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No te líes con los OKR, una Tarea no es un Resultado Clave

Publicado el 03 octubre, 2019

Recientemente ha tenido lugar la segunda edición del meetup OKR Day en la que debatimos al respecto de la diferencia entre Resultados Clave y Tareas, lo cual es una de las mayores dificultades que encontramos cuando nos ponemos a aplicar este sistema en nuestro trabajo y en nuestra empresa. De hecho en la primera edición del OKR Day fue uno de los asuntos que más debate generó, por lo tanto pensamos que era importante profundizar en ello para aclarar todas las posibles dudas al respecto.

Las aportaciones de los ponentes en el evento resultaron muy valiosas, quedando claro que un Resultado Clave es aquello que nos permite saber que estamos logrando nuestro objetivo y para ello tenemos que poder obtener un número o porcentaje de consecución.

Además el debate que se produjo entre los ponentes, y también teniendo en cuenta las aportaciones y preguntas del público, nos muestran que OKR es un sistema que tiene un gran potencial para ayudar a las personas y las empresas a mejorar, pero que presenta unas dificultades en su implantación que requieren de un proceso de aprendizaje y de un periodo de adaptación hasta que se logra aplicar correctamente.

Una de las mayores dificultades que se encuentran aquellos que empiezan a pensar en cómo aplicar OKR en su trabajo es entender cómo se adapta la teoría de lo que es un Objetivo y lo que es un Resultado Clave, a las circunstancias particulares de su empresa, porque los ejemplos que se suelen utilizar a la hora de explicar qué son los Objetivos y qué son los Resultados Clave, muchas veces no son válidos para determinados tipos de trabajos y empresas.

Por esto hemos pensado que tras la realización de dos eventos de OKR Day y la publicación de un buen número de contenidos sobre este sistema a través de Futurizable, sería interesante organizar un taller a través del cual ayudar a la gente a diseñar sus propios OKR y los de sus proyectos o empresas. Así que el martes 22 de octubre vamos a organizar en el sHub Madrid esta actividad donde los asistentes podrán trabajar en el diseño de sus OKR, con la ayuda de varias personas que llevan un tiempo trabajando con esta metodología.

No te líes con los OKR, una tarea no es un Resultado Clave

Volviendo al tema del evento OKR Day compartimos a continuación las principales aportaciones de los ponentes que participaron en el mismo, ya que pueden resultarnos de gran utilidad a la hora de diseñar nuestros propios OKR con la ayuda de la experiencia de aquellos que ya lo han puesto en práctica y les está dando buenos resultados su aplicación.

Ruth Puente trabaja como COO en la startup Bdeo, donde está aplicando este sistema gracias al gran conocimiento que ha ido adquiriendo sobre ello en los últimos años. Conoció OKR gracias a un inversor que participó en su anterior startup y desde un inició vio que era algo que podía aportar mucho valor a las startups.

En su primera experiencia emprendedora Ruth se percató de que su equipo no entendía bien los objetivos que se proponían y comenzó a investigar para solucionarlo; así es como descubrió OKR. Para ella OKR se implantó muy pronto en su compañía en relación con el estado de madurez de la empresa, siendo sin embargo un sistema muy eficaz en esos primeros estados para validar el modelo.

En lo que se refiere a la forma de utilizar OKR, Ruth considera que los Resultados Clave se confunden con las actividades o tareas; pero el aspecto que los diferencia es que un Resultado Clave es algo que sucede cuando se está consiguiendo el objetivo marcado. Aunque en el libro de John Doerr «Mide lo que importa» el Resultado Clave es el “cómo” se consigue un objetivo, para Ruth el Resultado Clave es el impacto que se consigue con al lograr el objetivo.

Además considera que OKR ayuda a saber aquello que no tienes que hacer en tu trabajo y si es necesario realizar cambios estratégicos se pueden cambiar los objetivos y reorganizar las tareas.

De cara a implantar OKR recomienda, como paso inicial, lanzar una encuesta al equipo que mida el nivel de conocimiento que tiene sobre aspectos estratégicos de la compañía. Del análisis de los resultados de la encuesta se puede inducir que el equipo necesita un sistema de alineación en esos objetivos estratégicos, creando así la necesidad de usar la metodología OKR y detectar quiénes serán los embajadores que ayuden a impulsar el sistema.

Aportación final: «con la definición de OKR el equipo te lleva a donde quieres ir».

Pablo Postigo es el CEO de la startup Frontity que forma parte del programa Google for Startups y está sacando un gran provecho a este sistema de cara a tomar decisiones estratégicas que les están ayudando a darle un impulso importante a su empresa.

Pablo usa OKR en su empresa principalmente para ordenar prioridades. Una vez que se ha definido la misión, la visión y los valores de la compañía se implantan a través de los OKR.

¿Cómo ha implantado Frontity OKR? A través de un proceso adaptativo de la metodología a las circunstancias de la Startup, estableciendo ciclos de 6 semanas en los que se fijan los Objetivos, Resultados Clave y Tareas. Si una tarea no contribuye a la consecución del objetivo, se elimina, produciéndose una autonomía para el empleado en la consecución de sus objetivos.

Aportación final: «La capacidad de decir que no en la toma de decisiones, la proporciona OKR. El uso de este sistema supone que todo el mundo rema en la misma dirección y las decisiones acordadas son consistentes».

Sofía Benjumea es directora de Google for Startups Campus Madrid y ha trabajando con OKR a nivel profesional como miembro de la plantilla de Google, pero además es una firma defensora de este sistema por lo que promueve su uso entre las startups que forman parte de su programa de aceleración.

La misión de Google for Startups Campus Madrid es fortalecer el ecosistema emprendedor y ayudar a las startups a crecer. Cuando comenzaron a trabajar con startups se dieron cuenta que lo más importante para ellas era implementar procesos que les ayuden a crecer y escalar. Para esto OKR resulta ideal, ya que ayuda a lograr la excelencia en la ejecución. También ayuda a los emprendedores a entender que hay que establecer procesos que les ayuden a escalar.

OKR es una herramienta que fuerza a poner el foco en lo estrictamente necesario para alcanzar el objetivo, eliminando las tareas que no nos llevan al objetivo. Va más allá de una herramienta de ejecución, es un herramienta para introducir valores y cultura dentro de la empresa tales como comunicación, transparencia y colaboración.

Aportación Final: «OKR nos ayuda a enfocarnos porque nos da una visión única y se consigue generar un sentido de pertenencia en la empresa».

Javier Andrés fundador de Ticketea, una de las startups más representativas del ecosistema español, donde tuvo la oportunidad de aplicar este sistema para ayudarle a lograr sus objetivos de negocio, hasta que la empresa fue comprada por Eventbrite.

En Ticketea realizaron una encuesta interna y se dieron cuenta de que tenían un problema de comunicación transversal; para solucionarlo decidieron implantar OKR, lo que supuso la clave de cómo orquestar mejor la organización.

Los OKR hay que adaptarlos para que sean una herramienta dinámica que refleje la prioridad de la empresa. Es necesario dinamizar al equipo para que no lo vea como algo burocrático, sino como algo que les aporta valor. Además a nivel personal también se articulaban OKR como mecanismos de mejora transversal.

Para tener a la gente motivada con este sistema cada trimestre hicieron un titular para el OKR de ese periodo. En paralelo a la implantación en la empresa, iniciaron los OKR a nivel individual; para ello fue necesario que el responsable de equipo se mostrara muy activo; de forma que si el manager del equipo no se lo cree, no va a funcionar a nivel equipo ni individual. Para esto resulta fundamental hacer un buen trabajo de evaluación continua del rendimiento a través de los CFR.

Aportación final: «La clave del éxito de OKR está en las personas».

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Entrevistas OKR | Tomás Pando, cofundador de Master Me Up

Publicado el 13 septiembre, 2019

Con el objetivo de seguir aprendiendo sobre OKR os recomendamos leer esta interesante entrevista a Tomás Pando Co-fundador de Master Me Up donde se dedican a formar a los líderes de las empresas del futuro.

¿Cómo descubriste OKR y qué es lo que más te llamó la atención?

Si bien estamos muy al tanto de las tendencias y nuevas formas de trabajo modernas (y ágiles) descubrimos OKR a través del libro de John Doerr a fines del 2017.

Lo más que nos llamó la atención fue su simplicidad. ¿Cómo un sistema tan simple puede estar funcionando en las mejores empresas del mundo?

La segunda pregunta fue conmigo mismo: Si hubiese sabido sobre OKR antes, los problemas que me hubiese ahorrado en la gestión.

La siguiente sorpresa fue: ¿cómo puede ser que el 90% de las empresas del mundo no sepan definir bien objetivos? Leemos mucho sobre estrategia, pero poco acerca de como ponerla en práctica.

¿Cuál es la mayor dificultad que encontraste en ese momento para empezara usar OKR?

Justamente la simplicidad del método fuerza a conversaciones difíciles. ¿cómo podemos definir las prioridades de la empresa en 3 objetivos? ¿es posible tener tan pocos y lograr los resultados?

Luego la definición de KR cuando tienes aún una empresa en vías de construcción y tienes pocas métricas.

Es increíble ver como las compañías más exitosas que viene creciendo y escalando, pueden resumir sus objetivos corporativos en 3-4 OKRs.

¿Por qué piensas que todas las empresas deberían plantearse aplicar OKR en su gestión?

OKR no es para todos, pero al menos TODOS deberían intentarlo. Y estás son las razones:

1. Estamos viviendo en la era de la economía de la conexión y propósito. OKR comienza justamente por ahí. ¿para que hacemos los que hacemos? ¿porque lo hacemos? OKR arranca con el pie derecho porque nos ayuda a darle un sentido a nuestro día a día, a nuestras aspiraciones. Le pone métricas a nuestros sueños para que no esfumen.
2. Resuelve un problema que casi todas las empresas tienen: objetivos oxidados anuales sin el compromiso del equipo.
3. Por otro lado, es un sistema que promueve la transparencia radical. Es el futuro. En pocos años, resultará extraño ver a las empresas trabajar con el hermetismo que lo hacen hoy.
4. Sirve como una gran herramienta de comunicación interna. Generalmente las empresas no comunican bien hacia adentro y OKR ayuda mucho en ese sentido.
5. Es un sistema super flexible y adaptable a cualquier empresa, que como todo proceso, mejora trimestre a trimestre.
6. Bien implementado, las empresas podrían lograr lo que todo líder sueña: tener equipos autónomos que trabajan todos hacia una misma dirección. Es el santo grial de toda empresa…..
7. Foco y foco. Evita distraerse en objetivos que no son relevantes para las organizaciones.
8. Escala facilmente. Es tan útil para equipos de 10 personas como de 100.

Solo si estás en una etapa muy prematura early stage de tu empresa o proyecto, donde ni siquiera has lanzado, solo ahí recomendaría NO utilizar OKR. Para el resto, no hay excusas.

¿En qué consiste la formación sobre OKR qué hacéis en Master Me Up? ¿Por qué es importante formarse antes de aplicar OKR en lugar de aplicarlo directamente?

En Master Me Up creemos que el contenido para aprender es commodity. Ya está probado que ver videos no te hará un mejor líder o emprendedor exitoso. Se aprende haciendo, y por eso creamos una experiencia de aprendizaje en donde acompañamos a founders y managers a aprender e implementar este filosofía de trabajo en 5 semanas, en donde solo se invierte una semana en leer lo teórico.

Coaches y mentores, proyectos y feedback entre pares es nuestra receta. 100% online y adaptado a las agendas complicadas de los líderes.

Nuestra misión es que al terminar, todos los miembros tengan sus OKR anuales y del trimestre (por equipo) definidos, revisados y validados por nuestros coaches, expertos y mentores. Luego que presenten su plan de implementación, que incluye como van a comunicarlo, quienes serán los embajadores, que herramienta utilizarán, etc.

La decisión final de implementar queda del lado de cada participantes, pero su nivel de confianza es muy alto.

Finalizado el programa, hacemos un check-in mensual de seguimiento de los OKR con los nuestro equipo coaches.

¿Qué es lo que más les cuesta aprender a vuestros alumnos sobre OKR?

Increíblemente, resulta muy difícil entender la diferencia entre tareas y resultados. Todos hemos aprendido a trabajar con checklist y sentirnos «bien» cuando tildamos muchas tareas, pero nunca nos hacíamos la pregunta ¿logré el resultados? ¿estoy más cerca del objetivo?

Crear una cultura de trabajo *data driven* es tal vez una de las tareas más difíciles, y en Master Me Up tratamos de inspirar a que ese cambio suceda.

¿Puedes contarnos algún caso de éxito de alguno de vuestros alumnos que haya empezado a aplicar OKR?

Para nuestra sorpresa, tenemos muchos casos:

Uno de ellos es Juan M Rios, founder & ceo de Aware Doctor, una startup de E-learning con 8 colaboradores. Están radicados en Barcelona y facturan 500k €. Fue tan bien con OKR que Juan quiere llevar este sistema a los hospitales.

Implementaron utilizando asana. Van por el 3er Q iterando y mejorando sus objetivos.

Otro es Federico de Lime Entertainment. Fede es el CEO de una empresa de servicios que ayuda a los músicos a conseguir trabajo en los cruceros. La empresa de Fede ya son 15 empleados y trabajan todos de forma remota. Encontraron en OKR el sistema ideal para poder hacer seguimiento de todos los objetivos de sus miembros.

Están utilizando Notion para hacer el tracking y scoring de los OKR, apoyado con Slack.

Otro caso es Virginia Fay, Partner en Tiendup. Virginia es una gran manager, excesiva de medir y crear procesos. Fue tan bien su implementación que luego Virginia se sumó a nuestro equipo como OKR assistant y está ayudando a otros a implementar en sus empresas.

Ellos se manejan con un Google Sheet para revisión y scoring de sus OKR.

Tenemos también muchos participantes de fundaciones o organizaciones sociales. Como dice el libro de John (pone varios ejemplos como Gates Foundation), OKR es para cualquier organización personas que quieran lograr sus objetivos.

¿Qué cosas crees que no se deben hacer a la hora de aplicar OKR?

Hacerlo a medias o no creer en la metodología.

No tener la paciencia para ver los resultados. Al ser una cambio importante en la forma de trabajar, hay que acompañar a los equipos en la adopción.

Otra cosa que NO recomendamos es imponerlo al equipo. Tiene que haber un amplio consenso. Para ello, es muy importante la narrativa interna de la empresa antes de comenzar con OKR. ¿Porque OKR nos va a ayudar a lograr los resultados? ¿Porque OKR no implica más trabajo operativo?

Muchos comienzan con OKR escrito en pizarras. Recomiendo comenzar utilizando una herramienta digital (gratuita como Google Sheets o paga). ¿La razón? Cada día nos movemos más, trabajamos de forma remota. Es clave tener un lugar (nube) en donde poder hacer los check-ins desde cualquier lugar del mundo.

¿Te atreves a hacer un pronostico sobre la popularidad de OKR? ¿Crees que llegará a ser tan popular como Scrum por ejemplo?

Sin duda no compite con Scrum u otras metodologías sino que se complementa.

OKR las potencia, pero con el condimento que tiene la mirada estratégica.

Estamos en los orígenes de OKR. No tengo dudas de que logrará tener el mismo nivel de popularidad o más. No todas las empresas necesitan Scrum, pero si todas necesitan objetivos.

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Usando OKR

Publicado el 12 septiembre, 2019

Ha llegado la hora de empezar a usar OKR y sacarle el máximo provecho a este sistema que nos ayuda a definir mejor nuestros objetivos y nos ofrece una guía práctica sobre cómo conseguirlos. En Futurizable llevamos varios meses dando a conocer esta metodología porque estamos convencidos de que puede resultar muy valiosa para aquellas personas y empresas que quieren innovar. En este trabajo de divulgación que hemos venido desarrollando se encuentran una serie de artículos que pueden servir como introducción de cara a conocer qué es OKR y cómo aprender a utilizarlo. Además en el artículo de hoy vamos a compartir una serie de consejos que nos ayudarán a realizar esa implantación de los OKR en nuestros proyectos o empresas.

Menos objetivos, pero mejores

El libro que más me ha gustado entre los que he leído últimamente es Esencialismo de Greg Mckeown y quería recomendarlo ahora que volvemos al trabajo con energías renovadas tras las vacaciones.

Lo que suele ocurrir en esta época del año es que comenzamos a trabajar con mucha ilusión en los Objetivos que queremos conseguir, pero poco a poco vamos perdiendo energía y nos olvidamos de la ilusión con la que empezamos, por lo que dejamos de hacer aquellas cosas que nos ayudan a conseguir los Objetivos que nos habíamos propuesto.

El libro Esencialismo está lleno de buenas ideas para ayudarnos a conseguir nuestros Objetivos y como os podéis imaginar, la primera de ellas es ponernos pocos Objetivos, solo aquellos que son esenciales.

«Más de dos objetivos es ningún objetivo»

Otra de las ideas fundamentales que transmite el libro es que la mejor forma de lograr un Objetivo es estableciendo una serie de rutinas que te ayuden a conseguirlo. Por ejemplo si tu Objetivo es empezar a hacer deporte con el nuevo curso, deberías establecer un horario determinado para esas sesiones deportivas, anotarlas en la agenda y comprometerte a cumplirlo, al igual que haces con tus compromisos profesionales. Si además pones ese momento para hacer deporte al principio del día, te estarás asegurando de que la vorágine del día a día no te impida hacer lo que realmente importa, porque estás convencido de que la salud es muy importante para resultar productivo en tu trabajo y por lo tanto eres consciente de que hacer deporte no solo te va a ayudar en lo personal sino también en lo profesional.

En lo que se refiere a ponernos pocos Objetivos el libro Esencialismo coincide el libro de los OKR, Mide lo que importa de John Doerr, cuyo argumento principal a este respecto de la productividad es que debemos ponernos únicamente Objetivos que podamos verificar a través de la medición de los Resultados Clave, ya que aquello que no podemos medir no podremos saber si está mejorando y como consecuencia de ello iremos perdiendo ilusión al respecto.

Como sabéis el libro «Mide lo que importa» promueve la aplicación del sistema OKR para ayudar a las empresas y a las personas a lograr sus Objetivos. Para conseguirlo lo que hace es proponernos una serie de buenas prácticas al respecto de cómo diseñar esos Objetivos y lo que tenemos que hacer para lograrlos. De esta forma tenemos que ver OKR como una herramienta que nos ayuda a conseguir nuestros Objetivos, pero no como una nueva forma de gestionar nuestra empresa. Quiero decir que me parece un error que intentemos adecuar la estrategia de nuestra empresa a las directrices que nos marca OKR y creo que es por esto por lo que a mucha gente le cuesta ver la utilidad que le ofrece esta metodología.

Por lo tanto OKR nos propone una serie de buenas prácticas en cuanto a la forma de definir los Objetivos y lo que tenemos que hacer para lograrlos, pero no nos dice cómo tenemos que gestionar nuestra empresa o cómo tenemos que trabajar nosotros a nivel profesional. Intentar que todo lo que queramos hacer en nuestra empresa o en nuestro trabajo encaje con las ideas que propone OKR es un error, resulta mucho mejor si una vez que hemos entendido cómo funciona este sistema, elijamos unos pocos Objetivos en los que sí que podemos aplicarlo, que intentar aplicarlo en general.

De esta forma la relación entre el Esencialismo y OKR la encontramos en la recomendación de enfocarnos en unos pocos Objetivos, en aquellos que sean más tangibles y medibles, y establecer una rutina de trabajo que nos ayude a conseguirlos. Si lo hacemos así, entonces veremos cómo los resultados comienzan a llegar y esto nos animará a seguir trabajando para mejorar. Eso sí, teniendo en cuenta la relación de los OKR y el Esencialismo con el tema de la productividad, tenemos que ser conscientes de que el éxito se encuentra en la mejora continua (Kaizen), ya que no por el hecho de haber logrado un Objetivo quiere decir que nos podamos olvidar de seguir trabajando en aquello que nos ha permitido lograrlo.

«Nadie vuelve a encontrar sus progresos donde los había abandonado».

Por ejemplo, si nuestro Objetivo en la empresa ha sido mejorar la valoración que hacen nuestros clientes de la atención que les prestamos, cuando hayamos logrado el porcentaje de mejora que nos habíamos propuesto, no podemos dejar de hacer aquellas cosas que nos han ayudado a lograrlo, porque entonces poco a poco se irá deteriorando la situación, por la propia naturaleza de cómo funcionan las cosas, y volveremos al punto de partida.

Así que ya sabes, en este comienzo de curso vamos a ponernos unos pocos Objetivos, aquellos que nos ayuden de la mejor forma a conseguir nuestras metas y vamos a enfocarnos en ellos, ayudados por el Esencialismo y los OKR seguro que podremos conseguirlo.

A la gente le encanta ponerse objetivos pero le cuesta muchísimo lograrlos

A la gente le encanta ponerse objetivos, al menos en determinados momentos del año, como es ahora en el comienzo de curso. Pero muy poca gente es capaz de conseguir sus objetivos y es porque cuando se ponen esos objetivos no lo hacen de manera correcta. Por ejemplo cometemos un error cuando nos ponemos demasiados objetivos al mismo tiempo, cuando nos ponemos objetivos en el largo plazo o cuando nos ponemos objetivos en ámbitos en los que no contamos con la motivación necesaria que nos ayude a conseguirlos.

Recientemente una amiga me dijo que se había puesto como objetivo a nivel profesional mejorar su remuneración y yo le dije que no lo iba a conseguir poniéndose ese objetivo, que era un error ponerse un objetivo que no depende directamente de nosotros, sino que debemos ponernos objetivos que sí que estén bajo nuestro control y nos ayuden a lograr esa meta..

En este caso la manera correcta de hacerlo es detectar qué acciones pueden ayudarle a mejorar su remuneración, como por ejemplo acceder a algún tipo de incentivo económico relacionado con su rendimiento o realizar algún tipo de formación que le permita lograr un ascenso dentro de su empresa. Eso sí que son objetivos que están bajo su control y que sobre todo son muy concretos, lo cual es una de las características que nos sugiere el sistema de fijación, seguimiento y consecución de objetivos OKR.

OKR está pensado para que las empresas mejoren en sus negocios y está siendo utilizado por muchas empresas que han comprobado cómo les ayuda a mejorar porque les introduce en un proceso de mejora continua, en el que toda la organización se siente involucrada. Y es precisamente esa involucración de toda la organización la que se consigue cuando se permite que las personas se pongan sus propios objetivos de mejora, para que luego estos se puedan ir aglutinando en equipos de trabajo y posteriormente en toda la empresa.

Por el significado de las siglas OKR (Objetives and Key Results) xe nos invita no solo a fijarnos Objetivos sino también la manera de lograrlos a través de los Resultados Clave, que son aquellas acciones que vamos a llevar a cabo para lograr nuestros objetivos. Por ejemplo si nuestro objetivo como empresa es mejorar nuestra reputación entre nuestros clientes, lo primero que tendremos que hacer es conocer cuál es su percepción actual al respecto, por ejemplo por medio de la realización de una encuesta. Posteriormente tendremos que saber cómo los clientes piensan que podríamos mejorar el servicio que les prestamos, y para ello podemos hacer entrevistas o focus groups. Luego llegará el momento de introducir en nuestra actividad las mejoras que hayamos decidido como los resultados clave, que deben ser medibles para poder verificar que realmente se han conseguido. Por ejemplo podemos proponernos mejorar nuestra reputación en un punto sobre 10. Si ahora mismo la valoración de nuestros clientes es 6 sobre 10, podríamos ponernos el Resultado Clave en el corto plazo, en concreto en 3 meses, de llegar a una valoración de 7.

Además sistema OKR se ve reforzado por una serie de propuestas que está comprobado que ofrecen una ayuda importante de cara a conseguir nuestros objetivos, por ejemplo nos sugiere que nos pongamos objetivos muy ambiciosos, de manera que en el ejemplo anterior tendríamos que proponernos mejorar nuestra reputación en 3 o 4 puntos, de manera que ese nivel de exigencia nos ayudará a ir un poco más lejos de nuestra expectativa inicial y lograr 2 puntos o incluso 3 en lugar del punto inicialmente deseado. Por otro lado OKR nos dice que los objetivos deben ser públicos de forma que la transparencia nos ayudará a esforzarnos más a conseguir los objetivos tanto a nivel personal como de organización.

Otra de las ayudas que nos ofrece OKR para lograr nuestros objetivos a nivel empresarial son los denominados CFR, que son las siglas de Conversaciones, Feedback y Reconocimiento, lo cual se traduce en una serie de reuniones que van produciéndose entre los profesionales y sus responsables con el objetivo de mantener alta la motivación y recibir las ayudas necesarias para lograr sus objetivos.

Como te puedes imaginar, este sistema, que ya ha sido aplicada con éxito por empresas como Intel y Google, resulta de gran utilidad en los procesos de transformación digital de las empresas, ya que se enmarca dentro de los modelos de cambio de cultura que promueven las metodologías ágiles, en las que se busca una mayor colaboración de las personas dentro de las organizaciones a través del fomento de la autonomía y la transparencia.

Las dos grandes dificultades de OKR

Al igual que ocurre con otras metodologías ágiles como Scrum, llegar a aplicar OKR puede ser realmente difícil, aunque por definición es un sistema sencillo de entender, cuando se trata de ponerlo en práctica surgen algunas dificultades que nos pueden hacer bastante complicada su implantación.

En mi opinión la primera de estas dificultades la encontramos en el momento en el que tenemos que definir los Objetivos. Por un lado lo que ocurre es que muchas veces nos ponemos Objetivos que más bien son metas o aspiraciones, pero que no cumplen con los criterios de ser concretos y cuantificables. Cuando esto ocurre nos encontramos con la situación de que no logramos los Objetivos, no porque no nos hayamos esforzado en alcanzarlos, sino porque no estaban a nuestro alcance.

Lo que debemos hacer a este respecto es pensar en los Objetivos como aquello que nos ayuda a conseguir lo que nos gustaría lograr. Como dice John Doerr, los Objetivos son el camino, no la meta. Así que al igual que cuando queremos llegar a un lugar utilizamos un mapa y marcamos una serie de hitos en el camino, por el que queremos que discurra nuestra ruta, cuando diseñamos los OKR lo que realmente estamos haciendo es determinar qué acciones nos llevarán a lograr nuestros objetivos. Luego esto se materializa a través de una serie de Resultados Clave, que son la manera más concreta de comprobar que las acciones que estamos emprendiendo nos permiten lograr nuestros Objetivos.

La otra gran dificultad que podemos encontrar al aplicar OKR en nuestro trabajo y nuestra empresa es la constancia, ya que cuando realmente se le puede sacar provecho a este sistema es cuando lo introducimos de manera recurrente en nuestra forma de trabajar. De esta forma al igual que tenemos un horario de trabajo, un lugar de trabajo o una tecnología determinada con la que realizamos nuestra actividad, deberíamos pensar que OKR debe estar presente siempre que pensemos en planificar nuestra estrategia profesional y la de nuestra empresa.

Esto es así porque el valor de este sistema lo vamos a encontrar en el largo plazo. Considerando que cuando empezamos a aplicarlo estamos aprendiendo, que además debemos ir depurando el sistema poco a poco y que al ponernos objetivos en el corto plazo, el impacto de estos será pequeño, donde reside la fuerza de OKR es en el interés compuesto. La suma de muchos pequeños objetivos nos ayudará a lograr grandes metas. Pero tenemos que perseverar, tenemos que verlo como una carrera de larga distancia, no como un sprint. Porque cuando pensamos demasiado en el corto plazo, si no llegan rápido los resultados, entonces nos desanimamos y abandonamos nuestros planes, pero si sabemos que perseverar es parte del éxito, los resultados llegarán y habrá valido la pena el esfuerzo.

OKR y la búsqueda de la excelencia

Muchas filosofías y religiones tienen entre sus objetivos la búsqueda de la felicidad o cómo ayudar a las personas para que sean felices en su vida. El estoicismo, una filosofía que ahora se está poniendo de moda, aunque tiene más de 2.000 años de existencia, propone que la felicidad se alcanza a través de la búsqueda de la excelencia y de la serenidad. Para los estoicos ambos conceptos están muy relacionados, porque la búsqueda de la excelencia debería proporcionarnos serenidad y alcanzar la serenidad debería ayudarnos a lograr la excelencia.

Lo que ocurre con estos conceptos de excelencia y serenidad es que resultan muy abstractos para la mayoría de las personas, pero si pensamos un poco en ello nos daremos cuenta de que simplemente son herramientas que nos van a ayudar a lograr ese objetivo personal de la felicidad.

En el caso de la búsqueda de la excelencia me parece una buena forma de lograr nuestros objetivos, cualesquiera que sean a nivel personal, profesional y empresarial. Porque es la manera de lograr un objetivo sin poner el foco en el resultado sino en el proceso. Lo cual también es la forma que propone de hacer las cosas en el Kaizen o procesos de mejora contínua, porque según vas mejorando todo lo que haces, lo que estás haciendo es acercarte cada vez más a tu objetivo.

Pensemos por ejemplo en un profesional que quiere mejorar en su posición en la empresa, en el tipo de trabajo que realiza o en su remuneración. Esta persona puede ponerse un objetivo que consista en lograr aquello que le gustaría obtener o por otro lado puede ponerse el objetivo de buscar la excelencia que le permitirá a su vez lograr aquello que quiera conseguir. En el caso de ponerse como objetivo directamente aquello que quiere lograr, el problema está en que muchas veces no dependerá sólo de él, lo cual puede llevarle a la frustración, sin embargo si se centra en aquellas cosas que sí que controla, como su formación o sus habilidades, logrará el objetivo final a través de la búsqueda de la excelencia.

Crear un mejor producto, ofrecer una atención al cliente excelente, desarrollar un entorno de trabajo que promueva la felicidad o fomentar la innovación, son acciones relacionadas con la búsqueda de la excelencia que toda empresa puede realizar y que tendrán como consecuencia una mejora en los indicadores de la empresa relacionados con el negocio, los beneficios o la cuota de mercado.

Por lo tanto, cuando pensemos en OKR tenemos que enfocarnos en aquellas cosas que nos ayudan a lograr nuestros Objetivos, no en los Objetivos en sí mismos. Por ejemplo si nuestro Objetivo es tener más clientes, podemos hacer lo que hace todo el mundo, invertir más dinero en publicidad para ser más conocidos y que más clientes lleguen a nosotros. O podemos enfocarnos en mejorar nuestro producto, en mejorar la experiencia que tienen nuestros clientes actuales cuando se relacionan con nosotros, consiguiendo que se conviertan en prescriptores y entonces estos serán los que nos traerán a más clientes. En el primer caso, el de la publicidad, lo que estamos haciendo es «comprar clientes», que dejarán de serlo cuando dejemos de invertir en publicidad. En el segundo caso lo que hacemos es buscar la excelencia y esta nos recompensa con un beneficio mayor.

«Dos caminos se bifurcaban en un bosque y yo, Yo tomé el menos transitado, Y eso hizo toda la diferencia». Robert Frost

Todo esto de la búsqueda de la excelencia está íntimamente relacionado con el propósito, que es el punto de partida de cara a implantar OKR en una organización. Por qué hacemos las cosas, cuál es nuestra razón de ser, el motivo de nuestra existencia. Lo que ocurre es que la mayoría de la gente que quiere utilizar OKR no ha sido capaz aún de encontrar su propósito. Por eso resulta tan complicado bajar al siguiente nivel que es el de definir los Objetivos y los Resultados Clave. Entonces la búsqueda de la excelencia puede ser un propósito en sí mismo, porque todos sabemos qué cosas podemos mejorar en nuestro trabajo y en ellas es en las que deberíamos ponernos a trabajar cuanto antes.

10 razones para empezar a usar OKR

OKR es un concepto relativamente nuevo en el ámbito de la gestión empresarial pero que tiene una muy buena base para llegar a triunfar. Se trata de una evolución de otros sistemas de gestión de objetivos, como los KPI, SMART y la Administración por Objetivos, pero que en este caso tiene una serie de características que hacen que aumenten las posibilidades de que una empresa pueda llegar a aprovecharlos en su estrategia. Podríamos decir que es un sistema de gestión de objetivos que se ha ido creando, mejorando y evolucionando a lo largo de muchos años gracias al aprendizaje de muchos conceptos en los que se inspira y a la experiencia en su aplicación en grandes empresas.

Por mi parte tras llevar unos meses estudiando el sistema OKR y haber empezado a aplicarlo personalmente en mi trabajo, ha ido llegando a una serie de conclusiones que me gustaría compartir con vosotros a continuación al respecto de por qué pienso que todos deberíamos plantearnos empezar a usar OKR:

    1. En OKR se puede empezar en pequeño, una sola persona o un equipo, para luego ir avanzando hacia lo global, como puede ser el conjunto de una empresa o cualquier tipo de organización. En lo que se refiere a definición y consecución de objetivos esto es una novedad porque no dependes de que la empresa tenga claros cuáles son sus objetivos para que cualquier profesional pueda definir los suyos propios y poco a poco ir escalándolo hacia el resto de la organización. Este concepto de bottom-up resulta muy importante a nivel de motivación porque está claro que cuando una persona se propone algo por iniciativa propia la posibilidad de conseguirlo es mucho más alta que si le viene impuesto. En lo que se refiere a qué objetivos se pueden proponer y conseguir se puede empezar por aquellos que menos dependencias tengan del resto de la organización, como pueden ser aquellos relacionados con la productividad personal, el trabajo en equipo o el aprendizaje de nuevas técnicas que introducir en nuestro trabajo. Lo mejor de esto es que si vamos logrando esos objetivos el resto de la organización irá siendo consciente de ello y se irá transmitiendo el ejemplo porque al fin y al cabo la mayoría de la gente quiere mejorar, lo que pasa es que muchas veces no sabe cómo conseguirlo.“Hay demasiada gente que trabaja demasiado para conseguir muy poco”. Andrew Grove, CEO de Intel y padre de los OKR
    2. Cuando nos proponemos algo, ya sea a nivel personal o profesional, resulta fundamental medir el progreso del proceso hasta que llegamos a conseguir lo que nos hemos propuesto. Cuando medimos estamos generando conocimiento de cara a poder ir mejorando el trabajo que realizamos para conseguir nuestros objetivos. De esta forma en OKR se pone el foco en la definición de Objetivos que se tangibilizan a través de los Resultados Clave, que deben ser verificables de manera que se pueda decir inequívocamente si se ha logrado un objetivo o no, incluso si a través de la asignación de una cifra concreta para los Resultados Clave, podemos determinar el porcentaje de consecución de los objetivos que nos hemos propuesto. De esta forma al igual que las metodologías ágiles como Scrum se basan en el empirismo para lograr el conocimiento necesario para la toma de decisiones en OKR también esa capacidad resulta fundamental cuando se trata de conseguir nuestros objetivos como profesionales y como empresas.“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. William Thomson Kelvin
    3. El sistema OKR se inspira en algunas estrategias de productividad personal para asegurar su efectividad. Por ejemplo quizás uno de las mejores ideas que propone el sistema para ayudarnos a lograr nuestros objetivos, es partirlos en pequeñas partes, de forma que en lugar de proponernos objetivos a largo plazo, como suele hacerse cuando fijamos objetivos anuales, vamos a ponernos objetivos trimestrales. Con los objetivos trimestrales en lugar de anuales lo que estamos haciendo es ponernos un horizonte temporal más cercano que nos ayuda a mantener la motivación más alta, a no dormirnos en los laureles y comenzar a ver los resultados en un plazo de tiempo más corto. Porque cuando nos ponemos objetivos anuales al ser un plazo de tiempo tan largo, muchas personas podemos verlo demasiado lejano lo cual no ayuda de cara a querer ponerse a trabajar en ello de inmediato, por esa fatídica tendencia que tenemos las personas a posponer aquello que es importante pero no urgente.
    4. OKR nos ayuda a superarnos a nosotros mismos y a llevar a nuestra organización hasta límites insospechados, porque frente a otros modelos de definición de objetivos, donde estos se proponen en base a aquellas aspiraciones que se consideran alcanzables, en este sistema se propone ir un poco más allá. Lo que OKR propone es que los objetivos sean significativos y aspiracionales, hasta el punto de que nos demos por satisfechos si alcanzamos un porcentaje de consecución de un objetivo por debajo del 100%, porque de hecho se contempla que si llegamos al 100% de consecución, es que no habíamos sido suficientemente ambiciosos a la hora de definir esos objetivos. Probablemente es por esto que las dos empresas que más provecho le han sacado hasta el momento a OKR hayan sido por un lado Intel con esa gran capacidad de crecimiento en la producción de microprocesadores, representada por la ley de Moore, y por otro lado el caso de Google cuyo afán por el crecimiento exponencial está muy bien representado en esta frase de uno de sus fundadores: “En Google no nos contentamos con mejoras modestas. Una mejora del 1000% requiere reconsiderar los problemas, explorar lo que es técnicamente posible y divertirse durante el proceso” Larry Page
    5. El poder del 80% más que algo que venga definido por el propio sistema OKR es una consecuencia del punto anterior. Si te propones objetivos tan ambiciosos que no sea necesario llegar al 100% de su consecución, sino que esté bien con lograr por ejemplo un 80%, entonces lo que ocurre es que esa sensación de deber cumplido, de haberte esforzado mucho pero saber que siempre se puede llegar un poco más allá, puede resultar muy motivante y reconfortante. Quizás incluso tenga algo que ver con la regla de pareto, por coincidir en cuanto al porcentaje, pero para mi lo que está claro es que esa manera de ver cómo funciona el mundo puede ayudarte mucho a avanzar. Te pones el listón alto, lo das todo para conseguirlo, pero sabes que aunque no llegues a lo más alto, la mejora habrá sido importante y si haces esto de manera recurrente el resto de tu vida entonces sí que estarás logrando resultados increíbles. Pensemos por ejemplo cómo hace un deportista, que aunque se esfuerce mucho para lograr los mejores resultados, siempre sabe que no puede llegar al límite para no tener problemas de salud o lesiones, pero llegando siempre a ese 80% de esfuerzo sigue mejorando porque se vuelve acumulativo.
    6. El poder del interés compuesto está relacionado con el punto anterior en lo que se refiere a lograr de manera recurrente pequeñas mejoras, que cuando se van sumando se acaban convirtiendo en algo mucho más grande. Si lo comparamos por ejemplo a la inversión en bolsa, está comprobado como la mayoría de los inversores buscan obtener grandes rentabilidades en el corto plazo, por alguna razón nuestro cerebro funciona así, pero lo que suele ocurrir es que la mayoría de la gente que invierte en bolsa acaba perdiendo el dinero porque no tiene la paciencia necesaria para ver que cómo realmente se gana dinero en bolsa es en el largo plazo. Los estudios estadísticos que se han hecho a este respecto lo verifican y estoy convencido de que si eso lo aplicamos a muchos otros aspectos de la vida funciona de la misma forma. Por lo tanto, un sistema como OKR que nos invita a ponernos Objetivos cada tres meses y trabajar para conseguirlos a través de los Resultados Clave, aprovecha todo el potencial del interés compuesto para ayudarnos a mejorar de manera exponencial. “El interés compuesto es la fuerza más poderosa del Universo” Albert Einstein
    7. Otra de las grandes aportaciones del sistema OKR al mundo de la gestión de objetivos profesionales y en la empresa es introducir los denominados CFR que son los responsables de ayudarnos a contar con el apoyo necesario para afrontar las dificultades que se presentan cuando nos hemos puesto objetivos suficientemente ambiciosos. Las Conversaciones nos ayudarán a contar con el apoyo emocional y la aprobación de nuestro equipo y líderes en relación con lo que queremos lograr. El Feedback nos aportará los consejos necesarios para ir orientando mejor nuestro trabajo en la realización de esos objetivos. Y el reconocimiento será un extra de motivación necesaria para seguir en ese camino, ponernos nuevos objetivos y continuar en el proceso de mejora contínua que nos propone este sistema.
    8. El Foco es uno de los denominados Superpoderes en OKR y nos anima a concentrarnos y comprometernos con las prioridades. Esas prioridades que hemos definido precisamente en nuestros OKR y que representan aquello en lo que debemos realmente enfocarnos, porque lo hemos decidido tras un periodo de reflexión y por lo tanto no es fruto de la improvisación que suele existir en la estrategia de muchas empresas. Cuando alguien tiene claro lo que quiere hacer y por qué lo hace, puede concentrarse en ello como un rayo láser se concentra en el objetivo al que quiere impactar, frente al otro modelo que es más habitual en el que actuamos como un foco, que ilumina a muchas cosas pero realmente no llega a producir un cambio en ninguna de ellas. Un láser y un foco son ambos manifestaciones de la luz, pero esa capacidad que tiene el láser de concentrarse en un solo punto, es lo que lo hace tan potente. Del mismo modo nosotros cuando sabemos lo que tenemos que hacer y por qué lo hacemos podremos ver que amplificamos enormemente el impacto de nuestras acciones.
    9. Aunque como hemos visto antes en OKR no se requiere que sea la organización la que proponga el uso de este sistema sino que puede surgir de los propios trabajadores, lo cierto es que si se ve apoyado por el liderazgo de la organización y cultura de empresa moderna que fomente la colaboración y la transparencia, los resultados pueden ser impresionantes. Lo mejor es que este sistema llega a nosotros en un momento en el que muchas de las grandes empresas han empezado a ser conscientes de la necesidad de transformación, por lo tanto existe esa predisposición al cambio que promueven por ejemplo las Metodologías Ágiles como Scrum. A esto podemos sumar que OKR se convierte en una guía de trabajo para los líderes de la organización, que ahora no tienen que improvisar al respecto de cómo definir y hacer seguimiento de la organización, sino que cuentan con un modelo probado y adaptable a las necesidades de cada empresa.
    10. OKR es una buena excusa para buscar el propósito de la empresa, porque aquellos que llevan toda la vida haciendo tornillos o galletas puede que hayan llegado hasta aquí sin grandes sobresaltos en su camino, pero todo apunta a que en el futuro los cambios van a ser tan grandes que nadie puede dar por asegurado su continuidad en el mercado. Es el momento de que las empresas busquen su propósito o al menos que introduzcan modelos de trabajo que les ayuden a mejorar, con el objetivo de encontrar esa misión tan necesaria que les llevará a conocer mejor las necesidades de sus clientes y trabajar para resolverlas.

Tras estos consejos sobre cómo aplicar OKR y razones sobre la necesidad de utilizarlo en nuestro trabajo, ha llegado el momento de pasar a la acción. Aún así puede que tengas dudas sobre cómo empezar a aplicarlo, lo cual es bastante normal porque no es un sistema sencillo de empezar a aplicar, por eso te puede resultar de utilidad compartir la experiencia, aprendizajes y dificultades con otras personas, lo cual es el objetivo por el que hemos puesto en marcha el meetup OKR Day.

La primera edición del meetup OKR Day la dedicamos a descubrir esta metodología y algunas empresas que habían comenzado a utilizarlas. El vídeo del evento lo puedes ver aquí. Y la segunda edición la realizaremos el 25 de septiembre en Google for Startups Campus Madrid y estará dedicada a debatir sobre la diferencia entre los Resultados Clave y las Tareas, una de las principales dudas que nos surgen cuando nos ponemos a crear nuestros OKR.

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Entrevistas OKR | Roberto Zelonka, co-fundador de PulsarUp!

Publicado el 03 septiembre, 2019

Roberto Zelonka CEO y Co-Fundador de PulsarUp!

¿Cómo descubristeis OKR y por qué decidisteis empezar a utilizarlo?

Un amigo con el que trabaja anteriormente realizó una presentación sobre OKRs en un momento en el que el desempeño y resultados del equipo no eran para nada buenos. Después investigué un poco más sobre el tema y llegué a la misma conclusión a la que prácticamente todos llegan cuando van a comenzar a utilizar el sistema OKR; si son lo suficientemente buenos para Google, Amazon, Netflix, y hasta Bono de U2… ¿Por qué no lo serían para mí?

¿Por qué en PulsarUp habéis decidido dedicaros a ayudar a las empresas con el tema de los OKR?

Fundamos PulsarUp para ayudar a las empresas, porque ya habíamos experimentado varios fracasos con otras Startups por falta de un propósito claro y una desconexión entre su estrategia y operación; afortunadamente nos percatamos de que todo eso se resuelve con OKRs.

La primera vez que usamos OKRs fuimos muy escépticos y ni nos esforzamos, creíamos que eran como KPIs o SMART Goals. Para nuestra sorpresa, aún haciendo el mínimo esfuerzo de implementación, los resultados fueron mucho mejores que cuando usábamos KPIs y decidimos crear PulsarUp para ayudar a que cualquiera pueda conquistar sus metas.

¿De qué formas lo estáis haciendo?

Con nuestro software de OKRs, que conecta el propósito de las empresas con su estrategia y operación, asegurándose de enfocar y alinear a todos para cumplir las metas que verdaderamente importan.

También llevamos la educación y cultura de OKRs a las empresas para liberar su máximo potencial con entrenamientos y capacitaciones personalizadas con nuestra división PulsarUp Academy.

Igualmente creamos contenido y damos pláticas sobre OKRs para que más personas y empresas conozcan sobre esta forma de trabajo y la usen para alcanzar la excelencia operativa como ya lo hacen Twitter, Salesforce, Dropbox y hasta J.K. Rowling, la escritora de Harry Potter.

¿Qué hace PulsarUp como software que no se pueda hacer con un documento de Excel o Word?

Los OKRs y PulsarUp parten del propósito de las empresas, nuestro software conecta ese propósito con la estrategia y su respectiva operación día a día.

Obliga a respetar la estrategia, limitando la operación a sólo lo relacionado a los OKR maximizando enfoque y alineación.

Facilita el seguimiento de cada Resultado Clave con su propio tablero de procesos Kanban, donde a cada actividad se le puede asignar responsables, fechas, sub-tareas, etiquetas, comentarios, etc.

Crea ciclos tácticos de OKR automáticamente y obliga a generar los OKR de cada ciclo para mejorar constantemente.

Genera la transparencia necesaria para los OKR, ya que todos pueden ver los OKR de todos, para entender cómo aportar más hacia el propósito.

Además de otras ventajas como reportes de progreso, notificaciones, etc. PulsarUp está en una mejora constante enfocada en OKRs; Word y Excel no fueron diseñados para gestionar OKRs y normalmente terminan siendo listas de tareas incapaces de escalar y mantener al día los OKRs de las empresas.

¿Cuáles son las ventajas de usar una aplicación específica para la gestión de los OKR?

Antes de crear PulsarUp, intentamos gestionar OKRs con hojas, pizarras, post-its, tableros, Word, Excel, Jira, Monday, Trello, etc. Todas fallaban en 3 puntos clave:

  1. Partir del propósito para definir y ligar las estrategias, operaciones, decisiones, actividades y prioridades.
  2. Una visualización estratégica clara y transparente de todos los OKRs y su progreso.
  3. Seguimiento puntual de la operación diaria con flujos de proceso, actividades, responsables, fechas, comentarios, etc.

PulsarUp fue diseñado para potenciar OKRs y cubre perfectamente los puntos anteriores, además de estar en una mejora continua. Word, Excel, Trello, Jira, Monday y otras opciones pueden funcionar para gestionar el primer intento de OKRs, pero indudablemente alcanzarán sus limitaciones y restringirán el potencial de los OKR.

¿Cómo se resuelve el problema de conseguir que la gente tenga el hábito de entrar a la aplicación de gestión de los OKR?

PulsarUp fomenta el uso de OKRs con notificaciones, comentarios, recordatorios, medallas, etc. Pero crear un hábito

de OKRs no debe delegarse exclusivamente a una plataforma. El verdadero reto es que las empresas tengan su propio aha! moment, donde descubran el potencial de operar basados en conquistar resultados en lugar de tiempo y tareas.

Hemos comprobado en repetidas ocasiones que lo mejor para fomentar el hábito de OKRs es una comunicación muy humana con las personas para guiarlas a descubrir por si mismas ese aha! moment, y que por convicción logren hacer suyos los OKR e integrarlos a su cultura. Cuando esto se logra los recordatorios y notificaciones pasan a segundo plano.

¿Cuáles son las dificultades que encontráis en las empresas que empiezan a aplicar OKR?

El requisito indispensable es la convicción y participación activa de los líderes de la empresa; si ellos no están comprometidos, los OKR jamás funcionarán. Todas las demás dificultades son superables con tiempo, paciencia y dedicación, algunas de las más comunes son:

  • Omitir el propósito de la empresa, en ocasiones ni siquiera existe uno, porque la fuerza de los OKR surge de un propósito claro y bien comunicado.
  • Poca paciencia, y creer que los OKR son una bala de plata que funcionan al primer intento y que de la noche a la mañana convierten a tu empresa en algo como Uber o Airbnb; ni empresas de ese calibre lo lograron a la primera. Es normal tardar entre 9 y 12 meses para acostumbrarse a usar OKRs.
  • Tener muchos objetivos y aún más resultados clave, ya que al final no se logra progresar en casi nada.
  • Evitar que las áreas de una empresa trabajen aisladas, sin saber lo que hacen las demás, sin unir fuerzas y aún peor, peleando entre ellas.
  • No co-crear OKRs Top-Down y Bottom-Up. La gestión tradicional nos acostumbró a que las órdenes vienen siempre de dirección y deben ser acatadas, eso no funciona para los OKR.
  • Fallar dar seguimiento y rendirse antes de descubrir que verdaderamente valió la pena.
  • No contar con un software para la gestión de OKRs.

¿Cómo se pueden resolver esas dificultades?

Hemos aprendido que la mejor solución para sobrepasar los obstáculos de adopción de OKRs es con la ayuda de mentores y expertos que proporcionen una guía clara, con la experiencia y el conocimiento necesarios para vivir la cultura de OKRs exitosamente.

Aunado a eso, también está el uso de tecnología que resuelva la dificultad de gestionar los OKR, algo de vital importancia para sacarles el máximo provecho exponencialmente.

¿De qué forma ayuda la formación que hacéis en PulsarUp Academy a resolver esas dificultades?

PulsarUp Academy materializa la guía experta y el entrenamiento personalizado que nos hubiera encantado tener al comenzar a utilizar OKRs y por eso fue creada.

Los OKR son algo nuevo en el mundo de los negocios y es natural que se complique su entendimiento y adopción, con PulsarUp Academy convertimos a nuestros clientes en expertos de OKR.

La formación de PulsarUp Academy se enfoca en llevar la cultura de los OKR a las empresas, con entrenamientos personalizados para conseguir la ventaja competitiva que genera una cultura basada en la conquista de resultados.

Ofrecemos soluciones a la medida, que van desde Bootcamps en los que llevamos de la mano a la empresa durante todo un ciclo táctico (3 meses) de OKR; Workshops para capacitar y reforzar temas específicos; hasta la creación de Champs de OKR, personas expertas que garanticen la adopción, implementación y continuidad de los OKR en sus empresas.

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Innovando en 2020

Publicado el 29 julio, 2019

2020 está a la vuelta de la esquina y muchos de los que hicieron planes para por fin convertir su empresa en innovadora, han visto pasar los últimos años salvando los muebles tras una crisis que difícilmente les va a dejar en la misma situación que estaban a finales de la década pasada. De esta forma, vemos que para muchas empresas en esta última década se ha perdido esa oportunidad para innovar, para transformarse digitalmente, ya que con suerte algunas al menos han llegado a digitalizarse, pero ni mucho menos han dado los pasos necesarios para convertirse en una empresa del futuro.

Mientras a nivel global nos encontramos con nuevas empresas que quieren ayudarnos a conectar nuestro cerebro a un ordenador, por aquí seguimos viendo como algunas de las empresas más importantes del país tienen aún webs que parecen diseñadas en los años 90 y ni siquiera ofrecen sus servicios a través de una app, que facilite la interacción a una mayoría de usuarios que utiliza Internet a través del móvil, porque ya no tiene un ordenador en casa.

«No nos atrevemos a muchas cosas porque son difíciles, pero son difíciles porque no nos atrevemos a hacerlas». Lucio Anneo Séneca.

Entonces, aunque aún queda mucho por hacer a la hora de mejorar en los procesos de innovación tecnológica, de lo que nadie puede quejarse es de que no contemos con el conocimiento, las herramientas y los ejemplos sobre cómo hacerlo. Lo que nos falta es el arrojo para ponernos manos a la obra o quizás también la premura de saber que en cualquier momento nuestro negocio puede desaparecer, ya sea a manos de uno de los gigantes tecnológicos o porque simplemente nuestros clientes han cambiado sus hábitos de consumo y ya no están interesados en seguir vinculados con nosotros.

Ante esta situación, conscientes de que hemos perdido la oportunidad de aprovechar la fecha de 2020 como una meta a la que dirigir nuestros esfuerzos por innovar, podemos cambiar la perspectiva y pensar en ello como un punto de inicio, pero esta vez poner los medios necesarios para afrontar el cambio con todas las garantías. Tenemos 5 meses para prepararnos, sabemos lo que hay que hacer y cómo hay que hacerlo, tan solo falta tomar la decisión de emprender el camino de la innovación y el tren sale el 1 de enero de 2020.

¿Preparamos juntos el camino?

Empecemos por las personas

¿Están preparadas las personas de tu organización para el viaje? ¿Estás tú preparado? Porque aunque está previsto que en la próxima década las máquinas tomen mucho más protagonismo, también se está viendo que las personas cada vez seremos más necesarias en este proceso de transformación. Cada vez las máquinas son mejores haciendo los trabajos rutinarios que hasta ahora hemos hecho nosotros, pero para la creatividad y la innovación las personas seguimos siendo imprescindibles. Por lo tanto, las personas que forman parte de tu organización y que van a emprender este viaje de la innovación en el 2020, ¿están dispuestas a ser creativas y empezar a innovar en su trabajo?

Aquí tenemos la primera tarea que podemos poner en nuestra agenda para 2020, vamos a fomentar la creatividad entre las personas que trabajan en la empresa y por suerte tenemos multitud de herramientas que nos pueden ayudar a conseguirlo, a saber, podemos organizar cursos sobre los siguientes temas, con los que además de aprender pueden incluso divertirse, fomentar el trabajo en equipo y muchas otras cosas:

  • Design Thinking
  • Lego Serious Play
  • Improvisación teatral
  • Escritura creativa
  • Cocina de vanguardia

Introduzcamos en el plan de formación de la empresa alguno de estos cursos y aprovechemos la realización del mismo para promover que la gente se sienta motivada a ser más creativa en su trabajo, a buscar nuevas formas de hacer las cosas, a resolver los problemas de manera diferente, a trabajar de forma más colaborativa, a no conformarse con cumplir con lo que se le pide sino ir un paso más allá en busca de la excelencia profesional.

¿Excelencia profesional? Si hacemos una encuesta en tu empresa o a los suscriptores de esta newsletter, ¿cuántos indicaríamos la búsqueda de la excelencia profesional como una de nuestras prioridades? Porque innovar puede hacerse de muchas formas, por ejemplo la innovación incremental nos propone que vayamos mejorando lo máximo posible nuestros productos o servicios de manera que cada vez resuelvan mejor las necesidades de nuestros clientes o la demanda del mercado. Y, además, en esa búsqueda de la excelencia podemos encontrarnos con que vale la pena hacer un cambio radical en nuestro trabajo y pasar entonces a la innovación disruptiva donde podremos crear algo nuevo con lo que llegar a nuevos clientes o ayudar de forma diferente a nuestros clientes actuales.

Sigamos con la tecnología

Que las personas continúen siendo más importantes que las máquinas no implica que podamos dejar de lado una realidad en la que cada vez hay más tecnologías que sustituyen el trabajo que hasta ahora realizaban las personas. El modelo ideal en este momento es la simbiosis entre el humano y la máquina, la Inteligencia Ampliada que nos hace cada vez mejores profesionales gracias a las nuevas habilidades que nos ofrece la tecnología.

En las empresas, aprovechar al máximo la tecnología es una cuestión de competitividad. ¿Cómo puedo hacer ahora con el esfuerzo de la máquina lo que antes hacía con el esfuerzo de la bestia? Y perdón por la palabra, pero la situación se asemeja al momento en el que se dejaron de usar animales como los caballos y los bueyes, en determinados trabajos del campo, para ser realizados por máquinas como los tractores.

La película Figuras ocultas, que narra la historia de tres mujeres que trabajaron como «calculadoras» en el proyecto de la NASA para poner en órbita el astronauta John Glenn, refleja muy bien la situación que se produce cuando una máquina comienza a sustituir el trabajo de las personas y cómo determinadas personas son capaces de adaptarse, hacerse valer o evolucionar, para continuar siendo imprescindibles, mientras que otras no son capaces de soportar el trauma que supone esta evolución.

Esa actitud de adaptación y aprovechar al máximo la utilidad que nos ofrece la tecnología es la que tenemos que desarrollar. Que llega la Nube, subámonos a la nube, que la Inteligencia Artificial está viviendo un gran desarrollo, pensemos en cómo podemos aprovecharlo, que se habla mucho de Transformación Digital, pensemos que digital no implica sólo utilizar la tecnología, se trata de una nueva forma de pensar, en búsqueda de la eficiencia, la conexión, la colaboración, en busca de modelos que tan exitosos se han mostrado como es el Open Source.

Ayudémonos de las metodologías

Como decía el slogan del anuncio de neumáticos: «La potencia sin control no sirve de nada», y cuando hablamos de innovar en las empresas y transformar los modelos de negocio, el problema es que todo puede quedarse en buenas intenciones, si no contamos con las herramientas adecuadas para pasar de las ideas a la acción.

Y aquí es donde entran en juego las metodologías ágiles, porque cuando hablamos de transparencia, autonomía, compromiso y todos los valores que comparten estas metodologías, lo difícil es ponerlos en práctica, si no podemos enmarcarlos dentro de una estrategia que nos aporte unos puntos de referencia sobre los que trabajar.

En este contexto, OKR puede resultarnos de gran utilidad de cara a definir las prioridades de la empresa y decidir qué papel va a jugar la innovación en esta estrategia. Por ejemplo, podemos comenzar por usar este sistema de gestión de objetivos para organizar el trabajo del equipo de innovación o de alguno de los proyectos de innovación que tengamos previsto realizar, de esta forma tendremos un caso de uso acotado que puede servirnos como referencia cuando llegue el momento de trasladarlo a toda la organización.

Ejemplo de uso de OKR para poner en marcha un plan de innovación:

Poner en marcha un plan de innovación para 2020 es la meta que queremos lograr, porque nuestro propósito para este año es mejorar nuestra estrategia innovadora o directamente convertirnos en una empresa innovadora. Así que ahora que tenemos claro por qué lo hacemos, vamos a decidir qué tenemos que hacer para conseguirlo.

Los Objetivos son el Qué, lo que vamos a hacer para lograr nuestra meta y los Resultados Clave el Cómo lo vamos a hacer para conseguirlo:

  • Objetivo 1: Realizar una acción de Innovación Abierta para exponernos a la comunidad innovadora
    • Resultado Clave 1: Decidir el tipo de actividad que vamos a realizar (concurso, evento, etc.)
    • Resultado Clave 2: Preparar la actividad innovadora y realizarla
    • Resultado Clave 3: Extraer al menos dos oportunidades en relación con la realización de esa actividad, por ejemplo una relación con una startup o con investigador.
  • Objetivo 2: Desarrollar un piloto de un programa de Intraemprendimiento entre los empleados
    • Resultado Clave 1: Decidir el premio que recibirá el empleado que proporcione la mejor idea
    • Resultado Clave 2: Crear un equipo a nivel interno para evaluar las ideas de los empleados
    • Resultado Clave 3: Realizar el concurso, lograr al menos 10 ideas y elegir la mejor de ellas
  • Objetivo 3: Poner en marcha un plan de comunicación sobre la actividad innovadora de la empresa
    • Resultado Clave 1: Comunicar las actividades de Innovación Abierta e Intraemprendimiento
    • Resultado Clave 2: Realizar tres contenidos relacionados con la innovación en nuestro sector
    • Resultado Clave 3: Organizar un evento en el que participen ponentes de nuestro sector

Estos tres Objetivos se llevarían a cabo durante el primer trimestre y en función de su resultado se haría una ampliación del plan para el segundo trimestre, en el que un nuevo Objetivo puede ser realizar un piloto para un nuevo proyecto colaborando con una startup o un investigador y otro Objetivo sería poner en marcha el proyecto surgido de la idea de intraemprendimiento dedicando un presupuesto específico para ello.

Así que ya sabéis que OKR nos puede ayudar muchísimo a estructurar nuestras estrategias, por ejemplo a nivel de innovación, como hemos visto con este ejemplo.

Y, por otro lado, cuando tenemos claro qué es lo que queremos hacer y cómo podemos conseguirlo, podemos recurrir a otras herramientas que nos ayuden en el trabajo a realizar en el día a día. Scrum por ejemplo puede ser una de estas herramientas, sobre todo porque nos introduce en una disciplina de trabajo que resulta muy positiva cuando queremos sacar proyectos adelante y comenzar a ver resultados en el corto plazo. Además, como los valores entre estas metodologías son compartidos, es cuestión de comenzar a usarlas para que empiecen a ofrecer utilidad en ese plan que tiene la empresa para innovar.

De esta forma, si en la empresa hemos decidido que vamos a usar OKR para definir y organizar la estrategia de innovación, lo que podemos hacer es ayudarnos de Scrum para gestionar el equipo de trabajo que vaya a llevar a cabo la estrategia. Así, podemos tener un product owner que es el CEO y si no tenemos un responsable específico para la innovación, conformar un equipo de varias personas que lleven a cabo todo el plan, como si fuera el equipo de desarrollo en un proyecto de software. Pero, en este caso, es el responsable de todas las tareas necesarias para organizar la actividad de innovación abierta, de intraemprendimiento y las acciones de comunicación. A este equipo deberá ayudarle además un Scrum Master que se preocupará de que se aplique perfectamente el sistema y de facilitar al equipo todo lo que requiera para poder hacer su trabajo de la mejor forma posible.

Por lo tanto, ya sabemos cómo comenzar a sacarle provecho a las metodologías ágiles en la estrategia de innovación de nuestra empresa y lo mejor de todo es que una vez que lo hayamos aplicado con éxito en este área de actividad, podremos extenderlo a otras áreas de la empresa donde seguro que también pueden ofrecer una gran utilidad.

Terminemos por la cultura

Los intereses de las personas cambian, la tecnología cada vez tiene un impacto mayor en nuestras vidas, los mercados sufren las consecuencias de estos cambios, y por lo tanto nuestras empresas deben cambiar correspondientemente.

En estos procesos de cambio dentro de las organizaciones hay tres palabras que resuenan con claridad: Autonomía, Responsabilidad y Transparencia. La empresa que siga guiándose por la jerarquía y por los intereses particulares no tiene sentido en el futuro al que nos dirigimos. Debemos poner al cliente en el centro, poner al trabajador en el centro, poner a la sociedad como beneficiara de nuestro trabajo y pensar que toda nuestra actividad tiene un impacto en el entorno que nos rodea, el cual debería ser ante todo positivo.

De las tendencias actuales en cuanto a nuevos modelos de organización empresarial hay uno que parece recoger las principales ideas en lo que se refiere a cómo debería ser una empresa que tenga sentido en la próxima década, se trata de las organizaciones Teal.

Los tres avances revolucionarios que proponen las organizaciones Teal son:

  1. Autogestión: el poder se multiplica cuando no sólo unos pocos en la cima pueden ser poderosos, sino todos.
  2. Plenitud: el poder se usa con más sabiduría en la medida que las personas ponen más de sí mismas en el trabajo.
  3. Propósito evolutivo: de alguna forma, las cosas cobran sentido cuando las personas alinean su poder y su sabiduría con la fuerza vital de la organización.

Si pensamos en las empresas como seres vivos, las que mejor se adapten a los cambios que se producen en el ambiente serán las que sobrevivan, así que considerando cómo cambian los intereses de las personas que constituyen la principal materia primera con la que deben trabajar las empresas del futuro, las ideas que proponen nuevos modelos como los de las organizaciones Teal deberían estar entre nuestras prioridades.

Lo mejor de todo es que si vamos siguiendo los pasos anteriores: poner a las personas en el centro (de verdad), aprovechar al máximo las tecnologías disponibles y utilizar las metodologías ágiles para poner en marcha nuestra estrategia de innovación, la consecuencia será que el cambio cultural se producirá de manera natural, lo cual sin duda es mucho mejor que cuando ocurre de manera forzada o traumática.

Así que ya sabes, vamos a aprovechar esa fecha tan redonda que es el 2020 para convertirnos en innovadores, sabiendo que con el conocimiento que tenemos al respecto de cómo va a ser la economía del futuro tenemos poco que perder y muchísimo por ganar.

El tren sale el 1 de enero de 2020. ¿Has comprado ya los billetes?

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Entrevistas OKR | Pablo Postigo, fundador de Frontity

Publicado el 25 julio, 2019

Frontity es una de las startups que forman parte de la tercera edición de Residency, el programa de aceleración de Google for Startups, que se imparte desde su Campus de Madrid.

Frontity utiliza las últimas tecnologías web para mejorar el rendimiento de WordPress en dispositivos móviles, ofreciendo una mejor UX a los lectores: carga instantánea, contenido offline, notificaciones push… Como consecuencia, los usuarios permanecen más tiempo en el sitio, consumiendo más contenido y permitiendo a los anunciantes multiplicar sus beneficios.

Pablo Postigo es ingeniero informático, emprendedor y foodie. Fundó Govoid.es en 2009, un blog sobre tecnología y cultura Geek y ahí empezó su aventura con WordPress. Posteriormente en 2015, fundó Worona.org, una plataforma para convertir blogs WordPress en aplicaciones móviles nativas. Worona tuvo más de 15.000 usuarios activos de 150 países. En 2017 Worona se convirtió en Frontity.com, una plataforma para hacer temas en React con tecnología PWA para medios y blogs de WordPress. En el último año más de 30 millones de páginas vistas han sido servidas gracias a esta tecnología. En junio de 2019, Frontity se convirtió en un proyecto 100 % open source al liberar su framework para crear webs utilizando WordPress y React.

¿Conocías la metodología OKR antes de entrar en Google for Startups Residency?

Antes de entrar en Google for Startups Campus no. Las conocí a raíz de estar en campus y escuchar a otros founders. Al llegar a Residency ya las teníamos implementadas porque llevábamos unos meses trabajando con ellas, así que dimos un cursillo a otros residentes. En nuestro caso, lo descubrimos a base de hablar con otros founders y en un taller del equipo de programas de Google for Startups, que fue lo que nos terminó de convencer sobre ello.

¿Qué aporta el uso de OKRs a una startup como la tuya?

En Frontity las OKRs nos han aportado al equipo más autonomía, visibilidad y foco, un foco más a nivel empresa. Nos permite que la gente decida qué hacer por su cuenta y proponga cosas. Antes las decisiones venían de arriba y bajaban, pero desde que hay OKR el equipo tiene más voz y hay un marco en que proponer cosas. También nos ha dado mucha agilidad. Hemos tenido que hacer varios cambios de estrategia gordos, pero marcando unas nuevas OKR consigues que toda la gente sepa hacia dónde ir.

Has hablado de autonomía y foco, pero ¿a qué te refieres con visibilidad?

Visibilidad de cara a los empleados. Entienden hacia dónde vamos a un mes o dos meses vista. No están obcecados en tareas, sino que entienden los objetivos y la estrategia global y entienden por qué hacen las cosas. Esto les hace sentirse más parte de la empresa.

¿Cómo fue el proceso de diseño e implementación de OKR?

Muy complicado. Muy, muy, muy, 16 veces muy complicado. Es un reto enorme porque se tarda en entenderlos (el ejemplo del equipo de fútbol americano es muy fácil pero a la hora de hacerlo es muy difícil). Es sobre todo difícil porque tienes que adaptar la metodología a tu empresa y a su funcionamiento. El proceso de adaptación es complejo. Lo más difícil: dejar de pensar en tareas y empezar a pensar en key results. Y para eso necesitas tener los primeros números y poder hacer esto siendo una startup sin histórico es muy complejo. Tienes que medio adivinar esos números. Ahora sí, merece la pena hacerlo.

Luis y yo estuvimos 6-8 semanas leyendo libros, guías, reuniones con gente hasta que dijimos: «Lo tenemos! ¡Lo vamos a hacer así!». Después, otras dos semanas para involucrar a todo el equipo. Eso la primera versión. Después tuvimos que hacer otras dos versiones más. Pero bueno, volvería a pasar por el calvario porque compensa a la larga.

¿Qué es lo que más valor te aporta de usar OKR?

El foco. El poder decir que no a cosas. Antes no teníamos razón o argumento sólido para decir que no a cosas. Por ejemplo había una demo y todos como locos a ello o un evento y también todo el equipo a ello. No había manera de decir que no. Lo mejor: el foco.

¿Qué desafíos te han ayudado a resolver? ¿Puedes poner ejemplos concretos?

El más evidente es que en febrero de este año hicimos un cambio grande de estrategia. Pasamos de un modelo cerrado a un framework open-source. Gracias a las OKR fue sencillo cambiar y alinear los esfuerzos de todo el equipo. Ese reto o cambio de estrategia podría haber sido catastrófico de no tener OKRs.

¿Qué es necesario para implementarlas?

Lo más necesario es que los fundadores se lo crean y le den la máxima prioridad. Porque si las medio implementas, es imposible. En el proceso de reuniones con startups que las usaban, descubrimos algunos que las usaban como complementos. Usaban los sprints y tareas y luego rellenaban las OKRs. Pero creo que es prioritario que se conviertan en la espina dorsal de la empresa y para eso es fundamental que los fundadores se lo crean.

¿Recomendarías su uso a otras startups? ¿Por qué?

Sí, por supuesto. Soy un evangelista. Es el antes y el después. Solo hay que tener en cuenta que no resuelven todos los problemas de una empresa. Son muy operativos, pero hacen falta las Strategic KPIs y apoyar con las OKR. Las OKR te ayudan a cubrir cada dos meses pero necesitas las Strategic KPIs por encima para dar una visibilidad estratégica. Si no complementas unas con otras, las OKR no solucionan todo y haces un Frankenstein.

¿Cómo ha afectado el trabajo en remoto al uso de los OKRs?

Nos lo ha facilitado, sin duda. Sin OKR nos sería más complicado porque gracias a estas tenemos más autonomía y al estar lejos es más fácil. No dependes de esperar a que te digan qué tienes que hacer.

¿Y cómo ha sido implementarlas en remoto?

Antes de empezar con ellas nos daba miedo cómo hacer las reuniones de brainstorming, ver las prioridades y objetivos, etc. Creíamos que esas reuniones iban a ser más complicadas porque trabajamos en remoto, pero no tenemos diferencias horarias lo que ayuda. Aun así, en remoto se puede hacer todo perfectamente (reuniones, etc.). Parece que no pero hoy en día es muy fácil. A veces estamos todos aquí o a veces todos deslocalizados pero no hay diferencia. Si el remoto funciona para el resto de cosas, para las OKR también. Pero también es verdad que nosotros tenemos mucha disciplina previa de trabajar en remoto.

También hemos hecho mucho esfuerzo para que todos tengan todos los medios para trabajar en remoto (buena conexión wifi, portátiles, auriculares,etc.). Si tienes buena disciplina en el remoto, todo funciona.

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Entrevistas OKR | María González, cofundadora y COO de Routive

Publicado el 11 julio, 2019

Routive es una de las startups que forman parte de la tercera edición de Residency, el programa de aceleración de Google for Startups que en España se imparte desde su Campus de Madrid.

Se trata de una web para viajeros que organizan su viaje por libre pero buscan seguridad. A través de su web se pueden reservar rutas con conductores-guía y actividades en Indonesia y Marruecos.

María González se encarga de la coordinación de la atención al viajero, gestión de conductores y agentes y marketing. A mediados de 2015 cuando aún vivía en Londres, empezó a ayudar a Gabriel (cofundador) en las decenas de entrevistas con viajeros que fueron el germen de su primera idea de negocio, que más tarde desembocaría en lo que hoy es Routive.

Se dio cuenta de que había encontrado una nueva forma de vida que le apasionaba, por lo que decidió dedicarse al 100 % a aprender a cómo construir un producto que resuelva un problema real. Por otra parte, esto le permitió trasladar todo su conocimiento en ventas offline al mundo online. Hasta hoy han viajado con Routive unas 6.000 personas.

¿Conocías la metodología OKR antes de entrar en Google for Startups Residency?

Sí, la conocía, aunque no conocía cómo se implementa. Había oído hablar sobre los OKR en un podcast con el CEO de Ticketea. Hablaba de que las habían implementado en su empresa y que al principio era muy difícil, pero que a la larga compensaba. También decía que en Ticketea ahora trabajaban con OKRs y se notaba porque en las comidas todos hablan de ello, “¿Cómo va tu OKR?”, etc. Esto será una referencia para nosotros cuando nuestro equipo esté tan inmerso en ello que hable así también en las comidas.

¿Qué aporta el uso de OKR a una startup como la tuya?

Lo principal es que todo el mundo tiene claro en qué tiene que trabajar. Qué son las cosas más importantes para la empresa. Gabriel (CEO y cofundador) y yo lo tenemos siempre muy claro y lo comunicamos, pero al final, los OKR te hacen repetirlo constantemente. Se hace más visible. En las reuniones siempre salen los objetivos. Por ejemplo, si alguien pide trabajar sobre un tema que no es prioritario, puedes detectarlo rápidamente y ver si tienes tiempo para dedicarle o no. Antes todos nos lanzábamos a todo. Esto lo tiene todo el mundo súper claro. Es fácil que la gente se olvide de las prioridades en un startup y los OKRs ayudan a machacar el tema para que no se nos pase ni a nosotros ni al equipo.

¿Cómo fue el proceso de diseño e implementación de OKRs?

El proceso tiene dificultad al principio, no para implementarlos en la empresa como tal, sino para ti como fundador. Tenemos mil frentes abiertos y todo corre prisa y es muy difícil condensar todos esos frentes. Decidirte por unos puntos y priorizarlos dejando otras cosas de lado o para más adelante es muy complicado. Estamos haciendo los OKRs en ciclos de 6 semanas en vez de 3 meses porque somos una startup y todo cambia rapidísimo. En el primer ciclo había mil cosas y era bastante complicado resumir. Este segundo ciclo lo hemos dejado en 2 objetivos y 5 resultados lo que nos permite ver mucho más claro hacia dónde nos enfocamos. Eso es lo más difícil. Y sobre todo, que el equipo entienda todo este proceso, porque está a muy alto nivel. No son tareas, que es a lo que están acostumbrados, sino objetivos y resultados.

Nos ha sido de ayuda que durante el primer ciclo de OKRs ya estábamos usando Scrum. Entonces lo estructuramos de la siguiente manera: tenemos objetivos a alto nivel, key results debajo y como yo hice un curso de Scrum Máster, bajamos los resultados a Scrum para trabajar día a día. Es muy recomendable compaginar los OKRs con Scrum, ya que simplifica mucho el trabajo diario. Te facilita unir el día a día de Scrum con la visión a alto nivel de los OKRs. El objetivo de este último ciclo de OKRs que comienza en julio es que estén ya a la perfección.

Otra de las cosas que más nos costó en estos dos ciclos fue ajustar los porcentajes de hasta dónde puede llegar cada uno. No lo teníamos claro. Ahora queremos ser capaces de aproximar mejor los tiempos y porcentajes que puede cumplir cada persona. Solemos ser más ambiciosos de lo que podemos abarcar. Existe una opción que es la de dar incentivos por cumplir los OKR. Esto tiene el problema de que la gente puede ponerse objetivos más bajos para llegar a ellos y recibir dicho incentivo. En nuestro caso, nos preocupa que se frustren por no llegar al objetivo, porque como decía anteriormente, somos muy ambiciosos y todos estimamos nuestro límite por encima de lo que podemos abarcar.

En Routive, Scrum y OKRs es parte de la cultura, lo que permite al equipo hacer los dailies solos cuando no estamos los fundadores. Es importante que el equipo entienda que estas herramientas y metodologías son para estar más organizados y eso les da mucha paz mental. En las startups suele ser todo muy caótico, con un ritmo frenético y esto nos ayuda a trabajar más organizados.

¿Qué es lo que más valor te aporta de usar OKRs?

En lo que más valor aportan los OKRs es que todo el mundo tenga claro en lo que tiene que trabajar. Las prioridades están claras. También algo que es muy core para nosotros: que cada persona sienta que su trabajo cuenta en la empresa. Para bien o para mal, el trabajo de cada uno cuenta mucho y se nota cuando alguien no cumple, pero también cuando alguien hace un esfuerzo extra. Con los OKRs, se pones un porcentaje y se te permite revisar y ver si vas cumpliendo. Ahora hay mucha más transparencia en la empresa, bottom up y top down.

Para los fundadores, usar esta metodología nos trae paz mental. Es decir nos centramos en una cosa y está bien y sale bien. Antes nos costaba mucho dejar de lado algunas cosas por priorizar otras, pero con OKRs tienes claro el “qué” y el “por qué”. Nos permite alinear las prioridades de la empresa con el trabajo del día a día.

¿Qué desafíos te han ayudado a resolver? ¿Puedes poner ejemplos concretos?

Hemos automatizado el proceso de venta. Esto implica que tenemos que cargar todos los datos que tenemos de forma manual en una herramienta. Esta metodología nos ha ayudado a estructurar todos los datos de proveedores, de reservas etc. Organizar los procesos para ir metiendo esa información de forma ordenada. Al trabajar varias personas en paralelo en “R.I.T.A. funcionando” (es como llamamos al proceso) conseguimos que todo el mundo interactúe con los demás para poder irse apoyando y estar alineados.

¿Qué es necesario para implementarlas?

Yo creo que el tiempo es importante. Se tarda unas cuanta horas en organizar y planificar los OKRs y tienes que saber que tienes que dedicar ese tiempo a estructurar un plan. Por mucho trabajo que tengas, cuando decides implementar los OKRs, tienes que centrarte en ello.

También es necesario involucrar mucho al equipo. No se trata de que lo hagan los fundadores o el CEO y se lo comunique al equipo, sino hacerlo entre todos. También es verdad que nosotros, al usar también Scrum, tenemos bastantes reuniones. Por eso tratamos de llevar los fundadores algo preparado a grandes rasgos y luego modificamos con el equipo para fijar los OKR. Revisamos los viernes el panel de control que tenemos, vemos qué se ha generado, cambios, etc. Nuestras métricas clave son facturación en bruto y satisfacción del viajero. Esto lo revisamos todos los viernes además de alguna cosa más. Hay que decir, que desde que usamos OKRs, no ocurre que en esas reuniones alguien hable de cosas que no son prioritarias, lo que nos permite ahorrar mucho tiempo.

¿Recomendarías su uso a otras startups? ¿por qué?

Sí, lo recomendaría totalmente. Dan mucha claridad y tranquilidad al equipo. Hace que todo el mundo sienta que es parte de la empresa y se le valora. Y eso hace que se motiven más y trabajen mejor. A nivel fundadores te da mucha paz mental porque ves como avanzan las cosas pero priorizando y de forma organizada.

Por ejemplo, íbamos a abrir el mercado de Marruecos y vimos con las OKRs que había cosas que había que anteponer como algunos procesos internos de la empresa. De hecho Marruecos irá más rápido si hacemos primero los procesos y luego ya nos centramos en el mercado. Algo fundamental es que no te sientes mal por dejar cosas para más adelante o de lado para priorizar otras.

Además vemos muy rápido si algo se desestabiliza y podemos reaccionar. A la bandeja de entrada nos llegan mil correos y tal vez te pierdes cosas. Sin embargo, con OKRs vemos si ocurre algo relacionado con los objetivos. Además para nosotros, los fundadores, a nivel cultural de empresa es muy importante que todos sean conscientes de que su trabajo cuenta. Eso te hace sentirte bien en la empresa.

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Entrevistas OKR | Javier Jiménez, fundador de Tot-em

Publicado el 04 julio, 2019

Tot-em es una de las startups que forman parte de la tercera edición de Residency, el programa de aceleración de Google for Startups que en España se imparte desde su Campus de Madrid.

Tot-em es una joyería creada a partir de las ondas de sonido. Tu voz, tu canción favorita, las olas del mar, el meow de tu gato. Una forma única de sentir cerca lo que te hace feliz. No hay dos iguales, creemos en las cosas especiales. Entra en www.tot-em.com, haz click en el botón rojo y graba un sonido. Con él podrás producir diferentes tipos de objetos que contienen ese sonido. Cada Tot-em tiene un código grabado en láser, que puedes usar para escuchar ese sonido a través de la web.

Javier Jiménez Rueda es cofundador y CEO de Tot-em. Ingeniero de diseño industrial, su motivación es la generación de valor a través de negocio, el trabajo en equipo, e-commerce y marketing performance. Trabajó en Brasil como service designer, tras lo cual cofundó Tot-em, una startup que conecta personas de una forma muy especial. Crea joyería única y personalizada con la voz. En cuatro años han vendido ya 70.000 unidades en todo el mundo. Han sido seleccionados por Masschallenge (Boston) y Google for Startups (Madrid).

¿Conocías la metodología OKR antes de entrar en Google for Startups Residency?

No tenía ni idea. No había oído nunca hablar de ello.

¿Qué aporta el uso de OKR a una startup como la tuya?

Nosotros utilizamos Scrum y eso nos ayuda a organizarnos en periodos de dos semanas. El equipo solo tenía esas dos semanas de visión, lo que no les permitía tener una perspectiva a medio-largo plazo, por lo que se centraban en el momento. Ahora, con las OKR, como las implementamos para 2-3 meses, sí tienen esa visión a medio plazo. El equipo es mucho más autónomo y pueden discernir sobre lo que es importante y no. A ellos les damos la autonomía para que se pongan sus propias tareas y son responsables de llegar a sus objetivos. Nosotros revisamos bisemanalmente con ellos esas tareas y objetivos para ayudarles, pero el autogestionarse les hace tener un compromiso mayor.

¿Cómo fue el proceso de diseño e implementación de OKRs?

Bien. Al principio no lo entendía. Quisimos llevarlo demasiado a la práctica y cumplir al 100 % la definición de OKR, pero al final tienen que aplicarse a la empresa. No hace falta cumplir totalmente la metodología, hay que adaptarlo a la empresa para que funcione y sacar el mayor provecho. En el segundo ciclo es cuando se ven los resultados realmente, porque tienes datos del primero. El equipo de Google for Startups nos aconsejó hacer ciclos un poco más cortos, de 2 meses, lo que nos ha permitido poder iterar e ir adaptándonos. Esta última implementación ya la haremos de tres meses, en julio.

¿Qué es lo que más valor te aporta de usar OKR?

Creo que para los fundadores aporta claridad en el roadmap y poder comunicar lo que quieres y en lo que se va a transformar la empresa en los primeros meses. Para el equipo, también claridad. Es una herramienta de comunicación interna muy potente porque da ese valor a todas las partes y muestra adónde se dirige la empresa. También es muy bueno para apoyarte en la toma de decisiones. Te facilita  tener foco y discriminar tareas.

¿Qué desafíos te ha ayudado a resolver? ¿Puedes poner ejemplos concretos?

Queríamos aumentar la recurrencia de nuestros clientes mejorando algunos productos. Nos dimos cuenta de que en lugar de mejorar productos era mejor diseñar nuevos, aunque fueran parecidos a los existentes, y darles más variedad y opciones. Gracias a las OKR pudimos ver esto a tiempo y crear nuevas gamas de productos en lugar de invertir el tiempo en la mejora de los anteriores.

Otro ejemplo que ha sido muy clave es que nosotros mirábamos el revenue año sobre año. Con los OKR hemos probado a verlo mes a mes y ahora el equipo está mucho más motivado, porque ahora las cifras son más claras y te tienes que esforzar mes a mes. Cuando las cifras son anuales y tienes un mes malo, no te preocupas porque piensas que puedes compensarlo con los siguientes meses. Sin embargo, al ser ahora mensuales, todo el equipo se esfuerza por irse superando mes a mes.

¿Qué es necesario para implementarlas?

Mentalidad abierta de los fundadores. Al principio tienes que ir a ciegas y decir: «Vale, voy a probar esta metodología». Sobre todo si crees que hay falta de comunicación de los fundadores hacia el equipo, es una muy buena metodología y desde luego recomiendo intentarlo. También da mucha voz al equipo, a que den ideas que igual no se te habían ocurrido. En esos debates debes estar muy abierto a escucharles y a llevar sus ideas a cabo.

«Cuanto más grandes somos menos podemos estar los fundadores ahí para ayudar y esto les da la posibilidad de tomar mejores decisiones. Es una muy buena herramienta de cultura de empresa».

¿Recomendarías su uso a otras startups? ¿Por qué?

Sí. Por lo que ya he dicho. Hay fases en las startups y a medida que el equipo crece la comunicación se hace más difícil. Tener una herramienta horizontal a todo el equipo es muy bueno. Cuanta más comunicación, más autonomía y cuanta más autonomía, mejores decisiones van a tomar. Cuanto más grandes somos menos podemos estar los fundadores ahí para ayudar y esto les da la posibilidad de tomar mejores decisiones. Es una muy buena herramienta de cultura de empresa.

¿Cómo ha afectado el trabajo en remoto al uso de los OKRs?

Creo que es muy importante cuando planteas unos OKR, que se los enseñes al equipo y se genere ese top down y bottom up en el que el equipo haga propuestas. No solo que sean partícipes de ellos, sino que cuantas más mentes participan más ideas salen. En esta segunda fase de iteración lo hemos aplicado más que en la anterior y eso hace que no solo se sientan parte del equipo sino que además aporten. Es muy importante hacerlo en equipo.

Es clave porque así entienden por qué haces las cosas y qué se quiere conseguir. No es lo mismo que te lo digan a que te den argumentos sólidos. Al dar el porqué tienen un propósito y al tenerlo tanto ellos como tú, trabajamos más motivados.

Google for Startups Residency

Google for Startups Residency ofrece a las startups en fase de crecimiento los mejores productos, conexiones y buenas prácticas de Google. Cada startup recibe asesoramiento personalizado y espacio de trabajo en los Campus de Google for Startups en los que es elegida: Londres, Madrid, São Paulo, Seúl, Tel Aviv o Varsovia.

Al ser elegida una de las startups para el programa de Residency, Google for Startups pone al alcance de sus manos atención personalizada, formación y créditos de productos de Google para que las startups tengan las herramientas que necesitan para construir su negocio simple y rápidamente.

Además, se conecta a las startups con empleados de Google, con otras startups, y con la comunidad tecnológica, para ofrecerles la red que necesitan para crecer. Google for Startups tiene partners en más de 135 países, para apoyar a las startups con ambiciones globales.

Desde la definición de OKR hasta la contratación de equipo o la gestión del producto, se comparten las mejores prácticas de Google para apoyar el crecimiento estratégico, cuantificable y escalable del negocio de las startups seleccionadas.

El primer programa de Google for Startups Residency se lanzó en Campus São Paulo en 2016 y se ha expandido a Londres, Madrid, Seúl, Tel Aviv y Varsovia. Cada campus adapta el programa a las necesidades de su ecosistema emprendedor local. En Madrid ahora mismo se está trabajando con la tercera generación de startups de Residency.

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OKR nos ofrece la visibilidad que se necesita en nuestra empresa para prosperar

Publicado el 27 junio, 2019

El martes 18 de junio celebramos en el sHub Madrid la primera edición del evento OKR Day, donde nos juntamos más de 100 personas para debatir sobre cómo aplicar OKR en nuestras vidas, nuestros trabajos y nuestras empresas.

En el evento tuvimos la suerte de contar con unos fantásticos ponentes que nos explicaron cómo se enfrentaron al difícil reto de poner en marcha OKR en sus empresas y cómo ahora le están sacando provecho a este sistema de gestión de objetivos.

También en esta jornada pudimos contar con la colaboración de Google for startup residency, un programa que ofrece a las startups en fase de crecimiento los mejores productos, conexiones y buenas prácticas de Google, donde cada startup recibe asesoramiento personalizado y espacio de trabajo en el Campus de Google for Startups en Madrid. Como Google es una de las empresas pioneras en sacarle provecho a los OKR y además está formando a emprendedores para que lo apliquen en sus startups, para nosotros resulta de gran valor contar con esa experiencia tan concreta.

De entre todos los temas que se trataron a lo largo del evento hay uno que me gustaría destacar especialmente: la visibilidad que este sistema ofrece a la organización en lo relativo a su estrategia, los retos a los que se enfrenta y los problemas que van surgiendo en su desarrollo. Según lo que comentaron en el evento tanto los ponentes como algunos de los asistentes, el problema es que en muchas empresas realmente la gente que las conforma tiene muy poca información sobre la razón por la que se hacen las cosas o incluso de por qué se pide a cada persona que haga cada cosa.

Ahora, gracias a OKR, tenemos una razón para compartir de una manera más visible y organizada los Objetivos que se plantea la empresa y los Resultados Clave que ayudarán a lograr esos objetivos. De esta forma OKR se convierte en una especie de caballo de Troya que puede ayudar a muchas empresas a mejorar, porque con la excusa de que nos ayuda a conseguir nuestros Objetivos, lo que va a hacer también es fomentar la adopción de una serie de buenas prácticas, como es la transparencia, que puede ayudar muchísimo a las empresas en sus procesos de transformación. De hecho este valor no solo lo promueve OKR, sino también las metodologías ágiles y los nuevos modelos de organización como la sociocracia, por lo que vemos que poco a poco van confluyendo muchas tendencias encaminadas a mejorar cómo se gestionan las organizaciones, especialmente aquellas que estén enfocadas en el talento y las personas.

Sobre todos estos temas estuvimos debatiendo a lo largo del primer evento OKR Day, del cual os compartimos a continuación un resumen con las ideas más interesantes aportadas por los ponentes y participantes.

Javier Jiménez, fundador de Tot-em

Los OKR son importantes porque empoderan al equipo y porque son muy buena herramienta para decir que no a cosas que no son una prioridad para nosotros.

La mayor dificultad a la que nos hemos enfrentado al aplicar OKR es encajarlo con nuestro modelo de trabajo, en el que ya estábamos usando Scrum, lo cual supuso un cambio conceptual y semántico, al pasar de tareas a objetivos. Cuando haces el cambio de chip, puedes conseguir lo que te propones. Aún así, mi consejo es que nos lancemos a utilizarlo aunque no sepamos perfectamente cómo hacerlo, ya que es mejor hacerlo aunque sea regular que no hacerlo. En Tot-em, como startup, definen un objetivo anual que luego se desglosa a través de los OKR.

¿OKR Bottom-up o Top-down?

En la startup el equipo define sus propios objetivos y los managers actúan como facilitadores para conseguirlos. Como startup intentamos implantar cultura de crecimiento; no importa que no hayas llegado a conseguir todo el objetivo. Plantéate por qué y aplica esas mejoras.

Jaime Rodríguez de Santiago, director general de Mytaxi en España

Cuando trabajaba en Blablacar nadie nos formó en OKR, sino que fue un proceso de viralización dentro de la compañía, compartiendo buenas prácticas de unos con los otros. Acabamos haciendo OKR y por lo que he podido ver lo hacíamos bastante bien. Para mí es una metodología que tiene todo el sentido aprender e incluso sin saber si lo estábamos haciéndolo bien del todo, siempre es algo positivo.

Creo que OKR es aplicable a todo el mundo en la medida en que sea un objetivo ambicioso y emocionante para la otra persona. La generación de emoción es de lo más importante de OKR; estos son un antídoto para cuando se bloquea un acuerdo, ya que se alinea a todos. Uno de los Superpoderes es la de alinear objetivos haciéndolos relevantes para la persona.

¿Puedes contarnos algún aspecto negativo de la implantación de OKR?

La falta de formación a los managers y las personas que iban a trabajar en ello pudo ser perjudicial para implantar OKR. También tuvieron dificultades porque no encontraban soluciones para todos los tipos de objetivos que se querían plantear.

¿Cómo hacer para que la consecución de los OKR se desliguen de los objetivos económicos?

Aunque OKR no va vinculado a los resultados de la retribución variable pero innegablemente han de ir vinculados a los objetivos de la empresa y ello tiene impacto económico a nivel global para la empresa.

Además Jaime nos recomendó un interesante artículo en el que se explica cómo una madre aplica OKR para lograr que sus hijos no pierdan los buenos hábitos durante las vacaciones. Un artículo que además sirve muy bien para entender la diferencia entre los Objetivos y los Resultados Clave.

Antón Astray, director de operaciones de LetGo

Trabajó en Google y ahora está en Letgo en España, donde está ayudando a poner en marcha el tema de OKR. En estas empresas se encontró con múltiples dificultades, pero su consejo es que aunque se aplique mal el sistema es mejor que no hacerlo.

Los Superpoderes nos aportan transparencia, alineamiento de equipos y foco.

¿Qué es lo que te motiva de OKR?

Los OKR son una forma de poner orden y organización, haciendo las compañías mucho más eficientes y fomentando la cultura organizativa.

Hay que hacer el ejercicio de que la Tarea es el camino que lleva al Resultado Clave.

La razón para usar este sistema está relacionada con el engagement de los equipos, porque los conecta y alinea toda la organización hacia la misma dirección. De ahí el hecho de tener OKR visibles y transparentes. A este respecto la visibilidad es importante porque en las empresas nadie sabe lo que hacen los otros. Además, cuando compartes tus objetivos, te comprometes con ellos.

Un consejo: aún desconociendo la metodología en su totalidad, es importante intentar hacerlo bien hasta dónde se pueda.

Al inicio de cada trimestre se fijan los OKR y al final del trimestre se revisan, pero durante ese periodo hay que hacer varias reuniones de seguimiento, de forma que cuantas más veces chequeas el progreso a un objetivo, más cerca estás del mismo.

¿Bottom-up or Top-down?

Bottom-up 40% – Top-down 60%

Los Objetivos son «el qué», los Resultados Clave son «el cómo» y las tareas son «el cuándo»

Para terminar con este artículo resumen del evento OKR Day os compartimos algunos de los titulares aportados por los asistentes:

  • «No vamos a tener éxito aplicando OKR si no sabemos para qué lo utilizamos».
  • «Saber realmente en qué es lo que realmente tenemos que trabajar: ese es el planteamiento de OKR».
  • «Los OKR no son la meta, son lo que nos ayuda a conseguir la meta».
  • «Los valores de OKR están muy vinculados con las metodologías ágiles».
  • «Los OKR fomentan el trabajo en equipo y la transparencia».
  • «Un error es plantearse metas y no objetivos; otro es hacer la implantación de OKR a toda la organización de una sola vez».
  • «Los objetivos no son la meta, sino el camino».
  • «Uno de los grandes potenciales de OKR es que se puede usar por una sola persona».
  • «Una persona puede proponerse objetivos individuales que afecten a toda la organización».
  • «Los objetivos no se plantean en el largo plazo, sino en el corto».
  • «Priorizar es poner el primer objetivo delante de todos los demás y enfocarte para cumplirlo».
  • «Si cada día mejoras en algo, aunque sea poco, vas a terminar mejorando mucho».
  • «El foco como aspecto fundamental de productividad».
  • «Si en la estrategia metes OKR y en la táctica metes Scrum, puedes cambiar la cultura de la empresa».
  • «OKR dice que si consigues el 100 % de los objetivos, es porque los has planteado mal. Es correcto llegar al 80 %».
  • «Ponte objetivos muy ambiciosos, hasta el punto que sabes que no los vas a conseguir».
  • «Los OKR son públicos y transparentes, se comparten con toda la empresa, y no están vinculados con los objetivos económicos del propio trabajador».

A continuación puedes ver el vídeo del primer evento OKR Day. Muchas gracias a todos los que habéis colaborado para hacerlo posible.

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Empresas que ya usan OKR con éxito

Publicado el 06 junio, 2019

A medida que voy profundizando en el conocimiento de OKR como sistema que ayuda a las personas y a las empresas a mejorar en sus trabajos y en sus negocios, me voy dando cuenta de que se trata de una herramienta que tiene un gran potencial para cambiar las cosas, pero que también presenta una complejidad que implica que tengamos que hacer un esfuerzo importante para ponerla en marcha y desarrollarla.

Ponerse objetivos es realmente complicado, porque para muchas personas supone intentar predecir el futuro, partiendo de la base de querer mejorar y lograr unas metas, pero intentando adaptarse a sus capacidades reales para lograr esos objetivos. Por lo tanto, para muchos ponerse metas es un ejercicio de adivinación que en la mayoría de ocasiones acaban abandonando, porque realmente predecir el futuro es imposible.

Ante esta situación lo que tenemos que hacer es cambiar el planteamiento en lo que se refiere al tipo de objetivos que queremos lograr. Por eso es tan interesante el concepto que propone OKR, al no vincular el resultado de la consecución de estos objetivos con los incentivos económicos de las personas en la empresa, ni siquiera que este sistema esté relacionado con la continuidad del profesional en la organización. De esta forma al separar los OKR de los incentivos económicos se abre una ventana de oportunidad para que tanto las personas como las empresas se pongan objetivos muchos más relacionados con sus valores que con el negocio en sí mismo.

Mi consejo aquí es que para empezar a usar OKR, ya sea a nivel particular en nuestro trabajo, o en nuestro equipo, o incluso en toda la empresa, empecemos por aplicarlo a aspectos de mejora dentro de la organización que no estén directamente relacionados con el crecimiento del negocio, sino con otros aspectos secundarios que sin duda redundarán en una mejora del mismo, pero más a largo plazo.

Por ejemplo, si formamos parte de una empresa que quiere mejorar y hacer crecer su negocio, lo primero que podría proponerse es hacer crecer su facturación en un % determinado dentro de sus capacidades, las de su sector o de la situación económica. Pero también podría proponerse aumentar el número de clientes o el del negocio generado por el cliente.  Y cuando llegamos a pensar en el cliente podríamos proponernos lograr clientes más satisfechos. Para que esto ocurra, probablemente tendremos que conocerlos mejor, entender mejor sus necesidades e incluso hablar con ellos para saber cómo podemos mejorar nuestro producto o nuestra relación con él.

Así que lo que estoy proponiendo aquí es que, para poner en marcha OKR, en lugar de empezar por los Objetivos más genéricos y que tienen un mayor retorno en el corto plazo, empecemos por algunos muy específicos que nos ayudarán a mejorar en el largo plazo. Por ejemplo, en este tema de la relación con el cliente podemos proponernos algo tan sencillo como conocer mejor a nuestro cliente, que sería el Objetivo. Para conseguirlo, podemos desarrollar una serie de Resultados Clave, como el conocimiento de determinadas circunstancias o intereses de los clientes a través de la realización de encuestas, entrevistas y focus group, algo que muchas empresas hacen porque saben que les ayuda a mejorar, pero que seguro que otras muchas no se han planteado aún. Así, una vez que hemos conseguido el Objetivo de conocer mejor a nuestros clientes, podemos ponernos otro que sea introducir en nuestra propuesta de valor las mejoras necesarias para aumentar la satisfacción de nuestros clientes.

De esta forma, al plantearnos Objetivos que no ponen en riesgo ningún aspecto del funcionamiento actual de nuestro trabajo o de nuestro negocio, se reduce el estrés relacionado con la introducción de un sistema como este, lo cual nos ayudará a ir introduciendo OKR de manera progresiva. Sin duda, este es un modelo mucho más adecuado que intentar implantarlo desde un principio para gestionar todos nuestros objetivos y en toda la organización.

Ahora bien, una vez que llevamos un tiempo experimentando con OKR y poniendo a prueba nuestra capacidad para aplicar este sistema para la mejora de nuestro trabajo, cuando llegue el momento de aplicarlo a los objetivos generales de la empresa, nos vendrá muy bien conocer cómo lo están haciendo otras organizaciones que ya llevan un tiempo en el proceso y han comprobado su efectividad.

Intel como pionero en el uso de los OKR

Partimos de la base de que las dos empresas que más trayectoria tienen utilizando OKR son Intel, donde fue inventado, y Google, donde ha sido puesto a prueba hasta sus últimas consecuencias.

En el caso de Intel es donde se representa la oportunidad que supone OKR cuando se trata de ayudar a una empresa a conseguir una meta concreta o un objetivo que se hace necesario en su estrategia. En concreto, los inicios del sistema OKR se remontan al momento en el que la empresa necesitó desarrollar una estrategia de marketing y comercial que le permitiese competir con el que era su principal rival en el mercado, lo cual le colocaba en una situación en la que podía peligrar su liderazgo en el segmento de los microprocesadores. La llamada operación Crush supuso la excusa ideal para que Andrew Grove pusiese a prueba sus ideas para lograr la motivación en toda la empresa y el resultado conseguido avaló esas ideas gracias al éxito alcanzado.

Los OKR permitieron a Intel ejecutar su plan de batalla con claridad, precisión y a la velocidad de la luz. Toda la plantilla aceleró el ritmo para centrarse al unísono en un objetivo inmenso. La empresa introdujo el tejido conectivo crítico en los OKR de la empresa con la expresión «medible a través de», que se materializa por ejemplo en «alcanzaremos cierto Objetivo medible a través de siguientes Resultados Clave». Ese «medible a través de» hizo que la información implícita resultara explícita para todos. Los OKR para la operación Crush estaban basados en un esquema temporal y eran inequívocos, con todos los Qué y los Cómo situados en los puntos clave. Los OKR pusieron el turbo a una organización amplia y con muchas vertientes, para después propulsarla con una agilidad sorprendente.

A continuación puedes conocer cómo era uno de los sistemas OKR realizado en Intel:

Objetivo corporativo: establecer el 8086 como la gama de microprocesadores de 16 bits con mayor rendimiento, medido a través de:

Resultados Clave:

  1. Desarrollar y publicar cinco pruebas de rendimiento que evidencien la supremacía de rendimiento de la gama 8086 (Aplicaciones)
  2. Rediseñar el packaging de toda la gama de productos 8086 (Marketing)
  3. Empezar a producir la pieza de 8MHz (Ingeniería y Manufactura)
  4. Probar el coprocesador aritmético antes del 15 de junio (Ingeniería)

Objetivo departamento de ingeniería: entregar las piezas 500 8MHz a CGW para el 30 de mayo.

Resultados Clave:

  1. Desarrollar el diseño de arte final para fotoplot para el 5 de abril
  2. Entregar a fábrica las máscaras Rev 2.3 para el 9 de abril
  3. Prueba de cintas completada para el 15 de mayo
  4. La fabricación de la etiqueta roja debe comenzar antes del 1 de mayo

Tras este primer caso de éxito del sistema OKR para alinear los objetivos de una empresa y ayudar a impulsar su negocio, han sido muchas las organizaciones que han decidido seguir la estela de Intel. La más conocida de estas empresas es Google, que ha desarrollado incluso su propio modelo más adaptado a sus necesidades reales y su cultura particular de empresa, pero además hay otras muchas de las que se puede conocer cómo lo han aplicado a través del libro ‘Mide lo que importa’ de John Doerr, como son: Remind, Nuna, MyFitnessPal, Intuit, Youtube, Zume y Adobe.

El manual de los OKR de Google

En el caso de Google la aplicación de OKR va mucho más allá de su utilización en una circunstancia concreta, sino que este sistema se ha convertido en la forma en la que la empresa articula sus objetivos de crecimiento. En los anexos del libro ‘Mide lo que importa’ se ha publicado el manual de los OKR de Google, del cual compartimos algunos fragmentos a continuación:

En Google nos gusta pensar a lo grande. Utilizamos OKR porque nos ayuda a comunicar, medir y alcanzar nuestras elevadas metas. Nuestras acciones determinan el futuro de Google. En repetidas ocasiones hemos presenciado que un equipo compuesto por un porcentaje mínimo de la plantilla que actúa de manera coordinada hacia la consecución de un objetivo común puede cambiar por completo una industria avanzada en menos de dos años. De modo que es crucial que, como empleados y dirigentes de Google, tomemos decisiones conscientes, cuidadosas e informadas acerca de cómo distribuir nuestro tiempo y nuestra energía, tanto individualmente como en equipo. Los OKR son la manifestación de esas decisiones atentas y los medios a través de los cuales coordinamos las acciones de los individuos para alcanzar grandes logros colectivos. Usamos los OKR para planificar lo que la gente va a producir, realizar un seguimiento de sus progresos respecto al plan, y coordinar prioridades y metas entre las personas y lo equipos. También usamos OKR para ayudar a que la gente se centre en los objetivos más importantes y evitar que se distraiga con otros objetivos urgentes, pero menos importantes. Los OKR son grandes y no se alcanzan gradualmente; no esperamos lograrlos todos. Y si lo conseguimos, es que no estamos exigiéndonos lo suficiente. En Google clasificamos los OKR mediante una escalera de colores para calibrar nuestra eficacia: 0.0-0,3 rojo, 0,4-0,6 amarillo, 0,7-10 verde. Los OKR mal definidos o gestionados son una pérdida de tiempo, una muestra de gestión carente de sentido. Lo OKR bien definidos son, en cambio, una herramienta de gestión motivacional que ayuda a dejar claro a los equipos qué es lo importante, qué hay que optimizar y las concesiones que debemos hacer en nuestro trabajo. Redactar un buen OKR no es fácil, pero tampoco imposible.

Así utilizan en Buffer los OKR

A partir de que se empezó a conocer que en Google usaban este sistema para gestionar sus Objetivos, muchas otras empresas se han lanzado a aplicarlo y también a compartir tu experiencia al respecto. De esta forma por ejemplo en el blog de Trello encontramos un interesante artículo sobre cómo la empresa Buffer utiliza los OKR con los siguientes objetivos: aumentar la claridad, mejorar la concentración y fomentar la colaboración. Además, es muy recomendable leer el artículo ya que explica de qué forma se puede utilizar la aplicación Trello para monitorizar la consecución de los OKR.

En Buffer tenemos grandes planes para construir una herramienta de medios sociales que sea tan imprescindible para los marketers sociales como Google Analytics lo es para los dueños de sitios web. Es una meta enorme, abrumadora y audaz ¿no crees?¿Cómo empezamos a trabajar para empezar a movernos hacia algo como esto? También tenemos grandes planes de marketing para enviar proyectos mayores (cursos!), explorar nuevas opciones (Snapchat!), y no estar todo el día en Slack (monotarea!). Es difícil mantener el rumbo. ¿Cómo asignamos prioridades cuando todas las metas son igualmente emocionantes y al mismo tiempo tan grandes? ¿Esto te suena familiar? Imagínate cómo sería tener un método para lograr los objetivos que te planteas (sin importar el tamaño) sin desviarte del camino. Actualmente, nuestra solución es enfocarse en los OKRs, que es un método riguroso para plantear objetivos y monitorear su progreso, que ha tenido un gran impacto en nuestra concentración, emoción y resultados. Continua leyendo para saber exactamente como los OKRs trabajan para nosotros en Buffer, desde cómo los escogemos hasta cómo los monitoreamos.

10 razones para empezar a usar OKR

Por si tras conocer estos interesantes ejemplos aún te quedan dudas de la conveniencia de utilizar el sistema OKR en tu trabajo, tu equipo y tu empresa, me gustaría compartir por aquí una serie de ideas sobre por qué considero que todos nosotros deberíamos empezar a usar OKR:

  1. En OKR se puede empezar en pequeño, una sola persona o un equipo, para luego ir avanzando hacia lo global, como puede ser el conjunto de una empresa o cualquier tipo de organización. En lo que se refiere a definición y consecución de objetivos esto es una novedad, porque no dependes de que la empresa tenga claros cuáles son sus objetivos para que cualquier profesional pueda definir los suyos propios y poco a poco ir escalándolo hacia el resto de la organización. Este concepto de bottom-up resulta muy importante a nivel de motivación, porque está claro que cuando una persona se propone algo por iniciativa propia la posibilidad de conseguirlo es mucho más alta que si le viene impuesto. En lo que se refiere a qué objetivos se pueden proponer y conseguir se puede empezar por aquellos que menos dependencias tengan del resto de la organización, como pueden ser aquellos relacionados con la productividad personal, el trabajo en equipo o el aprendizaje de nuevas técnicas que introducir en nuestro trabajo. Lo mejor de esto es que si vamos logrando esos objetivos el resto de la organización irá siendo consciente de ello y se irá transmitiendo el ejemplo. Al fin y al cabo, la mayoría de la gente quiere mejorar, lo que pasa es que muchas veces no sabe cómo conseguirlo.
    «Hay demasiada gente que trabaja demasiado para conseguir muy poco». Andrew Grove, CEO de Intel y padre de los OKR
  2. Cuando nos proponemos algo, ya sea a nivel personal o profesional, resulta fundamental medir el progreso del proceso hasta que llegamos a conseguir lo que nos hemos propuesto. Cuando medimos estamos generando conocimiento para poder ir mejorando el trabajo que realizamos para conseguir nuestros objetivos. De esta forma, en OKR se pone el foco en la definición de Objetivos que se tangibilizan a través de los Resultados Clave, que deben ser verificables de manera que se pueda decir inequívocamente si se ha logrado un objetivo o no, incluso si a través de la asignación de una cifra concreta para los Resultados Clave podemos determinar el porcentaje de consecución de los objetivos que nos hemos propuesto. Así, al igual que las metodologías ágiles como Scrum se basan en el empirismo para lograr el conocimiento necesario para la toma de decisiones, en OKR también esa capacidad resulta fundamental cuando se trata de conseguir nuestros objetivos como profesionales y como empresas. «Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre». William Thomson Kelvin
  3. El sistema OKR se inspira en algunas estrategias de productividad personal para asegurar su efectividad. Por ejemplo, quizás una de las mejores ideas que propone el sistema para ayudarnos a lograr nuestros objetivos, es partirlos en pequeñas partes, de forma que en lugar de proponernos objetivos a largo plazo, como suele hacerse cuando fijamos objetivos anuales, vamos a ponernos objetivos trimestrales. Con los objetivos trimestrales en lugar de anuales lo que estamos haciendo es ponernos un horizonte temporal más cercano que nos ayuda a mantener la motivación más alta, a no dormirnos en los laureles y comenzar a ver los resultados en un plazo de tiempo más corto. Porque cuando nos ponemos objetivos anuales al ser un plazo de tiempo tan largo, muchas personas podemos verlo demasiado lejano, lo cual no ayuda de cara a querer ponerse a trabajar en ello de inmediato, por esa fatídica tendencia que tenemos las personas a posponer aquello que es importante pero no urgente.
  4. OKR nos ayuda a superarnos a nosotros mismos y a llevar a nuestra organización hasta límites insospechados, porque frente a otros modelos de definición de objetivos, donde estos se proponen en base a aquellas aspiraciones que se consideran alcanzables, en este sistema se propone ir un poco más allá. Lo que OKR plantea es que los objetivos sean significativos y aspiracionales, hasta el punto de que nos demos por satisfechos si alcanzamos un porcentaje de consecución de un objetivo por debajo del 100 %, porque de hecho se contempla que si llegamos al 100 % de consecución es que no habíamos sido suficientemente ambiciosos a la hora de definir esos objetivos. Probablemente es por esto que las dos empresas que más provecho le han sacado hasta el momento a OKR hayan sido por un lado Intel, con esa gran capacidad de crecimiento en la producción de microprocesadores representada por la ley de Moore, y por otro lado el caso de Google, cuyo afán por el crecimiento exponencial está muy bien representado por esta frase de uno de sus fundadores: «En Google no nos contentamos con mejoras modestas. Una mejora del 1000 % requiere reconsiderar los problemas, explorar lo que es técnicamente posible y divertirse durante el proceso», Larry Page.
  5. El poder del 80 % más que algo que venga definido por el propio sistema OKR es una consecuencia del punto anterior. Si te propones objetivos tan ambiciosos que no sea necesario llegar al 100 % de su consecución, sino que esté bien con lograr por ejemplo un 80 %, entonces lo que ocurre es que esa sensación de deber cumplido, de haberte esforzado mucho pero saber que siempre se puede llegar un poco más allá, puede resultar muy motivante y reconfortante. Quizás incluso tenga algo que ver con la regla de pareto por coincidir en cuanto al porcentaje, pero para mí lo que está claro es que esa manera de ver cómo funciona el mundo puede ayudarte mucho a avanzar. Te pones el listón alto, lo das todo para conseguirlo, pero sabes que aunque no llegues a lo más alto, la mejora habrá sido importante y si haces esto de manera recurrente el resto de tu vida entonces sí que estarás logrando resultados increíbles. Pensemos por ejemplo cómo hace un deportista, que aunque se esfuerce mucho para lograr los mejores resultados, siempre sabe que no puede llegar al límite para no tener problemas de salud o lesiones, pero llegando siempre a ese 80 % de esfuerzo sigue mejorando porque se va volviendo acumulativo.
  6. El poder del interés compuesto está relacionado con el punto anterior en lo que se refiere a lograr de manera recurrente pequeñas mejoras que cuando se van sumando se acaban convirtiendo en algo mucho más grande. Si lo comparamos por ejemplo a la inversión en bolsa, está comprobado cómo la mayoría de los inversores buscan obtener grandes rentabilidades en el largo plazo, por alguna razón nuestro cerebro funciona así, pero lo que suele ocurrir es que la mayoría de la gente que invierte en bolsa acaba perdiendo el dinero porque no tiene la paciencia necesaria para ver que cómo realmente se gana dinero en bolsa es en el largo plazo. Los estudios estadísticos que se han hecho a este respecto lo verifican y estoy convencido de que si eso lo aplicamos a muchos otros aspectos de la vida funciona de la misma forma. Por lo tanto, un sistema como OKR que nos invita a ponernos Objetivos cada tres meses y trabajar para conseguirlos a través de los Resultados Clave, aprovecha todo el potencial del interés compuesto para ayudarnos a mejorar de manera exponencial. «El interés compuesto es la fuerza más poderosa del Universo», Albert Einstein
  7. Otra de las grandes aportaciones del sistema OKR al mundo de la gestión de objetivos profesionales y en la empresa es introducir los denominados CFR, que son los responsables de ayudarnos a contar con el apoyo necesario para afrontar las dificultades que se presentan cuando nos hemos puesto objetivos suficientemente ambiciosos. Las Conversaciones nos ayudarán a contar con el apoyo emocional y la aprobación de nuestro equipo y líderes en relación con lo que queremos lograr. El Feedback nos aportará los consejos necesarios para ir orientando mejor nuestro trabajo en la realización de esos objetivos. Y el reconocimiento será un extra de motivación necesaria para seguir en ese camino, ponernos nuevos objetivos y continuar en el proceso de mejora contínua que nos propone este sistema.
  8. El Foco es uno de los denominados Superpoderes en OKR y nos anima a concentrarnos y comprometernos con las prioridades. Esas prioridades que hemos definido precisamente en nuestros OKR y que representan aquello en lo que debemos realmente enfocarnos, porque lo hemos decidido tras un periodo de reflexión y por lo tanto no es fruto de la improvisación que suele existir en la estrategia de muchas empresas. Cuando alguien tiene claro lo que quiere hacer y por qué lo hace, puede concentrarse en ello como un rayo láser se concentra en el objetivo al que quiere impactar, frente al otro modelo que es más habitual en el que actuamos como un foco, que ilumina a muchas cosas pero realmente no llega a producir un cambio en ninguna de ellas. Un láser y un foco son ambos manifestaciones de la luz, pero esa capacidad que tiene el láser de concentrarse en un solo punto, es lo que lo hace tan potente. Del mismo modo nosotros cuando sabemos lo que tenemos que hacer y por qué lo hacemos podremos ver que amplificamos enormemente el impacto de nuestras acciones.
  9. Aunque, como hemos visto antes en OKR, no se requiere que sea la organización la que proponga el uso de este sistema sino que puede surgir de los propios trabajadores, lo cierto es que si se ve apoyado por el liderazgo de la organización y cultura de empresa moderna que fomente la colaboración y la transparencia, los resultados pueden ser impresionantes. Lo mejor es que este sistema llega a nosotros en un momento en el que muchas de las grandes empresas han empezado a ser conscientes de la necesidad de transformación, por lo tanto existe esa predisposición al cambio que promueven por ejemplo las Metodologías Ágiles como Scrum. A esto podemos sumar que OKR se convierte en una guía de trabajo para los líderes de la organización, que ahora no tienen que improvisar a la hora de definir y hacer seguimiento de la organización, sino que cuentan con un modelo probado y adaptable a las necesidades de cada empresa.
  10. OKR es una buena excusa para buscar el propósito de la empresa, porque aquellos que llevan toda la vida haciendo tornillos o galletas puede que hayan llegado hasta aquí sin grandes sobresaltos en su camino, pero todo apunta a que en el futuro los cambios van a ser tan grandes que nadie puede dar por asegurado su continuidad en el mercado. Es el momento de que las empresas busquen su propósito o al menos que introduzcan modelos de trabajo que les ayuden a mejorar, con el objetivo de encontrar esa misión tan necesaria que les llevará a conocer mejor las necesidades de sus clientes y trabajar para resolverlas.

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