Como sabéis Futurizable es una iniciativa que busca fomentar la innovación tecnológica y que forma parte de la empresa Sngular, en su afán por ayudar a las empresas a innovar, no solo a través de la tecnología, sino también a través de las metodologías de trabajo y en general del uso de herramientas que ayuden a mejorar. Así que en el marco de esta estrategia hace unos meses que decidimos ayudar a dar a conocer el sistema OKR por su potencial para ayudar a las empresas a mejorar y como no podía ser de otra forma, además de esa labor de divulgación era necesario predicar con el ejemplo, así que nos pusimos manos a la obra a la hora de usarlo nosotros mismos.
Por lo tanto en este artículo lo que queremos contaros es cómo estamos aplicando OKR en Sngular y para ello qué mejor que sea Sonia Contero, del Sngular OKR Team quien nos lo cuente.
Introducción
Cuando desde Sngular publicamos el Observatorio de Talento Autónomo Descentralizado descubrimos que existía una metodología ágil enfocada en ayudar a las empresas a mejorar en su estrategia de negocio, no solo en la gestión de equipos y proyectos, como hacen Scrum o Kanban, con las que trabajamos a diario en la empresa, sino que OKR va un paso más allá y ayuda con la estrategia general de la empresa.
Tras este descubrimiento de los OKR, en un momento en el que apenas era conocido entre las empresas españolas, decidimos comenzar un proceso a través del cual darlo a conocer dentro de nuestra propia empresa y también de manera general entre los interesados en temas de innovación que leen cada semana la newsletter Futurizable, gracias a lo cual pudimos comprobar que había un gran interés por conocer esta herramienta que tan buenos resultados puede ofrecer para ayudar a las empresas a progresar.
Así es como en Sngular fuimos logrando que cada vez más gente del equipo se interesase por el tema y se viese que de manera global podía ser algo que nos ayudase a mejorar en nuestra estrategia.
Esto en nuestro caso tiene un enfoque especial, ya que una de las frases que mejor nos define es: “no sabemos qué seremos dentro de 10 años, pero sí sabemos cómo seremos”, lo cual puede hacer entender que no tenemos una estrategia que nos permita definir unos objetivos al respecto, pero en realidad lo que ocurre es que encaja muy bien con el planteamiento de OKR de definir objetivos a corto plazo y que sea toda la organización la que vaya definiendo cómo quiere ir mejorando y evolucionando con el tiempo.
De esta forma es como comenzamos en Sngular a utilizar los OKR, alentados por nuestro director general, que descubrió que la visibilidad y transparencia que promueve este sistema podía resultar de gran utilidad en el objetivo de construir una organización cada vez más involucrada con las personas y que trabaje de manera colaborativa.
Cómo lo estamos implantando
Como punto de partida, hemos creado el #OKRTeam, que está dedicado a diseñar el proceso de implantación de OKR en Sngular y a ayudar a los diferentes equipos que conforman la compañía a crear sus propios OKR; el primer paso que este equipo se planteó fue, como no podía ser de otra manera, definir sus propios OKR para abordar el camino que conduciría a establecer la metodología en Sngular.
Con la colaboración de compañeros de diferentes áreas de Sngular, y tras una serie de sesiones de ideación y Service Design, quedó definido el roadmap de implantación y su correspondiente plan de trabajo, así como el Journey tipo que se seguirá con cada equipo para ayudarles durante la implantación; está previsto que dicha implantación se desarrolle de forma progresiva a lo largo del año 2020.
Para quien no conozca a fondo esta metodología, OKR permite alinear a todos los miembros de una compañía en torno a un foco común y alcanzar las metas estratégicas de una forma más rápida y eficiente.
El sistema se basa en la definición de unos Objetivos (entre 3 y 5 por cada ciclo, que dura un trimestre, aproximadamente), unos Resultados Clave que nos permitirán medir si estamos alcanzando los objetivos, y unas Tareas, que serán aquellas actividades mediante las cuales completaremos cada uno de los Resultados Clave.
Para que OKR sea verdaderamente efectivo como metodología, los Objetivos y los Resultados Clave deben ser lo suficientemente ambiciosos como para que llegar al 100% sea prácticamente imposible de alcanzar… ¡o no! Porque, como sabemos muy bien en Sngular… it can be done 😉
Durante el mes de noviembre se han mantenido encuentros con representantes de cada uno de los equipos que van a participar en la fase inicial de implantación en Sngular con el fin de identificar y configurar sus correspondientes OKR.
Cómo vamos a hacer el seguimiento
Para realizar el seguimiento de OKR en una organización existen multitud de sistemas, desde una hoja de Excel compartida hasta sofisticado software específicamente diseñado para este propósito.
Cuando arrancamos el análisis para decidir cuál podría ser el sistema más óptimo para una compañía como Sngular, optamos por seguir una metodología basada en los siguientes pasos:
- Selección de las funcionalidades que, a nuestro juicio, eran imprescindibles para efectuar un adecuado seguimiento de OKR, desde un enfoque centrado en la claridad, transparencia, usabilidad y posibilidades de personalización de la herramienta.
- Selección de una muestra de herramientas especializadas en la gestión de OKR, efectuada en base a popularidad en el uso de la herramienta y valoraciones de otros usuarios / compañías.
- Solicitud de versiones trial o demos de cada una de las herramientas seleccionadas en el punto anterior.
- Prueba ficticia en cada una de las herramientas simulando un caso de uso real de Sngular.
- Como fruto de este análisis, cuyo resumen de conclusiones se puede consultar en este enlace, se ha decidido optar por elegir GTMHub como herramienta donde se va a desarrollar la gestión de OKR en nuestra compañía.
- Tras haber mantenido las reuniones de diseño de OKR con los equipos, nos encontramos ahora en pleno proceso de configuración y adaptación de la herramienta, que tendremos operativa lo antes posible para arrancar el año.
- El hecho de seleccionar un software para efectuar el seguimiento de OKR obedece, entre otros motivos, al compromiso de Sngular con tres de las claves que definen a esta metodología:
- Transparencia.
- Foco.
- Alineamiento.
Una de las premisas de OKR es que, para que la metodología sea realmente efectiva, éstos deben ser públicos: en cualquier momento cualquier persona en Sngular podrá saber cuáles son los objetivos de otras personas de la compañía, o de otros equipos, o cómo se involucran unos equipos en los objetivos de otros, o cómo nos alineamos todos para contribuir a los objetivos de la compañía.
Como decíamos, el seguimiento de OKR se puede efectuar en muchos escenarios; para nosotros, tener un software que nos permita realizar esta labor de una forma ágil y que garantice la visibilidad para toda la compañía era un factor decisivo.
Y OKR… ¿cómo se vincula con otras metodologías y frameworks de trabajo, como SCRUM y otras metodologías y procesos de transformación ágiles?
En el caso de Sngular, pensamos que la implantación de OKR se va a producir de una forma bastante natural porque ya llevamos la cultura de transformación ágil en el ADN.
Muchas de las ideas y valores en los que se basa OKR, como la transparencia, la comunicación, el feedback entre pares, la inspección continua, el empirismo, la adaptación… son valores que los equipos que utilizan frameworks de trabajo ágiles ya tienen interiorizados.
Del mismo modo, muchas de las ceremonias de alguno de los frameworks ágiles más populares, como SCRUM, encuentran su analogía en OKR: la estructura de la Daily Scrum, por ejemplo, coincide casi completamente con la estructura del reporte semanal PPP (Progress, Plans and Problems) que se recomienda aplicar en el seguimiento de OKR.
Mientras que la Daily se basa en dar respuesta a tres preguntas, todas enfocadas a inspeccionar los incrementos destinados a alcanzar el objetivo del sprint:
- ¿Qué hice ayer para ayudar al equipo a conseguir el objetivo del sprint?
- ¿Qué voy a hacer hoy para ayudar al equipo a conseguir alcanzar el objetivo del sprint?
- ¿Qué impedimientos detecto que pueden poner en peligro que el equipo alcance el objetivo del sprint?
En el caso de OKR, el seguimiento semanal PPP se basa en tres premisas:
- Progress: ¿qué hice esta última semana que me ayude para alcanzar los OKR (personales/de equipo/corporativos)?
- Plans: ¿qué preveo hacer la próxima semana que me ayude para alcanzar los OKR?
- Problems: ¿qué impedimentos/retrasos/inconvenientes he detectado que pueden impedir o ralentizar que alcancemos los OKR?
Lo que estamos aprendiendo en las reuniones de diseño de los OKR
Muchas han sido las conclusiones e insights que se han obtenido durante las reuniones iniciales de diseño de OKR con los equipos que van a participar en esta primera fase.
No obstante, nos ha parecido especialmente relevante constatar que, pese a que estas reuniones se han celebrado de forma independiente para cada equipo y que, aún, no están los OKR ya definidos compartidos con el resto de la compañía, hay determinados objetivos, sobre todo aquellos relacionados con la cultura y el cuidado de nuestros equipos y nuestras personas, que han sido denominador común entre los OKR identificados como clave por los responsables que han participado.
Este foco común y este alineamiento, sin haber implantado todavía una metodología de trabajo cuyas premisas se basan, entre otras, precisamente en optimizar el foco y el alineamiento, nos hace ser muy optimistas con el futuro y el desarrollo de OKR en Sngular.
La figura del OKR Champion
Los OKR Champions son los responsables de garantizar que todo el mundo en una organización se adapta a la nueva metodología.
Para conseguirlo, es recomendable que cumplan con una serie de requisitos que se detallan a continuación:
- Deben responsabilizarse de la “pedagogía” al interior de la organización: cada OKR Champion tendrá un equipo o conjunto de personas a su cargo (idealmente debería ser un miembro de cada Team o área organizativa de Sngular, o más de uno en función del tamaño del Team, el que se haga cargo de las personas que pertenezcan a dicho Team o área organizativa).
- Deben ser las personas a las que acudan los miembros de su equipo cuando flaqueen o encuentren problemas en su proceso de adopción.
Las ventajas que proporciona un modelo como éste son evidentes:
- Mejora la adopción por parte de los equipos: contar con esta figura facilita que las personas a las que les cueste más trabajo comprender o asimilar la metodología puedan enfrentarse a estos problemas y resolverlos con eficiencia, antes de caer en la tentación de abandonar a las primeras de cambio.
- Incrementa la eficiencia: tener a la figura del OKR Champion para guiar a todos los miembros de su equipo en el proceso de adaptar OKRs de forma eficiente es vital para el éxito del modelo.
- Aumenta la accountability: con un equipo de OKR Champions conseguimos que cada persona se responsabilice de hacer su parte en el proceso de implementación de los OKR, siguiendo las buenas prácticas recomendadas para desarrollar la metodología.
Mejora las tasas de adherencia: el OKR Champion no sólo acompaña durante el proceso de onboarding, sino que también es responsable de que todo se lleve a cabo adecuadamente. Hay compañías que incorporan esta figura incluso para el training de las nuevas incorporaciones.
- Soporte in-company en todo momento: Gran parte del éxito de la implementación de OKR reside en lo bueno que sea su OKR Champion. Tener una persona con disponibilidad para acompañar en el proceso es un recurso ideal cuando hay alguien que esté teniendo problemas para configurar o medir los OKR.
En el caso de Sngular, estamos diseñando el modelo de relación que se va a desarrollar con los OKR Champions en la empresa, empezando por la forma de seleccionarlos: como decíamos, la idea es que exista, al menos, un OKR Champion por equipo de trabajo aunque, en principio, optar a esta responsabilidad va a ser algo totalmente voluntario.
De esta forma con el comienzo de año se inicia el primer ciclo de los OKR en Sngular y esperamos poder compartir con vosotros cómo está siendo esta implementación, además de poder aportar los aprendizajes obtenidos, con el objetivo de que cada vez más empresas se dedican a aplicar este sistema en su estrategia.
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