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Descubriendo OKR

Publicado el 09 mayo, 2019

Pocas veces te encuentras en la vida con ideas o conceptos que resuenan tan bien en tu interior como lo que me ha pasado a mi recientemente con OKR. Aviso de que este artículo tiene un enfoque bastante personal a nivel de opinión. En Futurizable habitualmente los artículos tienen un tono divulgativo, pero en este caso me gustaría transmitiros por qué a mí personalmente me parece que esto de los ‘Objetives & Key Results’ es algo que tiene el potencial de cambiar el mundo.

Desde que hace un año realizamos el Observatorio de Talento Autónomo Descentralizado he tenido la oportunidad de conocer y profundizar en muchos aspectos relacionados con la gestión de las empresas y especialmente con el talento dentro de las organizaciones. Entre estos aspectos los más conocidos hasta ahora son las metodologías ágiles como Scrum y Kanban, las que se han hecho más conocidas en lo relativo a gestión de proyectos. Por otro lado, en lo que a gestión empresarial se refiere, cada vez van teniendo más fuerza ideas como las que promueve la Sociocracia o la Holocracia, en el marco de los nuevos modelos de empresa que tan bien expuestos están en el libro ‘Reinventar las organizaciones’, de Frederic Laloux.

Pero, en mi opinión, el problema de todas estas nuevas ideas sobre cómo reinventar las organizaciones para que se adapten mejor a los cambios del mercado, de la sociedad y de las personas, está en que te hablan más del resultado que de cómo llegar a conseguirlo. Te aportan un montón de ideas que están genial y una gran cantidad de ejemplos de empresas que lo han conseguido, pero te quedas con la sensación de que si una empresa no lo lleva en el ADN es muy complicado que lleguen a producirse esos cambios tan necesarios.

Ante esta situación, para mí es una suerte tremenda poder formar parte de una empresa en la que sí que se cuenta con la cultura y los valores que permiten llegar a los modelos de colaboración necesarios para resultar competitivos en la situación de mercado actual. Y no me refiero tanto a lo relativo a la generación de negocio, sino a la verdadera batalla que se ha comenzado a librar en la atracción y fidelización del talento, que se ha mostrado ya como la materia prima más valiosa para las empresas en el futuro.

Porque, aunque debido a la tendencia de automatización pueda parecer que en el futuro de las empresas las personas cada vez tendrán menos relevancia, la realidad es muy diferente. Es cierto que si pensamos en una empresa como una fábrica que produce un producto que la gente quiere comprar, ahí las personas cada vez tendremos menos que hacer, pero en las empresas del futuro las personas con ideas y la capacidad de generar o dirigir estrategias lo serán todo y sin ellas no habrá empresa.

En este contexto es donde OKR puede convertirse en el catalizador que ofrezca los mejores resultados para las empresas que perduren en el futuro. El ingrediente que permitirá que puedan seguir resultando de utilidad para sus clientes durante muchos años y que puedan salir indemnes de este proceso de transformación digital que muchas empresas no serán capaces de superar. Al igual que en los últimos años el libro ‘Lean Startup‘, de Eric Ries, ha ayudado a muchos emprendedores a poner en marcha nuevas empresas y muchas de ellas ahora son las protagonistas de los mercados o han creado los productos que todos usamos en nuestro día a día, el libro que puede ayudar a esas organizaciones y otras muchas a seguir aportando valor en el futuro es ‘Mide lo que importa, de John Doerr.

Este libro nos enseña las herramientas necesarias para pasar al siguiente nivel de organización en nuestras empresas. Pasar de gestionar en base a la intuición o a las teorías de gestión tradicionales, para hacerlo a través de las herramientas que han permitido a empresas como Intel y Google cambiar el mundo y convertirse en grandes negocios. Unas herramientas que se adaptan a las personas porque se inspiran en muchas de las ideas que promueven los expertos en productividad personal, como pueden ser ‘Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen R. Covey, y ‘Getting Things Done‘, de David Allen. Y que también se adaptan a las nuevas formas de pensar en la cultura de la empresa, más horizontal y colaborativa, como son las Organizaciones Teal, de las que habla el libro ‘Reinventar las organizaciones’, que ya hemos comentado antes.

Por lo tanto, una de las mejores aportaciones de OKR es que se enfoca en aspectos relacionados con la persona para lograr unos objetivos más amplios, como son los de las empresas. Si ayudamos a cada persona a cumplir sus objetivos, toda la organización saldrá beneficiada, por lo tanto le estamos dando la vuelta al modelo, en lugar de que sea la empresa la que decida cuáles son sus objetivos y los de sus trabajadores, ayudemos a las personas a decidir cuáles son sus fines y cómo a través de ellos se pueden lograr los objetivos del conjunto.

OKR de abajo arriba

Aquí es donde tenemos la que para mí es la primera gran aportación del sistema OKR frente a otros modelos de gestión de los objetivos en las empresas, o en general de las metodologías de gestión empresarial.

En un modelo tradicional de gestión empresarial la manera en la que un trabajador puede influir en la estrategia de la empresa es ascendiendo hasta convertirse en directivo, para poder tomar parte de la toma de decisiones y, correspondientemente, poder influir a la hora de definir los objetivos de la empresa y en la manera de trabajar para conseguirlos.

Sin embargo, en OKR se puede empezar por una persona que decide aplicar esta herramienta en su propio trabajo, definiendo sus propios objetivos de mejora o los nuevos logros que quiere alcanzar con su actividad, para una vez que haya verificado que funciona, poder trasladarlo a su equipo, departamento y finalmente a toda la empresa. De esta forma OKR puede funcionar como una especie de virus, que comienza en una persona, pero que poco a poco se va a ir contagiando al resto de la organización gracias a una cualidad principal, la capacidad para hacer que las cosas mejoren.

«Hay demasiada gente que trabaja demasiado para conseguir muy poco». Andrew Grove, CEO de Intel.

Aprovechemos esta frase del «inventor» de OKR para entender la importancia de la viralización de la metodología, desde que una sola persona decide comenzar a aplicarlo hasta que toda la organización lo asume como la manera de definir sus objetivos y medir sus resultados. O, dicho de otra forma, por qué esta metodología puede funcionar en un modelo bottom-up, frente a muchos otros modelos de gestión basados en objetivos que al ser top-down no logran tener éxito, porque no consiguen motivar a toda la organización porque no se sienten partícipes de ello.

Supongamos que somos un trabajador al que le encanta su trabajo, que está ilusionado con su profesión, al que le gusta mejorar y al que apasiona enfrentarse a nuevos retos. Sin embargo, nos damos cuenta de que por muy ilusionados que estemos con nuestro trabajo, cada día nos encontramos con circunstancias que nos bajan la moral, muchas veces debido a una mala organización en la empresa, una mala gestión de los objetivos, por burocracias inútiles o por tantas otras cosas. Este trabajador sufre porque ve que una parte importante de su tiempo se pierde en ineficiencias y que su trabajo podría ser más productivo si la empresa en su conjunto funcionase mejor. Entonces decide aplicar OKR para definir objetivos de mejora enfocados a su forma de trabajar y para medir los resultados obtenidos tras ese proceso de mejora. Tras unos meses aplicando este sistema, decide compartir los resultados con los compañeros de su equipo o departamento, al igual que con su responsable.

Para muchas personas el mero hecho de ver cómo está mejorando, observar de manera tangible los resultados de su trabajo, ya debería ser un motivo de satisfacción, pero aún así, recibir el feedback de los compañeros y responsables sobre esa mejora, será aún mejor. Entonces se podrá pasar a la siguiente etapa en este proceso de mejora: proponer la utilización de OKR en el equipo de trabajo. Esto resultará especialmente práctico si ese equipo ya está utilizando algún marco de trabajo ágil, como Scrum o Kanban, ya que muchas de las ideas que propone OKR ya se están aplicando, por ejemplo en relación con la transparencia a la hora de comunicarse o con el feedback entre pares.

No me cabe duda de que un equipo de trabajo para un proyecto que comience a aplicar OKR en su actividad, pronto notará los resultados y ese mal de trabajar mucho para conseguir muy poco, irá poco a poco desapareciendo. Esto es sobre todo por los aspectos relacionados con la productividad que propone esta metodología, pero también con otros que pueden parecer más relacionados con el desarrollo personal. Por ejemplo, cuando una persona quiere alcanzar un objetivo ambicioso o difícil de lograr, como perder peso o dejar de fumar, los expertos en desarrollo personal proponen que ese objetivo se haga público y se asuma un compromiso con otras personas, como pueden ser amigos o familiares, incluso a través de las redes sociales. De esta forma la persona que se ha propuesto ese objetivo lo verá como un compromiso y sentirá esa presión que le moverá a no querer defraudar a otras personas o quedar mal por no haber sido capaz de conseguirlo.

Si un equipo de trabajo comienza a aplicar OKR y llega un momento en el que puede visualizar los resultados de mejora en sus proyectos, que otro equipo de la misma empresa comience a usarlo será cuestión de tiempo: no hay nada como el ejemplo para lograr que las buenas ideas se contagien. Y cuando varios equipos están usando la metodología para definir sus objetivos y visualizar los resultados de su trabajo, no habrá excusas para que la empresa en su conjunto decida apostar por un modelo que tanto bien ha hecho a empresas como Google y Linkedin.

«Los OKR nos han ayudado a decuplicar nuestro crecimiento, y mucho más que eso; nos han ayudado a conseguir que aquella atrevidísima misión de empresa de «organizar toda la información del mundo» sea alcanzable. Nos han hecho ser puntuales y saber dónde nos encontrábamos cuando más lo necesitábamos». Larry Page, fundador de Google

OKR y productividad personal

Como continuación al punto anterior me parece muy importante introducir herramientas y procedimientos relacionados con la productividad en nuestros trabajos, ya que se ayudaría a eliminar muchas de las causas de frustración que hacen que la gente no esté satisfecha con su trabajo y acaben siendo poco productivos o incluso abandonando la empresa, con el perjuicio para todos que esto conlleva. El problema es que ni a nivel de estudios ni en las propias empresas se enseñan estas técnicas de productividad, por lo que la mayoría de los trabajadores lo que hacen es luchar contra sus trabajos y tareas, en lugar de fluir a través de ellos, que sería la forma más eficiente de hacerlo.

Por esto es por lo que decía que OKR tiene mucho que ver con ideas como las que promueve el libro ‘Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva’ e incluso también de otro libro muy recomendable ‘Cómo ganar amigos e influir sobre las personas’, de Dale Carnegie.

Veamos algunos de estos hábitos que nos ayudarán a tener éxito en la aplicación de OKR y, consecuentemente, en nuestro trabajo:

Tener un propósito o misión, lo cual nos invita a pensar por qué hacemos las cosas, que no es otra cosa que los Objetivos que nos vamos a proponer para nuestro trabajo, nuestro equipo o empresa. Porque a nivel de productividad y desarrollo personal todos sabemos es muchísimo más sencillo llegar a la meta buscada si tenemos claro adónde queremos llegar.

«No hay viento favorable para el que no sabe a qué puerto se dirige». Séneca

El problema en este punto es que muchos trabajadores realmente no saben por qué hacen las cosas, quizás porque cuando tomaron la decisión sobre qué estudiar no tenían muy clara cuál era su vocación o motivación personal, o porque estando en la empresa en la que están tampoco les han dejado claras cuáles son sus posibilidades para progresar y desarrollar una carrera profesional. Peor aún puede ser que en su empresa tampoco tengan claro cuál es su propósito, algo que aunque parezca mentira ocurre en la mayoría de las empresas, lo cual comentaremos más adelante. Quizás aquí es donde se encuentre la madre de todos los problemas que puede venir a solucionar OKR.

Otro tema relacionado con la productividad y los hábitos lo encontramos en la definición de las prioridades o cómo hacer para poner primero lo importante y no dejarnos llevar por lo urgente. El famoso cuento que explica cómo meter en un frasco un montón de piedras de distintos tamaño y arena: primero las piedras grandes, luego las pequeñas y al final la arena.

Y qué decir de la proactividad: si quieres cambiar el mundo primero cámbiate a ti mismo, por lo que a la hora de aplicar OKR, qué mejor que seguir ese proceso en modo bottom-up, que, aunque no sea la manera propuesta por parte de John Doerr en ‘Mide lo que importa’, a mí la verdad es que me parece más probable que en muchas empresas este tipo de metodologías se lleguen a aplicar si son los trabajadores los que las promueven y no hay que esperar a que sean los directivos los que lo hagan. Sobre todo pensando en que estamos hablando de una serie de ideas que a muchos directivos les va a costar asimilar y que, en mi opinión esta metodología en el corto plazo a quien más beneficia es a los trabajadores, ya que se sentirán más productivos y por lo tanto estarán más satisfechos con su trabajo. Luego a nivel de empresa también se notarán los resultados, quizás no tanto a corto plazo en la cuenta de resultados, pero si a largo plazo, en cuestiones como la relevancia que vayan teniendo en el mercado, los niveles de satisfacción de sus clientes y la capacidad para atraer el talento que sí que impulse el negocio de la empresa en el futuro.

Igualmente a nivel de mejoras en la comunicación y el entendimiento en el marco de la organización esta metodología puede realizar una gran aportación. Aquí entrega en juego no tanto OKR, sino CFR, que forma parte del mismo sistema, pero que no se centra tanto en los objetivos sino en cómo lograrlos, para lo cual establecer un buen modelo de comunicación entre las personas que trabajan en los proyectos y en la organización en general resulta fundamental. Como adelanto a esto de los CFR que acaba de aparecer aquí, estamos hablando de Conversaciones, Feedback y Reconocimiento, algo que en las empresas casi siempre se nos olvida porque lo urgente no nos deja hacer lo importante. Así nos va muchas veces, y nos quejamos, pero no ponemos remedio.

Los OKR nacen en Intel

No me parece casualidad que una de las metodologías que más potencial tienen para cambiar el mundo haya nacido en el contexto de una de las empresas que más ha ayudado a que podamos estar es una situación tan positiva en estos momentos a nivel mundial. Intel es una de las que más ha aportado para que se desarrolle la informática, una de las tecnologías que más ha ayudado a que en el mundo cada vez haya menores tasas de pobreza, enfermedad, guerra, incultura… El mundo es ahora mucho mejor que hace 50 años, cuando nació la empresa Intel, y el mundo no sería como ahora lo conocemos si no hubiese existido una empresa que hiciera una aportación tan importante al desarrollo de la informática.

La Ley de Moore, enunciada por uno de los fundadores de Intel, es una gran representación de lo que implica que una empresa guíe su gestión a través de una metodología como OKR. Una empresa que es capaz de mantener durante casi 50 años un ritmo exponencial de mejora de sus productos, que es capaz de competir, saliendo victoriosa, en uno de los mercados más competitivos del mundo, además de crear una marca que con el famoso «Intel Inside», se convierte en la referencia para todo el mercado en lo que se refiere a la fabricación de circuitos integrados. Pensar en Intel es pensar en calidad, pensar en excelencia, una excelencia que se materializa en sus productos, pero que parte de un proceso de búsqueda y consecución de la excelencia en la gestión promovido por Andrew Grove, quién está considerado como el padre de los OKR.

«En nuestro negocio tenemos que ponernos objetivos de una complicación que resulte incómoda y después hay que cumplirlos. Y tras un pequeño momento de celebración, tenemos que ponernos otro conjunto de objetivos difíciles de alcanzar y volver a cumplirlos. Y la recompensa de haber alcanzado esos objetivos desafiantes es que te dan la opción de jugar de nuevo». Andrew Grove, CEO de Intel.

Los OKR se desarrollan en Google

Tras su nacimiento en Intel, una de las empresas que más ha aportado al desarrollo de la informática, los OKR viven su siguiente etapa de desarrollo en Google, una de las empresas que mayor peso han tenido en el desarrollo de internet. El responsable de llevar a cabo esta transfusión del conocimiento desde Intel a Google es John Doerr, que es el principal evangelista de OKR y ha sido capaz de ir inculcando con éxito esta doctrina en un buen número de empresas de las que ha sido inversor.

En Google el sistema OKR ha madurado y se ha puesto a prueba en todo tipo de batallas, como las relativas a afrontar los objetivos de crecimiento de Youtube o la creación de Chrome para competir hasta lograr el liderazgo en un mercado tan saturado como era el de los navegadores de internet. En este proceso OKR se ha visto enriquecido por la aportación de muchas personas, algunas de ellas verdaderos genios de la tecnología y los negocios, como Larry Page, Marissa Mayer, Eric Schmidt y Sundar Pichai, que reconocen públicamente que si no hubiese sido por esta metodología Google no habría logrado ser la empresa de éxito que todos conocemos.

«Los OKR han sido para Google una herramienta sencilla que ha promovido la ética de los fundadores de pensar a lo grande. Los OKR cambiaron para siempre el curso de la empresa». Eric Schmidt, Presidente de Google.

OKR y motivación personal

Volvamos de nuevo al aspecto personal para seguir explicando los valores sobre los que se sustenta la metodología OKR. Y sigamos hablando de Google como ejemplo de empresa en la que la motivación particular de muchas personas ha resultado determinante para su éxito y no me refiero a la motivación de sus fundadores y directivos, sino de los trabajadores. Como sabéis durante mucho tiempo en Google ha existido una norma por medio de la cual los trabajadores podían dedicar el 20% de su tiempo a proyectos personales, que posteriormente podían pasar a convertirse en productos impulsados por la empresa. Gracias a esta norma Google ahora cuenta con productos tremendamente exitosos como Gmail o Adsense, cuyo germen comenzó siendo el trabajo de una persona dedicando ese 20% de su tiempo.

Considerando Google como la empresa en la que OKR ha tenido su mayor desarrollo hasta el momento tenemos que ver esta metodología como una herramienta que ayuda a los trabajadores a estar más motivados con los objetivos de la empresa o más bien como una herramienta que permite utilizar la motivación de los trabajadores para lograr los objetivos de la empresa. Una motivación que comienza siendo personal, o que puede partir de algunas personas que por naturaleza son especialmente motivadas, para que luego pueda ir expandiéndose a lo largo de toda la organización, a través de los diferentes equipos de proyectos, de los departamentos y hasta llegar a los directivos que serán los responsables de aprovechar esa herramienta para darle un mayor recorrido y que tenga el mayor impacto en toda la empresa.

OKR y superación personal

Cuando descubres cómo Google ha aplicado OKR para lograr convertirse en una de las empresas más importantes del mundo, hay una palabra que destaca sobre las demás y es la ambición.

«Quiero que los empleados de Google estén incómodamente emocionados y que muestren un desprecio sano por lo imposible». Larry Page, fundador de Google.

Porque si en Google no se hubiesen puesto un objetivo tan ambicioso como organizar toda la información mundial o multiplicar por 10 su crecimiento, probablemente ahora no seríamos todos usuarios de herramientas como su buscador, o su gestor de correo electrónico, y tantas otras cosas.

«Una mejora del 10 % significa que estás haciendo lo mismo que todos. Seguramente no te darás un gran batacazo, pero puedes estar seguro de que no alcanzarás un éxito espectacular». Larry Page, fundador de Google.

Y aquí es donde llegamos al segundo aspecto de OKR que para mí ha resultado especialmente revelador. En la vida y en el trabajo tenemos que proponernos objetivos tan ambiciosos, inspiradores, significativos y agresivos, que aunque no lleguemos a alcanzarlos al 100 % nos podamos dar por satisfechos. Esto es lo que podríamos llamar la regla del 80 % , como una media del nivel de satisfacción, porque saber que siempre nos podemos esforzar un poco más para llegar hasta el 100 % nos impulsa a ir siempre un poco más allá de lo que habríamos ido si nos hubiéramos fijado unos objetivos razonables, pero por otro lado hace que al final del día podamos estar satisfechos con el trabajo realizado si hemos llegado a ese 80 % de nivel de cumplimiento de nuestros objetivos.

Ese nivel del 80 % puede ser una especie de punto de equilibrio a la hora de fijar nuestros objetivos personales y profesionales, de forma que cuando estamos definiendo nuestros objetivos, vamos a aspirar al 100 % en un ejercicio de ambición positiva marcado por las ganas de mejorar y superarnos, pero cuando llega el momento de hacer balance somos conscientes de que en ese nivel del 80 % podemos darnos por satisfechos y descansar tranquilos tras el trabajo realizado, ya que un 80 % de algo muy grande sigue siendo algo también importante.

OKR aplicado a las empresas

Hasta ahora lo que hemos estado viendo principalmente es cómo esta metodología de definición y gestión de objetivos tiene un componente personal que nos puede ayudar a mejorar como profesionales, pero realmente OKR va mucho más allá, porque su utilidad principal la encontramos en la gestión empresarial.

Para mi OKR es una herramienta que cualquier empresa puede aplicar para escapar de una escena clásica que representa el trágico final que espera a las empresas que no sepan adaptarse a los cambios que se están produciendo en la sociedad y los mercados. La típica escena en la que se ve una empresa que va «como pollo sin cabeza» y no tiene tiempo para pararse a pensar y darse cuenta de que se dirige «de cabeza contra un muro».

Veamos un ejemplo. Las empresas de telefonía llevan muchos años aplicando una política que resulta tremendamente absurda y que hace que la mayoría de sus clientes la odien, habiendo llegado a un punto en el que las personas van migrando de empresa en empresa basándose en las ofertas que reciben por cambiarse, en lugar de las que reciben por ser clientes fieles. Porque la política habitual de las empresas de telefonía es castigar a sus clientes, con altas cuotas, comisiones del servicio, mala atención al cliente, cortes del servicio injustificados… y premiar a los que no son aún clientes, que son a los únicos a los que se les hacen ofertas y se les presta una atención adecuada.

Pero el mundo ha cambiado y no debería pasar mucho tiempo antes de que esta situación tan anacrónica desaparezca. En este punto los OKR pueden aportar mucho a aquellas empresas que decidan transformarse digitalmente y poner a sus clientes en el centro de su estrategia, o a aquellas nuevas empresas que decidan competir en este mercado, con una propuesta de valor muy diferente a la que ha imperado en este sector.

Ok, ¿pero realmente qué es OKR?

Hecha esta introducción sobre el contexto en el que se desarrolla OKR tanto a nivel profesional, para las personas, como a nivel de estrategia para las empresas, a continuación vamos a ver un resumen de lo que es OKR, para en un artículo posterior entrar en detalle sobre cómo cualquier empresa lo puede comenzar a utilizar para darle un impulso a su negocio, mejorar en su actividad o aquello para lo que considere necesario en su proceso de transformación o evolución.

OKR es un sistema o metodología que ayuda a las empresas a definir sus objetivos, trabajar para lograrlos y realizar una evaluación de los resultados conseguidos gracias a este proceso.

«Los OKR pueden entenderse como una herramienta, un protocolo o un procedimiento, sin embargo yo prefiero compararlos como una plataforma de lanzamiento, un punto de despegue para la nueva ola de emprendedores e intraemprendedores». John Doerr

Los Objetivos es lo que queremos lograr, son la dirección a seguir, son «El Qué».

Los Resultados Clave son la manera en la que lo logramos, con el camino a seguir, son «El Cómo».

Para poder definir unos Objetivos y Resultados Clave debemos tener un propósito, un «Por qué».

A continuación puedes conocer algunas de las características que deben tener los OKR.

Los OBJETIVOS deben ser:

  • Significativos
  • Inspiradores
  • Concretos
  • Orientados a la acción

«Los Objetivos son como una vacuna para los pensamientos confusos»

Los RESULTADOS CLAVE deben ser:

  • Específicos
  • Agresivos
  • Realistas
  • Medibles
  • Verificables
  • Limitados en el tiempo

«Estoy convencido de que si el establecimiento estructural de objetivos (OKR) y la comunicación continuada (CFR) se utilizaran de manera general, con rigor e imaginación, presenciaríamos un aumento exponencial de la productividad y la innovación en toda la sociedad». John Doerr.

Hasta aquí hemos visto esta introducción al sistema OKR, en próximos artículos profundizaremos en ello, con el objetivo de promover que cada vez más empresas en España y América Latina comiencen a utilizarlo, ya que sin duda se trata de una herramienta que puede resultar de gran utilidad para ayudar a las empresas y a las personas a mejorar.

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