «Mide lo que importa» promueve la aplicación del sistema OKR para ayudar a las empresas y a las personas a lograr sus Objetivos. Para conseguirlo lo que hace es proponernos una serie de buenas prácticas al respecto de cómo diseñar esos Objetivos y lo que tenemos que hacer para lograrlos. De esta forma tenemos que ver OKR como una herramienta que nos ayuda a conseguir nuestros Objetivos, pero no como una nueva forma de gestionar nuestra empresa. Quiero decir que me parece un error que intentemos adecuar la estrategia de nuestra empresa a las directrices que nos marca OKR y creo que es por esto por lo que a mucha gente le cuesta ver la utilidad que le ofrece esta metodología.

Por lo tanto OKR nos propone una serie de buenas prácticas en cuanto a la forma de definir los Objetivos y lo que tenemos que hacer para lograrlos, pero no nos dice cómo tenemos que gestionar nuestra empresa o cómo tenemos que trabajar nosotros a nivel profesional. Intentar que todo lo que queramos hacer en nuestra empresa o en nuestro trabajo encaje con las ideas que propone OKR es un error, resulta mucho mejor si una vez que hemos entendido cómo funciona este sistema, elijamos unos pocos Objetivos en los que sí que podemos aplicarlo, que intentar aplicarlo en general.

De esta forma la relación entre el Esencialismo y OKR la encontramos en la recomendación de enfocarnos en unos pocos Objetivos, en aquellos que sean más tangibles y medibles, y establecer una rutina de trabajo que nos ayude a conseguirlos. Si lo hacemos así, entonces veremos cómo los resultados comienzan a llegar y esto nos animará a seguir trabajando para mejorar. Eso sí, teniendo en cuenta la relación de los OKR y el Esencialismo con el tema de la productividad, tenemos que ser conscientes de que el éxito se encuentra en la mejora continua (Kaizen), ya que no por el hecho de haber logrado un Objetivo quiere decir que nos podamos olvidar de seguir trabajando en aquello que nos ha permitido lograrlo.

«Nadie vuelve a encontrar sus progresos donde los había abandonado».

Por ejemplo, si nuestro Objetivo en la empresa ha sido mejorar la valoración que hacen nuestros clientes de la atención que les prestamos, cuando hayamos logrado el porcentaje de mejora que nos habíamos propuesto, no podemos dejar de hacer aquellas cosas que nos han ayudado a lograrlo, porque entonces poco a poco se irá deteriorando la situación, por la propia naturaleza de cómo funcionan las cosas, y volveremos al punto de partida.

Así que ya sabes, en este comienzo de curso vamos a ponernos unos pocos Objetivos, aquellos que nos ayuden de la mejor forma a conseguir nuestras metas y vamos a enfocarnos en ellos, ayudados por el Esencialismo y los OKR seguro que podremos conseguirlo.

A la gente le encanta ponerse objetivos pero le cuesta muchísimo lograrlos

A la gente le encanta ponerse objetivos, al menos en determinados momentos del año, como es ahora en el comienzo de curso. Pero muy poca gente es capaz de conseguir sus objetivos y es porque cuando se ponen esos objetivos no lo hacen de manera correcta. Por ejemplo cometemos un error cuando nos ponemos demasiados objetivos al mismo tiempo, cuando nos ponemos objetivos en el largo plazo o cuando nos ponemos objetivos en ámbitos en los que no contamos con la motivación necesaria que nos ayude a conseguirlos.

Recientemente una amiga me dijo que se había puesto como objetivo a nivel profesional mejorar su remuneración y yo le dije que no lo iba a conseguir poniéndose ese objetivo, que era un error ponerse un objetivo que no depende directamente de nosotros, sino que debemos ponernos objetivos que sí que estén bajo nuestro control y nos ayuden a lograr esa meta..

En este caso la manera correcta de hacerlo es detectar qué acciones pueden ayudarle a mejorar su remuneración, como por ejemplo acceder a algún tipo de incentivo económico relacionado con su rendimiento o realizar algún tipo de formación que le permita lograr un ascenso dentro de su empresa. Eso sí que son objetivos que están bajo su control y que sobre todo son muy concretos, lo cual es una de las características que nos sugiere el sistema de fijación, seguimiento y consecución de objetivos OKR.

OKR está pensado para que las empresas mejoren en sus negocios y está siendo utilizado por muchas empresas que han comprobado cómo les ayuda a mejorar porque les introduce en un proceso de mejora continua, en el que toda la organización se siente involucrada. Y es precisamente esa involucración de toda la organización la que se consigue cuando se permite que las personas se pongan sus propios objetivos de mejora, para que luego estos se puedan ir aglutinando en equipos de trabajo y posteriormente en toda la empresa.

Por el significado de las siglas OKR (Objetives and Key Results) xe nos invita no solo a fijarnos Objetivos sino también la manera de lograrlos a través de los Resultados Clave, que son aquellas acciones que vamos a llevar a cabo para lograr nuestros objetivos. Por ejemplo si nuestro objetivo como empresa es mejorar nuestra reputación entre nuestros clientes, lo primero que tendremos que hacer es conocer cuál es su percepción actual al respecto, por ejemplo por medio de la realización de una encuesta. Posteriormente tendremos que saber cómo los clientes piensan que podríamos mejorar el servicio que les prestamos, y para ello podemos hacer entrevistas o focus groups. Luego llegará el momento de introducir en nuestra actividad las mejoras que hayamos decidido como los resultados clave, que deben ser medibles para poder verificar que realmente se han conseguido. Por ejemplo podemos proponernos mejorar nuestra reputación en un punto sobre 10. Si ahora mismo la valoración de nuestros clientes es 6 sobre 10, podríamos ponernos el Resultado Clave en el corto plazo, en concreto en 3 meses, de llegar a una valoración de 7.

Además sistema OKR se ve reforzado por una serie de propuestas que está comprobado que ofrecen una ayuda importante de cara a conseguir nuestros objetivos, por ejemplo nos sugiere que nos pongamos objetivos muy ambiciosos, de manera que en el ejemplo anterior tendríamos que proponernos mejorar nuestra reputación en 3 o 4 puntos, de manera que ese nivel de exigencia nos ayudará a ir un poco más lejos de nuestra expectativa inicial y lograr 2 puntos o incluso 3 en lugar del punto inicialmente deseado. Por otro lado OKR nos dice que los objetivos deben ser públicos de forma que la transparencia nos ayudará a esforzarnos más a conseguir los objetivos tanto a nivel personal como de organización.

Otra de las ayudas que nos ofrece OKR para lograr nuestros objetivos a nivel empresarial son los denominados CFR, que son las siglas de Conversaciones, Feedback y Reconocimiento, lo cual se traduce en una serie de reuniones que van produciéndose entre los profesionales y sus responsables con el objetivo de mantener alta la motivación y recibir las ayudas necesarias para lograr sus objetivos.

Como te puedes imaginar, este sistema, que ya ha sido aplicada con éxito por empresas como Intel y Google, resulta de gran utilidad en los procesos de transformación digital de las empresas, ya que se enmarca dentro de los modelos de cambio de cultura que promueven las metodologías ágiles, en las que se busca una mayor colaboración de las personas dentro de las organizaciones a través del fomento de la autonomía y la transparencia.

Las dos grandes dificultades de OKR

Al igual que ocurre con otras metodologías ágiles como Scrum, llegar a aplicar OKR puede ser realmente difícil, aunque por definición es un sistema sencillo de entender, cuando se trata de ponerlo en práctica surgen algunas dificultades que nos pueden hacer bastante complicada su implantación.

En mi opinión la primera de estas dificultades la encontramos en el momento en el que tenemos que definir los Objetivos. Por un lado lo que ocurre es que muchas veces nos ponemos Objetivos que más bien son metas o aspiraciones, pero que no cumplen con los criterios de ser concretos y cuantificables. Cuando esto ocurre nos encontramos con la situación de que no logramos los Objetivos, no porque no nos hayamos esforzado en alcanzarlos, sino porque no estaban a nuestro alcance.

Lo que debemos hacer a este respecto es pensar en los Objetivos como aquello que nos ayuda a conseguir lo que nos gustaría lograr. Como dice John Doerr, los Objetivos son el camino, no la meta. Así que al igual que cuando queremos llegar a un lugar utilizamos un mapa y marcamos una serie de hitos en el camino, por el que queremos que discurra nuestra ruta, cuando diseñamos los OKR lo que realmente estamos haciendo es determinar qué acciones nos llevarán a lograr nuestros objetivos. Luego esto se materializa a través de una serie de Resultados Clave, que son la manera más concreta de comprobar que las acciones que estamos emprendiendo nos permiten lograr nuestros Objetivos.

La otra gran dificultad que podemos encontrar al aplicar OKR en nuestro trabajo y nuestra empresa es la constancia, ya que cuando realmente se le puede sacar provecho a este sistema es cuando lo introducimos de manera recurrente en nuestra forma de trabajar. De esta forma al igual que tenemos un horario de trabajo, un lugar de trabajo o una tecnología determinada con la que realizamos nuestra actividad, deberíamos pensar que OKR debe estar presente siempre que pensemos en planificar nuestra estrategia profesional y la de nuestra empresa.

Esto es así porque el valor de este sistema lo vamos a encontrar en el largo plazo. Considerando que cuando empezamos a aplicarlo estamos aprendiendo, que además debemos ir depurando el sistema poco a poco y que al ponernos objetivos en el corto plazo, el impacto de estos será pequeño, donde reside la fuerza de OKR es en el interés compuesto. La suma de muchos pequeños objetivos nos ayudará a lograr grandes metas. Pero tenemos que perseverar, tenemos que verlo como una carrera de larga distancia, no como un sprint. Porque cuando pensamos demasiado en el corto plazo, si no llegan rápido los resultados, entonces nos desanimamos y abandonamos nuestros planes, pero si sabemos que perseverar es parte del éxito, los resultados llegarán y habrá valido la pena el esfuerzo.

OKR y la búsqueda de la excelencia

Muchas filosofías y religiones tienen entre sus objetivos la búsqueda de la felicidad o cómo ayudar a las personas para que sean felices en su vida. El estoicismo, una filosofía que ahora se está poniendo de moda, aunque tiene más de 2.000 años de existencia, propone que la felicidad se alcanza a través de la búsqueda de la excelencia y de la serenidad. Para los estoicos ambos conceptos están muy relacionados, porque la búsqueda de la excelencia debería proporcionarnos serenidad y alcanzar la serenidad debería ayudarnos a lograr la excelencia.

Lo que ocurre con estos conceptos de excelencia y serenidad es que resultan muy abstractos para la mayoría de las personas, pero si pensamos un poco en ello nos daremos cuenta de que simplemente son herramientas que nos van a ayudar a lograr ese objetivo personal de la felicidad.

En el caso de la búsqueda de la excelencia me parece una buena forma de lograr nuestros objetivos, cualesquiera que sean a nivel personal, profesional y empresarial. Porque es la manera de lograr un objetivo sin poner el foco en el resultado sino en el proceso. Lo cual también es la forma que propone de hacer las cosas en el Kaizen o procesos de mejora contínua, porque según vas mejorando todo lo que haces, lo que estás haciendo es acercarte cada vez más a tu objetivo.

Pensemos por ejemplo en un profesional que quiere mejorar en su posición en la empresa, en el tipo de trabajo que realiza o en su remuneración. Esta persona puede ponerse un objetivo que consista en lograr aquello que le gustaría obtener o por otro lado puede ponerse el objetivo de buscar la excelencia que le permitirá a su vez lograr aquello que quiera conseguir. En el caso de ponerse como objetivo directamente aquello que quiere lograr, el problema está en que muchas veces no dependerá sólo de él, lo cual puede llevarle a la frustración, sin embargo si se centra en aquellas cosas que sí que controla, como su formación o sus habilidades, logrará el objetivo final a través de la búsqueda de la excelencia.

Crear un mejor producto, ofrecer una atención al cliente excelente, desarrollar un entorno de trabajo que promueva la felicidad o fomentar la innovación, son acciones relacionadas con la búsqueda de la excelencia que toda empresa puede realizar y que tendrán como consecuencia una mejora en los indicadores de la empresa relacionados con el negocio, los beneficios o la cuota de mercado.

Por lo tanto, cuando pensemos en OKR tenemos que enfocarnos en aquellas cosas que nos ayudan a lograr nuestros Objetivos, no en los Objetivos en sí mismos. Por ejemplo si nuestro Objetivo es tener más clientes, podemos hacer lo que hace todo el mundo, invertir más dinero en publicidad para ser más conocidos y que más clientes lleguen a nosotros. O podemos enfocarnos en mejorar nuestro producto, en mejorar la experiencia que tienen nuestros clientes actuales cuando se relacionan con nosotros, consiguiendo que se conviertan en prescriptores y entonces estos serán los que nos traerán a más clientes. En el primer caso, el de la publicidad, lo que estamos haciendo es «comprar clientes», que dejarán de serlo cuando dejemos de invertir en publicidad. En el segundo caso lo que hacemos es buscar la excelencia y esta nos recompensa con un beneficio mayor.

«Dos caminos se bifurcaban en un bosque y yo, Yo tomé el menos transitado, Y eso hizo toda la diferencia». Robert Frost

Todo esto de la búsqueda de la excelencia está íntimamente relacionado con el propósito, que es el punto de partida de cara a implantar OKR en una organización. Por qué hacemos las cosas, cuál es nuestra razón de ser, el motivo de nuestra existencia. Lo que ocurre es que la mayoría de la gente que quiere utilizar OKR no ha sido capaz aún de encontrar su propósito. Por eso resulta tan complicado bajar al siguiente nivel que es el de definir los Objetivos y los Resultados Clave. Entonces la búsqueda de la excelencia puede ser un propósito en sí mismo, porque todos sabemos qué cosas podemos mejorar en nuestro trabajo y en ellas es en las que deberíamos ponernos a trabajar cuanto antes.

10 razones para empezar a usar OKR

OKR es un concepto relativamente nuevo en el ámbito de la gestión empresarial pero que tiene una muy buena base para llegar a triunfar. Se trata de una evolución de otros sistemas de gestión de objetivos, como los KPI, SMART y la Administración por Objetivos, pero que en este caso tiene una serie de características que hacen que aumenten las posibilidades de que una empresa pueda llegar a aprovecharlos en su estrategia. Podríamos decir que es un sistema de gestión de objetivos que se ha ido creando, mejorando y evolucionando a lo largo de muchos años gracias al aprendizaje de muchos conceptos en los que se inspira y a la experiencia en su aplicación en grandes empresas.

Por mi parte tras llevar unos meses estudiando el sistema OKR y haber empezado a aplicarlo personalmente en mi trabajo, ha ido llegando a una serie de conclusiones que me gustaría compartir con vosotros a continuación al respecto de por qué pienso que todos deberíamos plantearnos empezar a usar OKR:

    1. En OKR se puede empezar en pequeño, una sola persona o un equipo, para luego ir avanzando hacia lo global, como puede ser el conjunto de una empresa o cualquier tipo de organización. En lo que se refiere a definición y consecución de objetivos esto es una novedad porque no dependes de que la empresa tenga claros cuáles son sus objetivos para que cualquier profesional pueda definir los suyos propios y poco a poco ir escalándolo hacia el resto de la organización. Este concepto de bottom-up resulta muy importante a nivel de motivación porque está claro que cuando una persona se propone algo por iniciativa propia la posibilidad de conseguirlo es mucho más alta que si le viene impuesto. En lo que se refiere a qué objetivos se pueden proponer y conseguir se puede empezar por aquellos que menos dependencias tengan del resto de la organización, como pueden ser aquellos relacionados con la productividad personal, el trabajo en equipo o el aprendizaje de nuevas técnicas que introducir en nuestro trabajo. Lo mejor de esto es que si vamos logrando esos objetivos el resto de la organización irá siendo consciente de ello y se irá transmitiendo el ejemplo porque al fin y al cabo la mayoría de la gente quiere mejorar, lo que pasa es que muchas veces no sabe cómo conseguirlo.“Hay demasiada gente que trabaja demasiado para conseguir muy poco”. Andrew Grove, CEO de Intel y padre de los OKR
    2. Cuando nos proponemos algo, ya sea a nivel personal o profesional, resulta fundamental medir el progreso del proceso hasta que llegamos a conseguir lo que nos hemos propuesto. Cuando medimos estamos generando conocimiento de cara a poder ir mejorando el trabajo que realizamos para conseguir nuestros objetivos. De esta forma en OKR se pone el foco en la definición de Objetivos que se tangibilizan a través de los Resultados Clave, que deben ser verificables de manera que se pueda decir inequívocamente si se ha logrado un objetivo o no, incluso si a través de la asignación de una cifra concreta para los Resultados Clave, podemos determinar el porcentaje de consecución de los objetivos que nos hemos propuesto. De esta forma al igual que las metodologías ágiles como Scrum se basan en el empirismo para lograr el conocimiento necesario para la toma de decisiones en OKR también esa capacidad resulta fundamental cuando se trata de conseguir nuestros objetivos como profesionales y como empresas.“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. William Thomson Kelvin
    3. El sistema OKR se inspira en algunas estrategias de productividad personal para asegurar su efectividad. Por ejemplo quizás uno de las mejores ideas que propone el sistema para ayudarnos a lograr nuestros objetivos, es partirlos en pequeñas partes, de forma que en lugar de proponernos objetivos a largo plazo, como suele hacerse cuando fijamos objetivos anuales, vamos a ponernos objetivos trimestrales. Con los objetivos trimestrales en lugar de anuales lo que estamos haciendo es ponernos un horizonte temporal más cercano que nos ayuda a mantener la motivación más alta, a no dormirnos en los laureles y comenzar a ver los resultados en un plazo de tiempo más corto. Porque cuando nos ponemos objetivos anuales al ser un plazo de tiempo tan largo, muchas personas podemos verlo demasiado lejano lo cual no ayuda de cara a querer ponerse a trabajar en ello de inmediato, por esa fatídica tendencia que tenemos las personas a posponer aquello que es importante pero no urgente.
    4. OKR nos ayuda a superarnos a nosotros mismos y a llevar a nuestra organización hasta límites insospechados, porque frente a otros modelos de definición de objetivos, donde estos se proponen en base a aquellas aspiraciones que se consideran alcanzables, en este sistema se propone ir un poco más allá. Lo que OKR propone es que los objetivos sean significativos y aspiracionales, hasta el punto de que nos demos por satisfechos si alcanzamos un porcentaje de consecución de un objetivo por debajo del 100%, porque de hecho se contempla que si llegamos al 100% de consecución, es que no habíamos sido suficientemente ambiciosos a la hora de definir esos objetivos. Probablemente es por esto que las dos empresas que más provecho le han sacado hasta el momento a OKR hayan sido por un lado Intel con esa gran capacidad de crecimiento en la producción de microprocesadores, representada por la ley de Moore, y por otro lado el caso de Google cuyo afán por el crecimiento exponencial está muy bien representado en esta frase de uno de sus fundadores: “En Google no nos contentamos con mejoras modestas. Una mejora del 1000% requiere reconsiderar los problemas, explorar lo que es técnicamente posible y divertirse durante el proceso” Larry Page
    5. El poder del 80% más que algo que venga definido por el propio sistema OKR es una consecuencia del punto anterior. Si te propones objetivos tan ambiciosos que no sea necesario llegar al 100% de su consecución, sino que esté bien con lograr por ejemplo un 80%, entonces lo que ocurre es que esa sensación de deber cumplido, de haberte esforzado mucho pero saber que siempre se puede llegar un poco más allá, puede resultar muy motivante y reconfortante. Quizás incluso tenga algo que ver con la regla de pareto, por coincidir en cuanto al porcentaje, pero para mi lo que está claro es que esa manera de ver cómo funciona el mundo puede ayudarte mucho a avanzar. Te pones el listón alto, lo das todo para conseguirlo, pero sabes que aunque no llegues a lo más alto, la mejora habrá sido importante y si haces esto de manera recurrente el resto de tu vida entonces sí que estarás logrando resultados increíbles. Pensemos por ejemplo cómo hace un deportista, que aunque se esfuerce mucho para lograr los mejores resultados, siempre sabe que no puede llegar al límite para no tener problemas de salud o lesiones, pero llegando siempre a ese 80% de esfuerzo sigue mejorando porque se vuelve acumulativo.
    6. El poder del interés compuesto está relacionado con el punto anterior en lo que se refiere a lograr de manera recurrente pequeñas mejoras, que cuando se van sumando se acaban convirtiendo en algo mucho más grande. Si lo comparamos por ejemplo a la inversión en bolsa, está comprobado como la mayoría de los inversores buscan obtener grandes rentabilidades en el corto plazo, por alguna razón nuestro cerebro funciona así, pero lo que suele ocurrir es que la mayoría de la gente que invierte en bolsa acaba perdiendo el dinero porque no tiene la paciencia necesaria para ver que cómo realmente se gana dinero en bolsa es en el largo plazo. Los estudios estadísticos que se han hecho a este respecto lo verifican y estoy convencido de que si eso lo aplicamos a muchos otros aspectos de la vida funciona de la misma forma. Por lo tanto, un sistema como OKR que nos invita a ponernos Objetivos cada tres meses y trabajar para conseguirlos a través de los Resultados Clave, aprovecha todo el potencial del interés compuesto para ayudarnos a mejorar de manera exponencial. “El interés compuesto es la fuerza más poderosa del Universo” Albert Einstein
    7. Otra de las grandes aportaciones del sistema OKR al mundo de la gestión de objetivos profesionales y en la empresa es introducir los denominados CFR que son los responsables de ayudarnos a contar con el apoyo necesario para afrontar las dificultades que se presentan cuando nos hemos puesto objetivos suficientemente ambiciosos. Las Conversaciones nos ayudarán a contar con el apoyo emocional y la aprobación de nuestro equipo y líderes en relación con lo que queremos lograr. El Feedback nos aportará los consejos necesarios para ir orientando mejor nuestro trabajo en la realización de esos objetivos. Y el reconocimiento será un extra de motivación necesaria para seguir en ese camino, ponernos nuevos objetivos y continuar en el proceso de mejora contínua que nos propone este sistema.
    8. El Foco es uno de los denominados Superpoderes en OKR y nos anima a concentrarnos y comprometernos con las prioridades. Esas prioridades que hemos definido precisamente en nuestros OKR y que representan aquello en lo que debemos realmente enfocarnos, porque lo hemos decidido tras un periodo de reflexión y por lo tanto no es fruto de la improvisación que suele existir en la estrategia de muchas empresas. Cuando alguien tiene claro lo que quiere hacer y por qué lo hace, puede concentrarse en ello como un rayo láser se concentra en el objetivo al que quiere impactar, frente al otro modelo que es más habitual en el que actuamos como un foco, que ilumina a muchas cosas pero realmente no llega a producir un cambio en ninguna de ellas. Un láser y un foco son ambos manifestaciones de la luz, pero esa capacidad que tiene el láser de concentrarse en un solo punto, es lo que lo hace tan potente. Del mismo modo nosotros cuando sabemos lo que tenemos que hacer y por qué lo hacemos podremos ver que amplificamos enormemente el impacto de nuestras acciones.
    9. Aunque como hemos visto antes en OKR no se requiere que sea la organización la que proponga el uso de este sistema sino que puede surgir de los propios trabajadores, lo cierto es que si se ve apoyado por el liderazgo de la organización y cultura de empresa moderna que fomente la colaboración y la transparencia, los resultados pueden ser impresionantes. Lo mejor es que este sistema llega a nosotros en un momento en el que muchas de las grandes empresas han empezado a ser conscientes de la necesidad de transformación, por lo tanto existe esa predisposición al cambio que promueven por ejemplo las Metodologías Ágiles como Scrum. A esto podemos sumar que OKR se convierte en una guía de trabajo para los líderes de la organización, que ahora no tienen que improvisar al respecto de cómo definir y hacer seguimiento de la organización, sino que cuentan con un modelo probado y adaptable a las necesidades de cada empresa.
    10. OKR es una buena excusa para buscar el propósito de la empresa, porque aquellos que llevan toda la vida haciendo tornillos o galletas puede que hayan llegado hasta aquí sin grandes sobresaltos en su camino, pero todo apunta a que en el futuro los cambios van a ser tan grandes que nadie puede dar por asegurado su continuidad en el mercado. Es el momento de que las empresas busquen su propósito o al menos que introduzcan modelos de trabajo que les ayuden a mejorar, con el objetivo de encontrar esa misión tan necesaria que les llevará a conocer mejor las necesidades de sus clientes y trabajar para resolverlas.

Tras estos consejos sobre cómo aplicar OKR y razones sobre la necesidad de utilizarlo en nuestro trabajo, ha llegado el momento de pasar a la acción. Aún así puede que tengas dudas sobre cómo empezar a aplicarlo, lo cual es bastante normal porque no es un sistema sencillo de empezar a aplicar, por eso te puede resultar de utilidad compartir la experiencia, aprendizajes y dificultades con otras personas, lo cual es el objetivo por el que hemos puesto en marcha el meetup OKR Day.

La primera edición del meetup OKR Day la dedicamos a descubrir esta metodología y algunas empresas que habían comenzado a utilizarlas. El vídeo del evento lo puedes ver aquí. Y la segunda edición la realizaremos el 25 de septiembre en Google for Startups Campus Madrid y estará dedicada a debatir sobre la diferencia entre los Resultados Clave y las Tareas, una de las principales dudas que nos surgen cuando nos ponemos a crear nuestros OKR.

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Empresas que ya usan OKR con éxito

Publicado el 06 junio, 2019

A medida que voy profundizando en el conocimiento de OKR como sistema que ayuda a las personas y a las empresas a mejorar en sus trabajos y en sus negocios, me voy dando cuenta de que se trata de una herramienta que tiene un gran potencial para cambiar las cosas, pero que también presenta una complejidad que implica que tengamos que hacer un esfuerzo importante para ponerla en marcha y desarrollarla.

Ponerse objetivos es realmente complicado, porque para muchas personas supone intentar predecir el futuro, partiendo de la base de querer mejorar y lograr unas metas, pero intentando adaptarse a sus capacidades reales para lograr esos objetivos. Por lo tanto, para muchos ponerse metas es un ejercicio de adivinación que en la mayoría de ocasiones acaban abandonando, porque realmente predecir el futuro es imposible.

Ante esta situación lo que tenemos que hacer es cambiar el planteamiento en lo que se refiere al tipo de objetivos que queremos lograr. Por eso es tan interesante el concepto que propone OKR, al no vincular el resultado de la consecución de estos objetivos con los incentivos económicos de las personas en la empresa, ni siquiera que este sistema esté relacionado con la continuidad del profesional en la organización. De esta forma al separar los OKR de los incentivos económicos se abre una ventana de oportunidad para que tanto las personas como las empresas se pongan objetivos muchos más relacionados con sus valores que con el negocio en sí mismo.

Mi consejo aquí es que para empezar a usar OKR, ya sea a nivel particular en nuestro trabajo, o en nuestro equipo, o incluso en toda la empresa, empecemos por aplicarlo a aspectos de mejora dentro de la organización que no estén directamente relacionados con el crecimiento del negocio, sino con otros aspectos secundarios que sin duda redundarán en una mejora del mismo, pero más a largo plazo.

Por ejemplo, si formamos parte de una empresa que quiere mejorar y hacer crecer su negocio, lo primero que podría proponerse es hacer crecer su facturación en un % determinado dentro de sus capacidades, las de su sector o de la situación económica. Pero también podría proponerse aumentar el número de clientes o el del negocio generado por el cliente.  Y cuando llegamos a pensar en el cliente podríamos proponernos lograr clientes más satisfechos. Para que esto ocurra, probablemente tendremos que conocerlos mejor, entender mejor sus necesidades e incluso hablar con ellos para saber cómo podemos mejorar nuestro producto o nuestra relación con él.

Así que lo que estoy proponiendo aquí es que, para poner en marcha OKR, en lugar de empezar por los Objetivos más genéricos y que tienen un mayor retorno en el corto plazo, empecemos por algunos muy específicos que nos ayudarán a mejorar en el largo plazo. Por ejemplo, en este tema de la relación con el cliente podemos proponernos algo tan sencillo como conocer mejor a nuestro cliente, que sería el Objetivo. Para conseguirlo, podemos desarrollar una serie de Resultados Clave, como el conocimiento de determinadas circunstancias o intereses de los clientes a través de la realización de encuestas, entrevistas y focus group, algo que muchas empresas hacen porque saben que les ayuda a mejorar, pero que seguro que otras muchas no se han planteado aún. Así, una vez que hemos conseguido el Objetivo de conocer mejor a nuestros clientes, podemos ponernos otro que sea introducir en nuestra propuesta de valor las mejoras necesarias para aumentar la satisfacción de nuestros clientes.

De esta forma, al plantearnos Objetivos que no ponen en riesgo ningún aspecto del funcionamiento actual de nuestro trabajo o de nuestro negocio, se reduce el estrés relacionado con la introducción de un sistema como este, lo cual nos ayudará a ir introduciendo OKR de manera progresiva. Sin duda, este es un modelo mucho más adecuado que intentar implantarlo desde un principio para gestionar todos nuestros objetivos y en toda la organización.

Ahora bien, una vez que llevamos un tiempo experimentando con OKR y poniendo a prueba nuestra capacidad para aplicar este sistema para la mejora de nuestro trabajo, cuando llegue el momento de aplicarlo a los objetivos generales de la empresa, nos vendrá muy bien conocer cómo lo están haciendo otras organizaciones que ya llevan un tiempo en el proceso y han comprobado su efectividad.

Intel como pionero en el uso de los OKR

Partimos de la base de que las dos empresas que más trayectoria tienen utilizando OKR son Intel, donde fue inventado, y Google, donde ha sido puesto a prueba hasta sus últimas consecuencias.

En el caso de Intel es donde se representa la oportunidad que supone OKR cuando se trata de ayudar a una empresa a conseguir una meta concreta o un objetivo que se hace necesario en su estrategia. En concreto, los inicios del sistema OKR se remontan al momento en el que la empresa necesitó desarrollar una estrategia de marketing y comercial que le permitiese competir con el que era su principal rival en el mercado, lo cual le colocaba en una situación en la que podía peligrar su liderazgo en el segmento de los microprocesadores. La llamada operación Crush supuso la excusa ideal para que Andrew Grove pusiese a prueba sus ideas para lograr la motivación en toda la empresa y el resultado conseguido avaló esas ideas gracias al éxito alcanzado.

Los OKR permitieron a Intel ejecutar su plan de batalla con claridad, precisión y a la velocidad de la luz. Toda la plantilla aceleró el ritmo para centrarse al unísono en un objetivo inmenso. La empresa introdujo el tejido conectivo crítico en los OKR de la empresa con la expresión «medible a través de», que se materializa por ejemplo en «alcanzaremos cierto Objetivo medible a través de siguientes Resultados Clave». Ese «medible a través de» hizo que la información implícita resultara explícita para todos. Los OKR para la operación Crush estaban basados en un esquema temporal y eran inequívocos, con todos los Qué y los Cómo situados en los puntos clave. Los OKR pusieron el turbo a una organización amplia y con muchas vertientes, para después propulsarla con una agilidad sorprendente.

A continuación puedes conocer cómo era uno de los sistemas OKR realizado en Intel:

Objetivo corporativo: establecer el 8086 como la gama de microprocesadores de 16 bits con mayor rendimiento, medido a través de:

Resultados Clave:

  1. Desarrollar y publicar cinco pruebas de rendimiento que evidencien la supremacía de rendimiento de la gama 8086 (Aplicaciones)
  2. Rediseñar el packaging de toda la gama de productos 8086 (Marketing)
  3. Empezar a producir la pieza de 8MHz (Ingeniería y Manufactura)
  4. Probar el coprocesador aritmético antes del 15 de junio (Ingeniería)

Objetivo departamento de ingeniería: entregar las piezas 500 8MHz a CGW para el 30 de mayo.

Resultados Clave:

  1. Desarrollar el diseño de arte final para fotoplot para el 5 de abril
  2. Entregar a fábrica las máscaras Rev 2.3 para el 9 de abril
  3. Prueba de cintas completada para el 15 de mayo
  4. La fabricación de la etiqueta roja debe comenzar antes del 1 de mayo

Tras este primer caso de éxito del sistema OKR para alinear los objetivos de una empresa y ayudar a impulsar su negocio, han sido muchas las organizaciones que han decidido seguir la estela de Intel. La más conocida de estas empresas es Google, que ha desarrollado incluso su propio modelo más adaptado a sus necesidades reales y su cultura particular de empresa, pero además hay otras muchas de las que se puede conocer cómo lo han aplicado a través del libro ‘Mide lo que importa’ de John Doerr, como son: Remind, Nuna, MyFitnessPal, Intuit, Youtube, Zume y Adobe.

El manual de los OKR de Google

En el caso de Google la aplicación de OKR va mucho más allá de su utilización en una circunstancia concreta, sino que este sistema se ha convertido en la forma en la que la empresa articula sus objetivos de crecimiento. En los anexos del libro ‘Mide lo que importa’ se ha publicado el manual de los OKR de Google, del cual compartimos algunos fragmentos a continuación:

En Google nos gusta pensar a lo grande. Utilizamos OKR porque nos ayuda a comunicar, medir y alcanzar nuestras elevadas metas. Nuestras acciones determinan el futuro de Google. En repetidas ocasiones hemos presenciado que un equipo compuesto por un porcentaje mínimo de la plantilla que actúa de manera coordinada hacia la consecución de un objetivo común puede cambiar por completo una industria avanzada en menos de dos años. De modo que es crucial que, como empleados y dirigentes de Google, tomemos decisiones conscientes, cuidadosas e informadas acerca de cómo distribuir nuestro tiempo y nuestra energía, tanto individualmente como en equipo. Los OKR son la manifestación de esas decisiones atentas y los medios a través de los cuales coordinamos las acciones de los individuos para alcanzar grandes logros colectivos. Usamos los OKR para planificar lo que la gente va a producir, realizar un seguimiento de sus progresos respecto al plan, y coordinar prioridades y metas entre las personas y lo equipos. También usamos OKR para ayudar a que la gente se centre en los objetivos más importantes y evitar que se distraiga con otros objetivos urgentes, pero menos importantes. Los OKR son grandes y no se alcanzan gradualmente; no esperamos lograrlos todos. Y si lo conseguimos, es que no estamos exigiéndonos lo suficiente. En Google clasificamos los OKR mediante una escalera de colores para calibrar nuestra eficacia: 0.0-0,3 rojo, 0,4-0,6 amarillo, 0,7-10 verde. Los OKR mal definidos o gestionados son una pérdida de tiempo, una muestra de gestión carente de sentido. Lo OKR bien definidos son, en cambio, una herramienta de gestión motivacional que ayuda a dejar claro a los equipos qué es lo importante, qué hay que optimizar y las concesiones que debemos hacer en nuestro trabajo. Redactar un buen OKR no es fácil, pero tampoco imposible.

Así utilizan en Buffer los OKR

A partir de que se empezó a conocer que en Google usaban este sistema para gestionar sus Objetivos, muchas otras empresas se han lanzado a aplicarlo y también a compartir tu experiencia al respecto. De esta forma por ejemplo en el blog de Trello encontramos un interesante artículo sobre cómo la empresa Buffer utiliza los OKR con los siguientes objetivos: aumentar la claridad, mejorar la concentración y fomentar la colaboración. Además, es muy recomendable leer el artículo ya que explica de qué forma se puede utilizar la aplicación Trello para monitorizar la consecución de los OKR.

En Buffer tenemos grandes planes para construir una herramienta de medios sociales que sea tan imprescindible para los marketers sociales como Google Analytics lo es para los dueños de sitios web. Es una meta enorme, abrumadora y audaz ¿no crees?¿Cómo empezamos a trabajar para empezar a movernos hacia algo como esto? También tenemos grandes planes de marketing para enviar proyectos mayores (cursos!), explorar nuevas opciones (Snapchat!), y no estar todo el día en Slack (monotarea!). Es difícil mantener el rumbo. ¿Cómo asignamos prioridades cuando todas las metas son igualmente emocionantes y al mismo tiempo tan grandes? ¿Esto te suena familiar? Imagínate cómo sería tener un método para lograr los objetivos que te planteas (sin importar el tamaño) sin desviarte del camino. Actualmente, nuestra solución es enfocarse en los OKRs, que es un método riguroso para plantear objetivos y monitorear su progreso, que ha tenido un gran impacto en nuestra concentración, emoción y resultados. Continua leyendo para saber exactamente como los OKRs trabajan para nosotros en Buffer, desde cómo los escogemos hasta cómo los monitoreamos.

10 razones para empezar a usar OKR

Por si tras conocer estos interesantes ejemplos aún te quedan dudas de la conveniencia de utilizar el sistema OKR en tu trabajo, tu equipo y tu empresa, me gustaría compartir por aquí una serie de ideas sobre por qué considero que todos nosotros deberíamos empezar a usar OKR:

  1. En OKR se puede empezar en pequeño, una sola persona o un equipo, para luego ir avanzando hacia lo global, como puede ser el conjunto de una empresa o cualquier tipo de organización. En lo que se refiere a definición y consecución de objetivos esto es una novedad, porque no dependes de que la empresa tenga claros cuáles son sus objetivos para que cualquier profesional pueda definir los suyos propios y poco a poco ir escalándolo hacia el resto de la organización. Este concepto de bottom-up resulta muy importante a nivel de motivación, porque está claro que cuando una persona se propone algo por iniciativa propia la posibilidad de conseguirlo es mucho más alta que si le viene impuesto. En lo que se refiere a qué objetivos se pueden proponer y conseguir se puede empezar por aquellos que menos dependencias tengan del resto de la organización, como pueden ser aquellos relacionados con la productividad personal, el trabajo en equipo o el aprendizaje de nuevas técnicas que introducir en nuestro trabajo. Lo mejor de esto es que si vamos logrando esos objetivos el resto de la organización irá siendo consciente de ello y se irá transmitiendo el ejemplo. Al fin y al cabo, la mayoría de la gente quiere mejorar, lo que pasa es que muchas veces no sabe cómo conseguirlo.
    «Hay demasiada gente que trabaja demasiado para conseguir muy poco». Andrew Grove, CEO de Intel y padre de los OKR
  2. Cuando nos proponemos algo, ya sea a nivel personal o profesional, resulta fundamental medir el progreso del proceso hasta que llegamos a conseguir lo que nos hemos propuesto. Cuando medimos estamos generando conocimiento para poder ir mejorando el trabajo que realizamos para conseguir nuestros objetivos. De esta forma, en OKR se pone el foco en la definición de Objetivos que se tangibilizan a través de los Resultados Clave, que deben ser verificables de manera que se pueda decir inequívocamente si se ha logrado un objetivo o no, incluso si a través de la asignación de una cifra concreta para los Resultados Clave podemos determinar el porcentaje de consecución de los objetivos que nos hemos propuesto. Así, al igual que las metodologías ágiles como Scrum se basan en el empirismo para lograr el conocimiento necesario para la toma de decisiones, en OKR también esa capacidad resulta fundamental cuando se trata de conseguir nuestros objetivos como profesionales y como empresas. «Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre». William Thomson Kelvin
  3. El sistema OKR se inspira en algunas estrategias de productividad personal para asegurar su efectividad. Por ejemplo, quizás una de las mejores ideas que propone el sistema para ayudarnos a lograr nuestros objetivos, es partirlos en pequeñas partes, de forma que en lugar de proponernos objetivos a largo plazo, como suele hacerse cuando fijamos objetivos anuales, vamos a ponernos objetivos trimestrales. Con los objetivos trimestrales en lugar de anuales lo que estamos haciendo es ponernos un horizonte temporal más cercano que nos ayuda a mantener la motivación más alta, a no dormirnos en los laureles y comenzar a ver los resultados en un plazo de tiempo más corto. Porque cuando nos ponemos objetivos anuales al ser un plazo de tiempo tan largo, muchas personas podemos verlo demasiado lejano, lo cual no ayuda de cara a querer ponerse a trabajar en ello de inmediato, por esa fatídica tendencia que tenemos las personas a posponer aquello que es importante pero no urgente.
  4. OKR nos ayuda a superarnos a nosotros mismos y a llevar a nuestra organización hasta límites insospechados, porque frente a otros modelos de definición de objetivos, donde estos se proponen en base a aquellas aspiraciones que se consideran alcanzables, en este sistema se propone ir un poco más allá. Lo que OKR plantea es que los objetivos sean significativos y aspiracionales, hasta el punto de que nos demos por satisfechos si alcanzamos un porcentaje de consecución de un objetivo por debajo del 100 %, porque de hecho se contempla que si llegamos al 100 % de consecución es que no habíamos sido suficientemente ambiciosos a la hora de definir esos objetivos. Probablemente es por esto que las dos empresas que más provecho le han sacado hasta el momento a OKR hayan sido por un lado Intel, con esa gran capacidad de crecimiento en la producción de microprocesadores representada por la ley de Moore, y por otro lado el caso de Google, cuyo afán por el crecimiento exponencial está muy bien representado por esta frase de uno de sus fundadores: «En Google no nos contentamos con mejoras modestas. Una mejora del 1000 % requiere reconsiderar los problemas, explorar lo que es técnicamente posible y divertirse durante el proceso», Larry Page.
  5. El poder del 80 % más que algo que venga definido por el propio sistema OKR es una consecuencia del punto anterior. Si te propones objetivos tan ambiciosos que no sea necesario llegar al 100 % de su consecución, sino que esté bien con lograr por ejemplo un 80 %, entonces lo que ocurre es que esa sensación de deber cumplido, de haberte esforzado mucho pero saber que siempre se puede llegar un poco más allá, puede resultar muy motivante y reconfortante. Quizás incluso tenga algo que ver con la regla de pareto por coincidir en cuanto al porcentaje, pero para mí lo que está claro es que esa manera de ver cómo funciona el mundo puede ayudarte mucho a avanzar. Te pones el listón alto, lo das todo para conseguirlo, pero sabes que aunque no llegues a lo más alto, la mejora habrá sido importante y si haces esto de manera recurrente el resto de tu vida entonces sí que estarás logrando resultados increíbles. Pensemos por ejemplo cómo hace un deportista, que aunque se esfuerce mucho para lograr los mejores resultados, siempre sabe que no puede llegar al límite para no tener problemas de salud o lesiones, pero llegando siempre a ese 80 % de esfuerzo sigue mejorando porque se va volviendo acumulativo.
  6. El poder del interés compuesto está relacionado con el punto anterior en lo que se refiere a lograr de manera recurrente pequeñas mejoras que cuando se van sumando se acaban convirtiendo en algo mucho más grande. Si lo comparamos por ejemplo a la inversión en bolsa, está comprobado cómo la mayoría de los inversores buscan obtener grandes rentabilidades en el largo plazo, por alguna razón nuestro cerebro funciona así, pero lo que suele ocurrir es que la mayoría de la gente que invierte en bolsa acaba perdiendo el dinero porque no tiene la paciencia necesaria para ver que cómo realmente se gana dinero en bolsa es en el largo plazo. Los estudios estadísticos que se han hecho a este respecto lo verifican y estoy convencido de que si eso lo aplicamos a muchos otros aspectos de la vida funciona de la misma forma. Por lo tanto, un sistema como OKR que nos invita a ponernos Objetivos cada tres meses y trabajar para conseguirlos a través de los Resultados Clave, aprovecha todo el potencial del interés compuesto para ayudarnos a mejorar de manera exponencial. «El interés compuesto es la fuerza más poderosa del Universo», Albert Einstein
  7. Otra de las grandes aportaciones del sistema OKR al mundo de la gestión de objetivos profesionales y en la empresa es introducir los denominados CFR, que son los responsables de ayudarnos a contar con el apoyo necesario para afrontar las dificultades que se presentan cuando nos hemos puesto objetivos suficientemente ambiciosos. Las Conversaciones nos ayudarán a contar con el apoyo emocional y la aprobación de nuestro equipo y líderes en relación con lo que queremos lograr. El Feedback nos aportará los consejos necesarios para ir orientando mejor nuestro trabajo en la realización de esos objetivos. Y el reconocimiento será un extra de motivación necesaria para seguir en ese camino, ponernos nuevos objetivos y continuar en el proceso de mejora contínua que nos propone este sistema.
  8. El Foco es uno de los denominados Superpoderes en OKR y nos anima a concentrarnos y comprometernos con las prioridades. Esas prioridades que hemos definido precisamente en nuestros OKR y que representan aquello en lo que debemos realmente enfocarnos, porque lo hemos decidido tras un periodo de reflexión y por lo tanto no es fruto de la improvisación que suele existir en la estrategia de muchas empresas. Cuando alguien tiene claro lo que quiere hacer y por qué lo hace, puede concentrarse en ello como un rayo láser se concentra en el objetivo al que quiere impactar, frente al otro modelo que es más habitual en el que actuamos como un foco, que ilumina a muchas cosas pero realmente no llega a producir un cambio en ninguna de ellas. Un láser y un foco son ambos manifestaciones de la luz, pero esa capacidad que tiene el láser de concentrarse en un solo punto, es lo que lo hace tan potente. Del mismo modo nosotros cuando sabemos lo que tenemos que hacer y por qué lo hacemos podremos ver que amplificamos enormemente el impacto de nuestras acciones.
  9. Aunque, como hemos visto antes en OKR, no se requiere que sea la organización la que proponga el uso de este sistema sino que puede surgir de los propios trabajadores, lo cierto es que si se ve apoyado por el liderazgo de la organización y cultura de empresa moderna que fomente la colaboración y la transparencia, los resultados pueden ser impresionantes. Lo mejor es que este sistema llega a nosotros en un momento en el que muchas de las grandes empresas han empezado a ser conscientes de la necesidad de transformación, por lo tanto existe esa predisposición al cambio que promueven por ejemplo las Metodologías Ágiles como Scrum. A esto podemos sumar que OKR se convierte en una guía de trabajo para los líderes de la organización, que ahora no tienen que improvisar a la hora de definir y hacer seguimiento de la organización, sino que cuentan con un modelo probado y adaptable a las necesidades de cada empresa.
  10. OKR es una buena excusa para buscar el propósito de la empresa, porque aquellos que llevan toda la vida haciendo tornillos o galletas puede que hayan llegado hasta aquí sin grandes sobresaltos en su camino, pero todo apunta a que en el futuro los cambios van a ser tan grandes que nadie puede dar por asegurado su continuidad en el mercado. Es el momento de que las empresas busquen su propósito o al menos que introduzcan modelos de trabajo que les ayuden a mejorar, con el objetivo de encontrar esa misión tan necesaria que les llevará a conocer mejor las necesidades de sus clientes y trabajar para resolverlas.

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Descubriendo OKR

Publicado el 09 mayo, 2019

Pocas veces te encuentras en la vida con ideas o conceptos que resuenan tan bien en tu interior como lo que me ha pasado a mi recientemente con OKR. Aviso de que este artículo tiene un enfoque bastante personal a nivel de opinión. En Futurizable habitualmente los artículos tienen un tono divulgativo, pero en este caso me gustaría transmitiros por qué a mí personalmente me parece que esto de los ‘Objetives & Key Results’ es algo que tiene el potencial de cambiar el mundo.

Desde que hace un año realizamos el Observatorio de Talento Autónomo Descentralizado he tenido la oportunidad de conocer y profundizar en muchos aspectos relacionados con la gestión de las empresas y especialmente con el talento dentro de las organizaciones. Entre estos aspectos los más conocidos hasta ahora son las metodologías ágiles como Scrum y Kanban, las que se han hecho más conocidas en lo relativo a gestión de proyectos. Por otro lado, en lo que a gestión empresarial se refiere, cada vez van teniendo más fuerza ideas como las que promueve la Sociocracia o la Holocracia, en el marco de los nuevos modelos de empresa que tan bien expuestos están en el libro ‘Reinventar las organizaciones’, de Frederic Laloux.

Pero, en mi opinión, el problema de todas estas nuevas ideas sobre cómo reinventar las organizaciones para que se adapten mejor a los cambios del mercado, de la sociedad y de las personas, está en que te hablan más del resultado que de cómo llegar a conseguirlo. Te aportan un montón de ideas que están genial y una gran cantidad de ejemplos de empresas que lo han conseguido, pero te quedas con la sensación de que si una empresa no lo lleva en el ADN es muy complicado que lleguen a producirse esos cambios tan necesarios.

Ante esta situación, para mí es una suerte tremenda poder formar parte de una empresa en la que sí que se cuenta con la cultura y los valores que permiten llegar a los modelos de colaboración necesarios para resultar competitivos en la situación de mercado actual. Y no me refiero tanto a lo relativo a la generación de negocio, sino a la verdadera batalla que se ha comenzado a librar en la atracción y fidelización del talento, que se ha mostrado ya como la materia prima más valiosa para las empresas en el futuro.

Porque, aunque debido a la tendencia de automatización pueda parecer que en el futuro de las empresas las personas cada vez tendrán menos relevancia, la realidad es muy diferente. Es cierto que si pensamos en una empresa como una fábrica que produce un producto que la gente quiere comprar, ahí las personas cada vez tendremos menos que hacer, pero en las empresas del futuro las personas con ideas y la capacidad de generar o dirigir estrategias lo serán todo y sin ellas no habrá empresa.

En este contexto es donde OKR puede convertirse en el catalizador que ofrezca los mejores resultados para las empresas que perduren en el futuro. El ingrediente que permitirá que puedan seguir resultando de utilidad para sus clientes durante muchos años y que puedan salir indemnes de este proceso de transformación digital que muchas empresas no serán capaces de superar. Al igual que en los últimos años el libro ‘Lean Startup‘, de Eric Ries, ha ayudado a muchos emprendedores a poner en marcha nuevas empresas y muchas de ellas ahora son las protagonistas de los mercados o han creado los productos que todos usamos en nuestro día a día, el libro que puede ayudar a esas organizaciones y otras muchas a seguir aportando valor en el futuro es ‘Mide lo que importa, de John Doerr.

Este libro nos enseña las herramientas necesarias para pasar al siguiente nivel de organización en nuestras empresas. Pasar de gestionar en base a la intuición o a las teorías de gestión tradicionales, para hacerlo a través de las herramientas que han permitido a empresas como Intel y Google cambiar el mundo y convertirse en grandes negocios. Unas herramientas que se adaptan a las personas porque se inspiran en muchas de las ideas que promueven los expertos en productividad personal, como pueden ser ‘Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen R. Covey, y ‘Getting Things Done‘, de David Allen. Y que también se adaptan a las nuevas formas de pensar en la cultura de la empresa, más horizontal y colaborativa, como son las Organizaciones Teal, de las que habla el libro ‘Reinventar las organizaciones’, que ya hemos comentado antes.

Por lo tanto, una de las mejores aportaciones de OKR es que se enfoca en aspectos relacionados con la persona para lograr unos objetivos más amplios, como son los de las empresas. Si ayudamos a cada persona a cumplir sus objetivos, toda la organización saldrá beneficiada, por lo tanto le estamos dando la vuelta al modelo, en lugar de que sea la empresa la que decida cuáles son sus objetivos y los de sus trabajadores, ayudemos a las personas a decidir cuáles son sus fines y cómo a través de ellos se pueden lograr los objetivos del conjunto.

OKR de abajo arriba

Aquí es donde tenemos la que para mí es la primera gran aportación del sistema OKR frente a otros modelos de gestión de los objetivos en las empresas, o en general de las metodologías de gestión empresarial.

En un modelo tradicional de gestión empresarial la manera en la que un trabajador puede influir en la estrategia de la empresa es ascendiendo hasta convertirse en directivo, para poder tomar parte de la toma de decisiones y, correspondientemente, poder influir a la hora de definir los objetivos de la empresa y en la manera de trabajar para conseguirlos.

Sin embargo, en OKR se puede empezar por una persona que decide aplicar esta herramienta en su propio trabajo, definiendo sus propios objetivos de mejora o los nuevos logros que quiere alcanzar con su actividad, para una vez que haya verificado que funciona, poder trasladarlo a su equipo, departamento y finalmente a toda la empresa. De esta forma OKR puede funcionar como una especie de virus, que comienza en una persona, pero que poco a poco se va a ir contagiando al resto de la organización gracias a una cualidad principal, la capacidad para hacer que las cosas mejoren.

«Hay demasiada gente que trabaja demasiado para conseguir muy poco». Andrew Grove, CEO de Intel.

Aprovechemos esta frase del «inventor» de OKR para entender la importancia de la viralización de la metodología, desde que una sola persona decide comenzar a aplicarlo hasta que toda la organización lo asume como la manera de definir sus objetivos y medir sus resultados. O, dicho de otra forma, por qué esta metodología puede funcionar en un modelo bottom-up, frente a muchos otros modelos de gestión basados en objetivos que al ser top-down no logran tener éxito, porque no consiguen motivar a toda la organización porque no se sienten partícipes de ello.

Supongamos que somos un trabajador al que le encanta su trabajo, que está ilusionado con su profesión, al que le gusta mejorar y al que apasiona enfrentarse a nuevos retos. Sin embargo, nos damos cuenta de que por muy ilusionados que estemos con nuestro trabajo, cada día nos encontramos con circunstancias que nos bajan la moral, muchas veces debido a una mala organización en la empresa, una mala gestión de los objetivos, por burocracias inútiles o por tantas otras cosas. Este trabajador sufre porque ve que una parte importante de su tiempo se pierde en ineficiencias y que su trabajo podría ser más productivo si la empresa en su conjunto funcionase mejor. Entonces decide aplicar OKR para definir objetivos de mejora enfocados a su forma de trabajar y para medir los resultados obtenidos tras ese proceso de mejora. Tras unos meses aplicando este sistema, decide compartir los resultados con los compañeros de su equipo o departamento, al igual que con su responsable.

Para muchas personas el mero hecho de ver cómo está mejorando, observar de manera tangible los resultados de su trabajo, ya debería ser un motivo de satisfacción, pero aún así, recibir el feedback de los compañeros y responsables sobre esa mejora, será aún mejor. Entonces se podrá pasar a la siguiente etapa en este proceso de mejora: proponer la utilización de OKR en el equipo de trabajo. Esto resultará especialmente práctico si ese equipo ya está utilizando algún marco de trabajo ágil, como Scrum o Kanban, ya que muchas de las ideas que propone OKR ya se están aplicando, por ejemplo en relación con la transparencia a la hora de comunicarse o con el feedback entre pares.

No me cabe duda de que un equipo de trabajo para un proyecto que comience a aplicar OKR en su actividad, pronto notará los resultados y ese mal de trabajar mucho para conseguir muy poco, irá poco a poco desapareciendo. Esto es sobre todo por los aspectos relacionados con la productividad que propone esta metodología, pero también con otros que pueden parecer más relacionados con el desarrollo personal. Por ejemplo, cuando una persona quiere alcanzar un objetivo ambicioso o difícil de lograr, como perder peso o dejar de fumar, los expertos en desarrollo personal proponen que ese objetivo se haga público y se asuma un compromiso con otras personas, como pueden ser amigos o familiares, incluso a través de las redes sociales. De esta forma la persona que se ha propuesto ese objetivo lo verá como un compromiso y sentirá esa presión que le moverá a no querer defraudar a otras personas o quedar mal por no haber sido capaz de conseguirlo.

Si un equipo de trabajo comienza a aplicar OKR y llega un momento en el que puede visualizar los resultados de mejora en sus proyectos, que otro equipo de la misma empresa comience a usarlo será cuestión de tiempo: no hay nada como el ejemplo para lograr que las buenas ideas se contagien. Y cuando varios equipos están usando la metodología para definir sus objetivos y visualizar los resultados de su trabajo, no habrá excusas para que la empresa en su conjunto decida apostar por un modelo que tanto bien ha hecho a empresas como Google y Linkedin.

«Los OKR nos han ayudado a decuplicar nuestro crecimiento, y mucho más que eso; nos han ayudado a conseguir que aquella atrevidísima misión de empresa de «organizar toda la información del mundo» sea alcanzable. Nos han hecho ser puntuales y saber dónde nos encontrábamos cuando más lo necesitábamos». Larry Page, fundador de Google

OKR y productividad personal

Como continuación al punto anterior me parece muy importante introducir herramientas y procedimientos relacionados con la productividad en nuestros trabajos, ya que se ayudaría a eliminar muchas de las causas de frustración que hacen que la gente no esté satisfecha con su trabajo y acaben siendo poco productivos o incluso abandonando la empresa, con el perjuicio para todos que esto conlleva. El problema es que ni a nivel de estudios ni en las propias empresas se enseñan estas técnicas de productividad, por lo que la mayoría de los trabajadores lo que hacen es luchar contra sus trabajos y tareas, en lugar de fluir a través de ellos, que sería la forma más eficiente de hacerlo.

Por esto es por lo que decía que OKR tiene mucho que ver con ideas como las que promueve el libro ‘Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva’ e incluso también de otro libro muy recomendable ‘Cómo ganar amigos e influir sobre las personas’, de Dale Carnegie.

Veamos algunos de estos hábitos que nos ayudarán a tener éxito en la aplicación de OKR y, consecuentemente, en nuestro trabajo:

Tener un propósito o misión, lo cual nos invita a pensar por qué hacemos las cosas, que no es otra cosa que los Objetivos que nos vamos a proponer para nuestro trabajo, nuestro equipo o empresa. Porque a nivel de productividad y desarrollo personal todos sabemos es muchísimo más sencillo llegar a la meta buscada si tenemos claro adónde queremos llegar.

«No hay viento favorable para el que no sabe a qué puerto se dirige». Séneca

El problema en este punto es que muchos trabajadores realmente no saben por qué hacen las cosas, quizás porque cuando tomaron la decisión sobre qué estudiar no tenían muy clara cuál era su vocación o motivación personal, o porque estando en la empresa en la que están tampoco les han dejado claras cuáles son sus posibilidades para progresar y desarrollar una carrera profesional. Peor aún puede ser que en su empresa tampoco tengan claro cuál es su propósito, algo que aunque parezca mentira ocurre en la mayoría de las empresas, lo cual comentaremos más adelante. Quizás aquí es donde se encuentre la madre de todos los problemas que puede venir a solucionar OKR.

Otro tema relacionado con la productividad y los hábitos lo encontramos en la definición de las prioridades o cómo hacer para poner primero lo importante y no dejarnos llevar por lo urgente. El famoso cuento que explica cómo meter en un frasco un montón de piedras de distintos tamaño y arena: primero las piedras grandes, luego las pequeñas y al final la arena.

Y qué decir de la proactividad: si quieres cambiar el mundo primero cámbiate a ti mismo, por lo que a la hora de aplicar OKR, qué mejor que seguir ese proceso en modo bottom-up, que, aunque no sea la manera propuesta por parte de John Doerr en ‘Mide lo que importa’, a mí la verdad es que me parece más probable que en muchas empresas este tipo de metodologías se lleguen a aplicar si son los trabajadores los que las promueven y no hay que esperar a que sean los directivos los que lo hagan. Sobre todo pensando en que estamos hablando de una serie de ideas que a muchos directivos les va a costar asimilar y que, en mi opinión esta metodología en el corto plazo a quien más beneficia es a los trabajadores, ya que se sentirán más productivos y por lo tanto estarán más satisfechos con su trabajo. Luego a nivel de empresa también se notarán los resultados, quizás no tanto a corto plazo en la cuenta de resultados, pero si a largo plazo, en cuestiones como la relevancia que vayan teniendo en el mercado, los niveles de satisfacción de sus clientes y la capacidad para atraer el talento que sí que impulse el negocio de la empresa en el futuro.

Igualmente a nivel de mejoras en la comunicación y el entendimiento en el marco de la organización esta metodología puede realizar una gran aportación. Aquí entrega en juego no tanto OKR, sino CFR, que forma parte del mismo sistema, pero que no se centra tanto en los objetivos sino en cómo lograrlos, para lo cual establecer un buen modelo de comunicación entre las personas que trabajan en los proyectos y en la organización en general resulta fundamental. Como adelanto a esto de los CFR que acaba de aparecer aquí, estamos hablando de Conversaciones, Feedback y Reconocimiento, algo que en las empresas casi siempre se nos olvida porque lo urgente no nos deja hacer lo importante. Así nos va muchas veces, y nos quejamos, pero no ponemos remedio.

Los OKR nacen en Intel

No me parece casualidad que una de las metodologías que más potencial tienen para cambiar el mundo haya nacido en el contexto de una de las empresas que más ha ayudado a que podamos estar es una situación tan positiva en estos momentos a nivel mundial. Intel es una de las que más ha aportado para que se desarrolle la informática, una de las tecnologías que más ha ayudado a que en el mundo cada vez haya menores tasas de pobreza, enfermedad, guerra, incultura… El mundo es ahora mucho mejor que hace 50 años, cuando nació la empresa Intel, y el mundo no sería como ahora lo conocemos si no hubiese existido una empresa que hiciera una aportación tan importante al desarrollo de la informática.

La Ley de Moore, enunciada por uno de los fundadores de Intel, es una gran representación de lo que implica que una empresa guíe su gestión a través de una metodología como OKR. Una empresa que es capaz de mantener durante casi 50 años un ritmo exponencial de mejora de sus productos, que es capaz de competir, saliendo victoriosa, en uno de los mercados más competitivos del mundo, además de crear una marca que con el famoso «Intel Inside», se convierte en la referencia para todo el mercado en lo que se refiere a la fabricación de circuitos integrados. Pensar en Intel es pensar en calidad, pensar en excelencia, una excelencia que se materializa en sus productos, pero que parte de un proceso de búsqueda y consecución de la excelencia en la gestión promovido por Andrew Grove, quién está considerado como el padre de los OKR.

«En nuestro negocio tenemos que ponernos objetivos de una complicación que resulte incómoda y después hay que cumplirlos. Y tras un pequeño momento de celebración, tenemos que ponernos otro conjunto de objetivos difíciles de alcanzar y volver a cumplirlos. Y la recompensa de haber alcanzado esos objetivos desafiantes es que te dan la opción de jugar de nuevo». Andrew Grove, CEO de Intel.

Los OKR se desarrollan en Google

Tras su nacimiento en Intel, una de las empresas que más ha aportado al desarrollo de la informática, los OKR viven su siguiente etapa de desarrollo en Google, una de las empresas que mayor peso han tenido en el desarrollo de internet. El responsable de llevar a cabo esta transfusión del conocimiento desde Intel a Google es John Doerr, que es el principal evangelista de OKR y ha sido capaz de ir inculcando con éxito esta doctrina en un buen número de empresas de las que ha sido inversor.

En Google el sistema OKR ha madurado y se ha puesto a prueba en todo tipo de batallas, como las relativas a afrontar los objetivos de crecimiento de Youtube o la creación de Chrome para competir hasta lograr el liderazgo en un mercado tan saturado como era el de los navegadores de internet. En este proceso OKR se ha visto enriquecido por la aportación de muchas personas, algunas de ellas verdaderos genios de la tecnología y los negocios, como Larry Page, Marissa Mayer, Eric Schmidt y Sundar Pichai, que reconocen públicamente que si no hubiese sido por esta metodología Google no habría logrado ser la empresa de éxito que todos conocemos.

«Los OKR han sido para Google una herramienta sencilla que ha promovido la ética de los fundadores de pensar a lo grande. Los OKR cambiaron para siempre el curso de la empresa». Eric Schmidt, Presidente de Google.

OKR y motivación personal

Volvamos de nuevo al aspecto personal para seguir explicando los valores sobre los que se sustenta la metodología OKR. Y sigamos hablando de Google como ejemplo de empresa en la que la motivación particular de muchas personas ha resultado determinante para su éxito y no me refiero a la motivación de sus fundadores y directivos, sino de los trabajadores. Como sabéis durante mucho tiempo en Google ha existido una norma por medio de la cual los trabajadores podían dedicar el 20% de su tiempo a proyectos personales, que posteriormente podían pasar a convertirse en productos impulsados por la empresa. Gracias a esta norma Google ahora cuenta con productos tremendamente exitosos como Gmail o Adsense, cuyo germen comenzó siendo el trabajo de una persona dedicando ese 20% de su tiempo.

Considerando Google como la empresa en la que OKR ha tenido su mayor desarrollo hasta el momento tenemos que ver esta metodología como una herramienta que ayuda a los trabajadores a estar más motivados con los objetivos de la empresa o más bien como una herramienta que permite utilizar la motivación de los trabajadores para lograr los objetivos de la empresa. Una motivación que comienza siendo personal, o que puede partir de algunas personas que por naturaleza son especialmente motivadas, para que luego pueda ir expandiéndose a lo largo de toda la organización, a través de los diferentes equipos de proyectos, de los departamentos y hasta llegar a los directivos que serán los responsables de aprovechar esa herramienta para darle un mayor recorrido y que tenga el mayor impacto en toda la empresa.

OKR y superación personal

Cuando descubres cómo Google ha aplicado OKR para lograr convertirse en una de las empresas más importantes del mundo, hay una palabra que destaca sobre las demás y es la ambición.

«Quiero que los empleados de Google estén incómodamente emocionados y que muestren un desprecio sano por lo imposible». Larry Page, fundador de Google.

Porque si en Google no se hubiesen puesto un objetivo tan ambicioso como organizar toda la información mundial o multiplicar por 10 su crecimiento, probablemente ahora no seríamos todos usuarios de herramientas como su buscador, o su gestor de correo electrónico, y tantas otras cosas.

«Una mejora del 10 % significa que estás haciendo lo mismo que todos. Seguramente no te darás un gran batacazo, pero puedes estar seguro de que no alcanzarás un éxito espectacular». Larry Page, fundador de Google.

Y aquí es donde llegamos al segundo aspecto de OKR que para mí ha resultado especialmente revelador. En la vida y en el trabajo tenemos que proponernos objetivos tan ambiciosos, inspiradores, significativos y agresivos, que aunque no lleguemos a alcanzarlos al 100 % nos podamos dar por satisfechos. Esto es lo que podríamos llamar la regla del 80 % , como una media del nivel de satisfacción, porque saber que siempre nos podemos esforzar un poco más para llegar hasta el 100 % nos impulsa a ir siempre un poco más allá de lo que habríamos ido si nos hubiéramos fijado unos objetivos razonables, pero por otro lado hace que al final del día podamos estar satisfechos con el trabajo realizado si hemos llegado a ese 80 % de nivel de cumplimiento de nuestros objetivos.

Ese nivel del 80 % puede ser una especie de punto de equilibrio a la hora de fijar nuestros objetivos personales y profesionales, de forma que cuando estamos definiendo nuestros objetivos, vamos a aspirar al 100 % en un ejercicio de ambición positiva marcado por las ganas de mejorar y superarnos, pero cuando llega el momento de hacer balance somos conscientes de que en ese nivel del 80 % podemos darnos por satisfechos y descansar tranquilos tras el trabajo realizado, ya que un 80 % de algo muy grande sigue siendo algo también importante.

OKR aplicado a las empresas

Hasta ahora lo que hemos estado viendo principalmente es cómo esta metodología de definición y gestión de objetivos tiene un componente personal que nos puede ayudar a mejorar como profesionales, pero realmente OKR va mucho más allá, porque su utilidad principal la encontramos en la gestión empresarial.

Para mi OKR es una herramienta que cualquier empresa puede aplicar para escapar de una escena clásica que representa el trágico final que espera a las empresas que no sepan adaptarse a los cambios que se están produciendo en la sociedad y los mercados. La típica escena en la que se ve una empresa que va «como pollo sin cabeza» y no tiene tiempo para pararse a pensar y darse cuenta de que se dirige «de cabeza contra un muro».

Veamos un ejemplo. Las empresas de telefonía llevan muchos años aplicando una política que resulta tremendamente absurda y que hace que la mayoría de sus clientes la odien, habiendo llegado a un punto en el que las personas van migrando de empresa en empresa basándose en las ofertas que reciben por cambiarse, en lugar de las que reciben por ser clientes fieles. Porque la política habitual de las empresas de telefonía es castigar a sus clientes, con altas cuotas, comisiones del servicio, mala atención al cliente, cortes del servicio injustificados… y premiar a los que no son aún clientes, que son a los únicos a los que se les hacen ofertas y se les presta una atención adecuada.

Pero el mundo ha cambiado y no debería pasar mucho tiempo antes de que esta situación tan anacrónica desaparezca. En este punto los OKR pueden aportar mucho a aquellas empresas que decidan transformarse digitalmente y poner a sus clientes en el centro de su estrategia, o a aquellas nuevas empresas que decidan competir en este mercado, con una propuesta de valor muy diferente a la que ha imperado en este sector.

Ok, ¿pero realmente qué es OKR?

Hecha esta introducción sobre el contexto en el que se desarrolla OKR tanto a nivel profesional, para las personas, como a nivel de estrategia para las empresas, a continuación vamos a ver un resumen de lo que es OKR, para en un artículo posterior entrar en detalle sobre cómo cualquier empresa lo puede comenzar a utilizar para darle un impulso a su negocio, mejorar en su actividad o aquello para lo que considere necesario en su proceso de transformación o evolución.

OKR es un sistema o metodología que ayuda a las empresas a definir sus objetivos, trabajar para lograrlos y realizar una evaluación de los resultados conseguidos gracias a este proceso.

«Los OKR pueden entenderse como una herramienta, un protocolo o un procedimiento, sin embargo yo prefiero compararlos como una plataforma de lanzamiento, un punto de despegue para la nueva ola de emprendedores e intraemprendedores». John Doerr

Los Objetivos es lo que queremos lograr, son la dirección a seguir, son «El Qué».

Los Resultados Clave son la manera en la que lo logramos, con el camino a seguir, son «El Cómo».

Para poder definir unos Objetivos y Resultados Clave debemos tener un propósito, un «Por qué».

A continuación puedes conocer algunas de las características que deben tener los OKR.

Los OBJETIVOS deben ser:

  • Significativos
  • Inspiradores
  • Concretos
  • Orientados a la acción

«Los Objetivos son como una vacuna para los pensamientos confusos»

Los RESULTADOS CLAVE deben ser:

  • Específicos
  • Agresivos
  • Realistas
  • Medibles
  • Verificables
  • Limitados en el tiempo

«Estoy convencido de que si el establecimiento estructural de objetivos (OKR) y la comunicación continuada (CFR) se utilizaran de manera general, con rigor e imaginación, presenciaríamos un aumento exponencial de la productividad y la innovación en toda la sociedad». John Doerr.

Hasta aquí hemos visto esta introducción al sistema OKR, en próximos artículos profundizaremos en ello, con el objetivo de promover que cada vez más empresas en España y América Latina comiencen a utilizarlo, ya que sin duda se trata de una herramienta que puede resultar de gran utilidad para ayudar a las empresas y a las personas a mejorar.

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